Для чего нужна справка с места работы. Как производится выдача справок работникам? Какие справки выдаются работникам

Часто работникам требуется справка с места работы, являющаяся документом, который носит информационный характер. Цели заявок работников на справки могут быть различными. Справка с места работы является подтверждением того факта, что субъект, получивший справку, действительно трудоустроен в названной организации и занимает определенную должность, из чего следует, что у работника имеется определенный доход (о чем будет информировать дополнительно запрошенная справка 2-НДФЛ). Рассмотрим порядок формирования справки с места работы.

Основание для предоставления справки с места работы

Процедура составления справки с места работы

Единой унифицированной формы справки с места работы нет, она пишется в свободной форме. Поэтому предприятие самостоятельно может разработать шаблоны справок. Допускается оформление справки как в печатной форме, так и в рукописной, важно, чтобы была указана вся необходимая информация. В настоящее время справки оформляются в основном на фирменном бланке предприятия, где отражаются уже все реквизиты предприятия. Если в организации справки пишутся не на фирменном бланке, то нужно отразить следующую информацию: полное наименование, адрес местонахождения, телефон.

В справке с места работы должна быть прописана следующее:

Информация о предприятии (полное наименование, адрес и телефон необходимы для того, если нужно будет подтвердить информацию)
Название документа (справка) с датой выдачи и номером, номер должен быть отражен в также и в журнале регистрации исходящей документации (регистрации справок).
Фамилия, имя, отчество работника полностью, которому выдается справка
Должность работника, в которой он трудится
Наименование предприятия, где он трудится (можно сокращенное наименование, так как уже должна быть отражена полная информация), местонахождение (например, если это филиал или обособленное подразделение)
Указать дату, с которой работник трудится в организации (не обязательно, так как организация, затребовавшая справку заинтересована в том, что на данный момент работник трудится)
При необходимости отражается размер оклада работника
Также отмечается информация для кого оформлена справка (чаще всего пишут: «по месту требования»)
Должность лица, выдавшего справку, его подпись и расшифровка
Ставится печать (если у предприятия она имеется, так как с 2016 года Федеральным законом от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» можно отказаться от использования круглой печати).

Справка выдается работнику, на которого оформлена справка, так как в ней отражены персональные данные работника.

Пример справки с места работы

Сроки действия справок с места работы

Сроки действия справок с места работы не оговорены в нормативных документах, но исходя из того, что работник при увольнении отрабатывает 2 недели, то организация, затребовавшая справку по истечении 14 дней со дня выдачи может затребовать новую справку.

Типичные ошибки

Ошибка №1: Работник запросил справку о том, что действительно работает в организации. Справка была выдана, но работник утверждает, что нет. Можно ли выписать дубликат?

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62 , 84.1 ТК РФ ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

приказа о приеме на работу;
приказов о переводах на другую работу;
приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.3. Справки:

о заработной плате;
о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), - предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» ).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее - Закон № 1032-1 )).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1 , 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» ).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х ). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98 , Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Рекомендации ) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии - соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Копия верна.

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила ведения трудовых книжек ), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом № 9779-Х и Рекомендациями . Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

№ записи	Дата
№ записи	число	месяц	год
1	2			3	4
…	…	…	…	…	…
				Муниципальное учреждение

				(МУЗ «Поликлиника № 2»)
05	11	10	2010	Принята на должность	Приказ
				врача-терапевта.	от 05.11.2010 № 12/к

				Работает по настоящее время.

				Специалист отдела кадров
				Галкина М. Н. Галкина

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа - из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка - это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1 ). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года , предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н . Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

г. Пермь 20.12.2013

Выписка из трудовой книжки

Болотовой Л. И.

Трудовая книжка АТ-IX № 5261347

Фамилия Болотова

Имя Лариса

Отчество Ивановна

Образование высшее

Профессия, специальность врач

Подпись владельца книжки Болотова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек Мороз

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год
1	2			3	4
…	…	…	…	…	…
				Муниципальное учреждение
				здравоохранения «Поликлиника № 2»
				(МУЗ «Поликлиника № 2»)
3	15	07	2012	Принята на должность	Приказ от 15.07.2012
				врача-терапевта.	№ 21-к

Работник работает по настоящее время.

