Командировка на своей машине как отчитаться. Служебная командировка на автомобиле

Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана.

Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

Подготовить документы;
Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
Оформить компенсацию в счет использования ТС;
Произвести расчет суточных;
Составить отчет о результатах после возвращения;
Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке - документы

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Расходы возмещаются такие:

Проезд в обе стороны;
Суточные расходы;
Аренда жилья;
Прочие расходы, которые предусматривает работодатель, например, за парковку.

Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.

Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства . В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.

Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

амортизация транспортного средства;
затраты на ГСМ;
текущее техническое обслуживание;
возможный внеплановый ремонт.

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

реквизиты документа: название и номер;
срок действия;
данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
1. фамилию, имя, отчество,
2. паспортные данные;
сведения об используемом транспортном средстве:
1. государственный номер,
2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

заполненного путевого листа;
копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
авансового отчета;
служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель. Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е. компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

реквизиты квитанции: серию, номер;
наименование перевозчика, его ИНН;
сумму проезда;
дату выдачи квитанции;
подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль. Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли. Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Хотите получить больше информации? Задавайте вопросы в комментариях

«Российский налоговый курьер», 2004 год, №12

Нередко организации направляют сотрудников в командировки на служебном транспорте. Как правильно учесть расходы на топливо, приобретенное во время командировки по России и за рубежом? Этому вопросу посвящена данная статья.

Согласно ст.166 ТК РФ «служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются». Поэтому не являются служебными командировками поездки, к примеру, водителей транспортных организаций, осуществляющих грузовые и пассажирские перевозки.

Когда сотрудник едет в командировку, ему возмещаются расходы по проезду, по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Об этом сказано в ст.168 ТК РФ.

Порядок возмещения работнику расходов, связанных с командировкой, регламентирован Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Следует отметить, что оплата стоимости приобретенного во время командировки топлива этим документом не предусмотрена. Тем не менее стоимость топлива, необходимого для проезда до места командировки и обратно, можно включить в состав командировочных расходов как расходы на проезд.

Обеспечение топливом в командировке

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему средства для приобретения необходимого количества топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего это наличные деньги.

При поездках по территории России сотрудник получает наличные рубли в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта. Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62.

Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России. Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием. Оно утверждено Банком России 09.04.1998 N 23-П.

Топливные карты или талоны на ГСМ организация приобретает по договору с владельцем сети АЗС. Выдавая карту или талоны командированному сотруднику, организация тем самым обеспечивает ему возможность заправки автомобиля во время командировки. Преимущество такой системы оплаты в том, что у организации — покупателя топлива возникает меньше проблем с вычетом НДС, уплаченного поставщику (этот вопрос рассмотрим ниже). А недостатком является то, что командированный сотрудник может приобрести топливо только на определенных автозаправочных станциях.

И, наконец, сотруднику можно выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество за наличные деньги, а также по банковской или топливной карте.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ

Для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Об этом гласит п.1 ст.252 НК РФ.

Любая командировка должна быть экономически целесообразна, то есть она должна быть направлена на получение организацией дохода. Служебная командировка оформляется соответствующими документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Это унифицированные формы первичных документов по командировкам: N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение» и N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Содержащиеся в них сведения являются доказательством экономической обоснованности служебной командировки.

Подтверждением тому, что топливо, приобретенное во время командировки, израсходовано в производственных целях, служит путевой лист. Формы путевых листов для грузовых и легковых автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного во время командировки топлива.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом первичные документы на приобретение топлива. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Такими документами являются кассовые чеки и отчеты АЗС по заправленному в бак топливу. В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Признание расходов на топливо при командировках

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп.5 п.7 ст.272 НК РФ. Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

Рассмотрим вопрос о нормах расхода ГСМ подробнее. На сегодняшний день действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03). Они утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Но они обязательны для применения только предприятиями, подведомственными Минтрансу России. Для остальных организаций эти нормы носят рекомендательный характер. Налоговый кодекс не содержит ограничений на признание топлива в составе расходов. Однако если топливо израсходовано в размерах, превышающих нормативы, установленные Минтрансом России, налогоплательщикам придется подтвердить экономическую обоснованность таких расходов.