Выписка верна.

Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192 .

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ . А если будет обнаружено аналогичное правонарушение - документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику - то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» ).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления - в специальном журнале.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее - ГОСТ № 51141-98).
«Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
«О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.

Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш по заполнению кадровых документов со .

Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить ().

Работникам периодически требуются различные документы с их места работы (как финансовые, так и кадровые): кому для получения кредита, кому для оформления визы, кому для получения различных денежных выплат, кому для подтверждения трудового стажа. Как правило, за этими документами все идут в бухгалтерию.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если работник, которому работодатель отказался выдавать копии необходимых документов либо выдал их с опозданием, пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафоват ьч. 1 ст. 5.27 , ст. 23.12 КоАП РФ :

организацию - на 30 000- 50 000 руб.;
ее руководителя (предпринимателя) - на 1000- 5000 руб.

Штраф грозит и тогда, когда в локальных актах организации, к примеру в правилах внутреннего трудового распорядка, закреплено, что копии документов, связанных с работой, выдаются за плату. Ведь это противоречит требованиям действующего трудового законодательств аПостановление Московского городского суда от 29.08.2011 № 4а-1743/11 .

У нас накопилась подборка писем с вопросами, касающимися выдачи справок и других документов с места работы. И мы решили ответить на самые интересные из них. Но прежде мы напомним общие положения.

По Трудовому кодексу работодатель обязан безвозмездно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (или копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:

копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у данного работодателя.

Однако этот перечень не закрытый. К нему относятся все «рабочие» документы, касающиеся конкретного сотрудника, например: приказы о снятии дисциплинарного взыскания, о премировании, документы о прохождении обязательных аттестаций, акты о несчастном случа еОпределение Московского городского суда от 26.05.2011 № 33-15759 , графики сменност иРешение Верховного суда Республики Карелия от 23.08.2011 № 21-163/2011 и т. д.

Теперь переходим к ответам на вопросы.

Уволившиеся сотрудники тоже имеют право получать «рабочие» документы

А.В. Смольникова, г. Санкт-Петербург

К нам по почте пришло письмо с заявлением от сотрудника, который уволился пару месяцев назад. Он просит предоставить ему заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении, а также копию трудового договора, хотя его экземпляр отдавался ему на руки, о чем у нас есть пометка. В заявлении не указано, зачем ему нужны эти документы. Можем ли мы ему отказать, ведь он у нас уже не работает? Если нет, то можно ли отправить ему требуемые документы тоже по почте?

: В настоящий момент в отношении бывших работников законодательно установлена обязанность работодателя выдавать по их запросу лишь справки о зарплат еприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н для расчета соцстраховских пособи йп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» .

В то же время в ТК РФ не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работающим сотрудникам, то есть тем, кто на момент затребования копий состоит в трудовых отношениях с данным работодателем. Поэтому напрашивается логичный вывод: работник, независимо от того, как давно он уволился, вправе получать от своего бывшего работодателя такие документы.

О том, как заполнять справки о зарплате для исчисления соцстраховских пособий, рассказано:

Противоположный подход привел бы к повальному нарушению прав сотрудников, уволившихся некоторое время назад. Например, они не имели бы права получить с последнего места работы справку о среднем заработке за последние 3 месяца, а следовательно, не смогли бы регистрироваться в качестве безработных и получать пособи еч. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» .

Кроме того, не зря же большинство кадровых документов предписано хранить 75 лет или вообще бессрочн оразд. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов... утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Это сделано, в числе прочего, и для того, чтобы сотрудник, независимо от времени увольнения, мог получить с предыдущего места работы касающиеся его документы.

Подтверждают нашу позицию и в Роструде.

Из авторитетных источников

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“ Действительно, ст. 62 Трудового кодекса РФ не уточняет статус работника (бывший или работающий). Поэтому работник, уже не состоящий с работодателем в трудовых отношениях, может письменно обратиться с запросом к бывшему работодателю для выдачи ему копий документов, связанных с работой, если эти копии нужны ему для реализации его прав и законных интересов. В такой ситуации у работодателя нет достаточных правовых оснований отказать в предоставлении копий необходимых документо в” .

Таким образом, вы не можете отказать бывшему работнику в выдаче запрошенных им документов. Все они непосредственно связаны с его предыдущей работой, а пояснять в заявлении, для чего эти копии ему нужны, он не обязан. В том, что он, в числе прочего, просит копию трудового договора, тоже нет ничего противозаконного. Ведь свой ранее полученный экземпляр он мог за истекшее время попросту потерять.

К тому же ТК РФ не ограничивает работника в количестве обращений за копиями своих документов. Копии документов вы вполне можете отправить по почт еОпределение Липецкого областного суда от 18.04.2011 № 33-1070/2011 ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки.

Работник может запрашивать копии локальных актов

О.К. Шебина, г. Находка

Наш работник написал заявление «по собственному желанию», а через пару дней письменно запросил копии приказа о премировании сотрудников за 2010 г., а также правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. Мы должны все это ему выдать?

: Вначале разберемся с приказом о премировании. Вы должны выдать работнику выписку из него, где будут отражены сведения, касающиеся только его лично. В противном случае, если вы отдадите ему копию приказа в полном объеме, получится, что вы передали персональные данные других работников без их согласия третьему лицу. А это запрещено ТК Р Фст. 88 ТК РФ ; Определение Пермского краевого суда от 16.03.2011 № 33-2419 .

Теперь что касается правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам. Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспис ьОпределение Липецкого областного суда от 04.05.2011 № 33-1154/2011 . Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.

Из авторитетных источников

“ Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов. Единственное условие для их выдачи - документы должны быть связаны с работой данного работника.

Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например, для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов.

То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересо в” .

Роструд

Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов. Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации.

Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника

Н.Е. Бусагина, г. Москва

В организацию пришел муж сотрудницы, которая находится в декрете, и принес заявление о выдаче ему на руки копии ее трудовой книжки. Причем заявление подписано не самой работницей, а супругом и доверенности от нее у него нет. Должны ли мы выдать ему требуемую копию?

: Не должны. Из ТК РФ следует, что только работник вправе требовать выдачи копий документов, связанных с его работой. Поэтому пусть муж сотрудницы принесет заявление, подписанное ею самой, а также письменную доверенност ьп. 1 ст. 185 ГК РФ от нее на получение копии трудовой книжки. Заверять ее у нотариуса не нужно. И пусть муж не забудет захватить паспорт, чтобы можно было проверить его личность.

В справке 2-НДФЛ секретов нет

П.В. Маняшина, г. Челябинск

Я работаю в бухгалтерии оборонного предприятия. К нам периодически обращаются наши сотрудники за справками 2-НДФЛ. Но дело в том, что у нас есть указание от руководства никому не давать никаких справок, чтобы (цитирую) «третьим лицам не стали известны секретные сведения, раскрывающие ведомственную принадлежность организации». Приходится всем отказывать, но мне кажется, это незаконно. Я права?

: Да, вы правы на 100%. Получать от работодателя документы о работе - безусловное право работник аст. 62 ТК РФ . Оно не может быть ограничено никакими ведомственными актами. К тому же так называемые секретные сведения раскрываются всякий раз, когда организация сдает разного рода отчетность или заключает контракты.

Кстати, помимо ТК РФ, в Налоговом кодексе тоже закреплен ап. 3 ст. 230 НК РФ обязанность работодателя как налогового агента выдавать по заявлению физлица справку 2-НДФЛутв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ . Налоговики уже разъясняли, что налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику в выдаче такой справк иПисьмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 № 20-14/3/16873 . Однако в НК РФ не предусмотрено ни конкретных сроков для предоставления справки, ни ответственности за отказ в ее выдаче. Но все это установлено в ТК РФ и КоАП соответственн ост. 62 ТК РФ ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Работодатель не обязан выдавать характеристику

Д.В. Анциферова, г. Москва

Сотрудник, уволенный полгода назад по сокращению штата, пришел к нам с письменным заявлением о выдаче характеристики. Говорит, что наконец-то нашел новую работу, но там просят представить характеристику с предыдущего места работы. Я сказала об этом его бывшему начальнику, но тот даже слышать о нем не хочет, не то что характеристику ему писать. Сказал, что организация не обязана ее выдавать. Это правда?

: Да. Вопрос о выдаче характеристики решается по усмотрению работодателя. Ведь исходя из смысла ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копии тех «рабочих» документов, которые нужны ему для реализации тех или иных прав, в данном случае - для устройства на новую работу. А характеристика не входит в число документов, по закону требуемых при приеме на работ уст. 65 ТК РФ .

Хотя Мосгорсуд недавно в одном подобном споре указал, что работодателя можно обязать выдать работнику характеристику, если она является обязательным документом для поступления на работу, участия в конкурс еОпределение Московского городского суда от 28.04.2011 № 33-12625 . И тот же суд отметил, что характеристики - это документы, связанные с работой. Однако работодатель не обязан выдавать работникам только положительные характеристик иОпределение Московского городского суда от 28.10.2010 № 33-33920 . То есть при большом желании и настойчивости работник может добиться выдачи характеристики, но какого содержания она будет - это вопрос.

Но давайте рассуждать чисто по-человечески: зачем ставить под угрозу устройство бывшего сотрудника на новую работу? Нигде не сказано, что именно непосредственный руководитель должен подписать характеристику. Пусть ее подпишет, допустим, заместитель директора компании или главный бухгалтер.

Во многих случаях сотруднику может понадобиться справка с места работы, образец которой не установлен на законодательном уровне. Это значит, что компания вправе использовать собственную форму этого документа. О том, как правильно составить справку, как выглядит готовый бланк и образец ее заполнения – в этой статье.

Может пригодиться в самых разных ситуациях. Основное назначение состоит в том, что он подтверждает стаж сотрудника, название его текущей должности и в некоторых случаях размер зарплаты. Форма во многом зависит от того государственного органа или частной компании, которая требует предъявить его. Чаще всего справка пригождается в таких случаях:

для расчета выплат по больничному листу, а также в связи с выходом в декретный отпуск;
для предъявления в качестве доказательства в судебных разбирательствах;
в случае возможной поездки в дальнее зарубежье документ понадобится для получения визы (гостевой, рабочей);
для подтверждения стажа и факта трудовой занятости в военкомате;
в местное отделение пенсионного фонда;
для предоставления в органы опеки;
в некоторых случаях такая справка может понадобиться по требованию банка;
для назначения государственных выплат в связи с уходом за ребенком.

Не стоит путать справку с места работы , . Эти документы имеют сходные назначения, но разную форму.

Если оформляется виза на поездку

В случае, как необходимо оформить визу для поездки за рубеж, к справке могут быть предъявлены особые требования. Важно заранее учесть условия, которые ставит иностранная компания. Как правило, они сводятся к трем важным требованиям:

Текст пишется на английском языке. Понадобится сделать профессиональный перевод, для чего необходимо обратиться к соответствующим специалистам.
Такую справку желательно составлять только на официальном бланке компании, на котором будет изображены ее логотип и приведены контактные данные.
Наконец, в документе, как правило, приводится письменное утверждение сотрудника о том, что после возвращения из зарубежной поездки он продолжит сотрудничать с основным работодателем.

Подробный видео комментарий о том, как оформить справку с места работы по образцу для получения шенгенской визы:

Для предъявления на новой работе

Больничные листы, выплаты по декретному отпуску и некоторые другие пособия рассчитываются на основе среднего заработка сотрудника за определенный период времени (как правило, от полугода). Поэтому когда сотрудник попадает на новое место работы, ему следует заранее позаботиться о том, чтобы все сведения о стаже и средней зарплате были подтверждены.

Для этого наряду со справкой с места работы произвольного образца можно также оформить справку о доходах за последний год. По общему правилу документ выдается в последний официальный рабочий день, когда увольняющийся сотрудник получает также трудовую книжку.

В отдел социальной защиты

Если предъявить её требуют какие-либо государственные органы, как правило, они разрабатывают собственный образец, который можно узнать заранее и принести на работу в качестве примера. Обычно требования предъявляются не к форме, а к содержанию.

В случае с отделением соцзащиты есть своя специфика. Поскольку документ обычно нужен для начисления социальных пособий, то отдельной строкой в ней нужно прописать, что гражданин не оформлял декретный отпуск за время работы а, значит, пособия не получал.

В органы опеки

Если сотрудник принял решение оформить опеку над несовершеннолетним, соответствующие органы также могут потребовать предоставление справки с места работы в соответствии с их образцом.

Основное назначение в данном случае – подтверждение дохода за последний год. Как правило, наряду с ней органы опеки требуют принести и копию трудовой книжки, каждая страница которой заверена печатью и подписью работодателя.

На биржу труда

Если по каким-то причинам сотрудник уволился с последнего места работы, ему понадобится справка по образцу, который разработан специально в центре занятости. В данном случае наибольшее значение имеют сведения и о стаже гражданина и о его доходах за последний год.

При получении пособия за ребенка

При рождении ребенка согласно действующему законодательству полагается несколько видов государственных выплат. Они могут быть как регулярными, так и единовременными. В некоторых случаях опять же понадобится оформление справки от работодателя. Подробнее об этом можно узнать из видеосюжета.

В Пенсионный фонд

Предоставление в местное отделение Пенсионного фонда предполагается только в тех случаях, когда гражданин должен подтвердить свой трудовой стаж за 2 непрерывных года, которые он отработал до 31 декабря 2002 года. Причина в том, что до этого времени данные о трудовом стаже граждан разрозненны, и в некоторых случаях именно она служит единственным источником достоверной информации.

В военкомат

Предоставление в военный комиссариат требуется для того, получить сведения о работе призывника, который встает на первичный воинский учет. Дело в том, что канцелярия военкомата ведет обязательный учет данных о текущем месте работы каждого призывника.

Для детского сада

Необходимость предоставления в детский сад связано с тем, что родители могут уехать в отпуск на достаточно длительный срок (например, на несколько месяцев). Более распространенный случай получения документа связан с необходимостью получения полной или частичной компенсационной выплаты за летнюю путевку в лагерь для детей.

В судебные органы

Нередко она также пригождается для предоставления в разные судебные инстанции. Чаще всего она служит дополнительным или основным доказательством в разрешении таких споров:

восстановление сотрудника на последней работе;
дела о назначении или алиментов;
споры о возмещении материального ущерба, который был нанесен компании из-за ошибочных действий или бездействия работника;
споры по административным делам;
разбирательства по выплате компенсаций, с причинением вреда здоровью.

В банки

Также документ может пригодиться в тех случаях, когда сотруднику нужно подтвердить свои доходы в банке или другой кредитной организации. Как правило, требуются сведения за прошедший год.

Образец 2019

Поскольку законодательство не предъявляет каких-либо требований к содержанию этого документа, то в основном следует исходить из требований организации или государственного органа, которым нужно предоставить его. Документ распечатывается на обычном листе формата А4, можно использовать фирменный бланк компании.

Вне зависимости от конкретного образца и требований по месту предъявления, справка от работодателя содержит следующие сведения:

полное наименование организации с указанием контактных данных и реквизитов;
сведения о работнике (ФИО, официальное название должности, стаж работы на данном месте и сведения о зарплате за определенный период времени);
дата, подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также печать компании.

Бланк и образцы некоторых документов представлены ниже: как видно, особенности содержания текста зависят от того, по какому месту требования ее нужно предъявить.

В большинстве случаев организации или государственные органы не принимают копию справки, поэтому важно сразу заказать такое количество образцов, которое понадобится по требованию организаций или государственных органов (по месту предъявления).

Процедура оформления

Процедуру оформления документа в общем виде описывает Трудовой кодекс. Он указывает, что её предоставление – это обязанность работодателя. На практике сложилась такая процедура ее выдачи.

Пользователем архивной информации может стать любой гражданин, который нуждается в получении тех или иных сведений. Для получения архивной справки необходимо явиться лично или прислать доверенное лицо, действующее на основании удостоверяющих документов.

Какая информация хранится в архиве

В соответствии с законом об архивном деле организации государственные органы, физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставлять заявителю информацию, содержащуюся в архивных документах. Такая услуга должна осуществляться без взимания платы.

Архивная справка является официальным документом, оформленным на специальном бланке и содержащем исчерпывающую информацию, запрашиваемую заявителем. Кроме справки граждане имеют право на получение копий архивных документов, касающихся заявителя. Необходимость в получении таких документов может быть связана с обращением в органы социальной защиты, оформлением пенсионных начислений, получением определённых льгот.

Конфиденциальность данных

Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует заметить, что вся хранящаяся информация носит конфиденциальный характер, в связи с этим доступ к ней должен быть ограничен определённым кругом лиц.

Такая осторожность связана с тем, что информационный банк содержит персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, размере заработной платы, наличии судимости и других биографических особенностей. В связи с этим получение архивной справки не допускается без согласия физического лица. Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации.

Пользователи архивной информации

В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.

Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации.

Правила выдачи архивных справок, копий и выписок

Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления. В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы.

Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока.

Как выглядит архивная справка, образец бланка

Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название. Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления.

Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале. Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в виде доказательства в суде.

Какие нарушения могут сделать документ ничтожным

Официальный архивный документ не может содержать исправления, помарки и неразборчивые фразы. Также в тексте не допускаются комментарии и различные собственные выводы работников архива.

После текстовой части документа размещаются архивные цифры использованных реестров. Архивная справка подписывается главным архивариусом или начальником отдела кадров и заверяется печатью. Если документ состоит из нескольких страниц, то необходимо заверить каждый лист. Архивный запрос оформляется в двух экземплярах, один из которых выдаётся по требованию, а второй хранится в архивном реестре.

Выдача архивной копии документа

Архивные учреждения по запросу граждан выдают копии оригинальных документов и архивные выписки. Такие информационные блоки изготавливаются на фирменном бланке организации. Если делается копия исторического документа, то необходимости использования такого бланка нет.

Архивная выписка имеет значение в том случае, если исходные сведения находятся в объёмном информационном регистре. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть информации, которая интересует заявителя.

Копии документов выдаются заявителю вместе с сопроводительным письмом. В случае если запрашиваемая информация в архиве отсутствует, в сопровождении сообщается причина невыполнения запроса.

Архивная справка 9 формы

Форма №9 является довольно востребованным документом у населения. Эта справка носит информацию о зарегистрированных в определённой квартире лицах, о размере недвижимости, правах собственника и его семейном родстве с другими дольщиками.

Такой документ может быть востребован в момент подачи документов на приватизацию или при доказательстве наследственных прав. В случае купли-продажи недвижимости архивная справка №9 в настоящее время не требуется. Для получения формы №9 придётся обратиться в паспортный стол по месту регистрации и предъявить там паспорт и свидетельство о собственности на помещение.

Довольно часто заявители сталкиваются с такой проблемой, как отказ выдачи справки №9 в связи с образовавшейся задолженностью по квартплате. В действительности такой аргумент нельзя считать правомерным, так как по закону сотрудники паспортного стола должны выдать документ независимо от задолженности.

В случае неправомерного отказа необходимо потребовать письменное подтверждение причины отказа,также можно написать жалобу на имя начальника паспортного стола или обратиться в суд.