На основании Руководящего документа Минтранса России организации могут утвердить собственные нормы расхода топлива. Это позволит организации надлежащим образом организовать внутренний контроль за расходованием топлива, планировать предстоящие расходы на ГСМ и осуществлять иные управленческие задачи. Расчет собственных норм расхода ГСМ производится только на основании контрольных заездов и соответствующих расчетов. Разработанные нормы утверждаются приказом руководителя.

Возможна ситуация, когда количество израсходованного во время командировки топлива превысило установленные организацией нормы. В этом случае организация должна выявить причину перерасхода топлива и определить его стоимость и количество. Если установлено, что топливо потрачено на личные нужды сотрудника, то руководство организации должно принять меры к возмещению сотрудником стоимости израсходованного топлива. Сумма полученного возмещения признается доходом организации.

Обратите внимание: при налоговой проверке такую операцию налоговые органы будут расценивать как услугу по предоставлению физическому лицу транспортного средства в пользование. Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг. Затраты на содержание автомобиля (включая стоимость потраченного топлива) организация списывает на расходы.

А возникает ли при этом объект налогообложения по НДС? Да, возникает. Проанализируем эту операцию. Автомобиль, принадлежащий организации, предоставляется сотруднику в личное пользование. Во время личных поездок сотрудник использует топливо, приобретенное организацией. Сумма возмещения, которую получает организация, это не что иное, как оплата сотрудником услуги по предоставлению транспортного средства в пользование. Как видим, происходит возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. То есть налицо все признаки реализации, указанные в ст.39 НК РФ. А реализация товаров (работ, услуг) на территории России признается объектом налогообложения по НДС в соответствии с п.1 ст.146 Кодекса. Поэтому организация должна предъявить сотруднику к возмещению не только расходы на содержание автомобиля (включая стоимость топлива, израсходованного им в личных интересах), но и начислить на эту сумму НДС.

Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом. Здесь налицо безвозмездная передача имущества, стоимость которого в соответствии с п.16 ст.270 НК РФ не признается расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Теперь об НДС. Если сотрудник не возместил организации расходы на содержание автомобиля, значит, он пользовался им безвозмездно. В целях применения гл.21 НК РФ это признается реализацией (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Поэтому организация должна начислить НДС на стоимость ГСМ и других расходов с учетом требований п.2 ст.154 НК РФ. Что касается «входного» НДС по ГСМ и прочим расходам на содержание автомобиля, то этот налог можно принять к вычету.

А если перерасход является следствием поломки автомобиля? В этом случае организация должна принять меры для устранения неисправностей во избежание дальнейшего перерасхода ГСМ. Налогооблагаемую прибыль на стоимость фактически израсходованного топлива в данной ситуации уменьшить можно, если организация документально подтвердит причину его перерасхода.

Особенности признания расходов при зарубежных командировках

Перед зарубежными командировками сотрудники получают под отчет наличную валюту либо корпоративную валютную банковскую карту. Следовательно, у организации возникают расходы в иностранной валюте.

Согласно п.5 ст.252 Кодекса расходы налогоплательщика в иностранной валюте учитываются в совокупности с рублевыми расходами. Их пересчет организация производит в зависимости от выбранного метода признания доходов и расходов для целей налогообложения.

Если организация применяет метод начисления, то расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Об этом сказано в п.10 ст.272 НК РФ. Обратите внимание: в случае загранкомандировки суммы иностранной валюты, указанные в первичных документах, представленных сотрудниками, должны быть переведены в рубли по курсу Банка России не на день приобретения топлива, указанный в чеке АЗС, а на день утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Организации, применяющие кассовый метод, пересчитывают расходы в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, если командированный сотрудник отчитался по суммам, выданным ему перед командировкой. В случае возникновения задолженности организации перед сотрудником она сможет признать стоимость топлива в составе расходов только на дату погашения этой задолженности. Следовательно, пересчет расходов в иностранной валюте происходит по курсу Банка России на дату погашения задолженности организации перед сотрудником по приобретенному топливу (п.3 ст.273 НК РФ).

В связи с пересчетом расходов, выраженных в иностранной валюте, может возникнуть курсовая разница. Налоговым кодексом установлено, что положительная курсовая разница включается в состав внереализационных доходов (п.11 ст.250), а отрицательная — в состав внереализационных расходов организации (п.5 ст.265).

Особенности налогового учета ГСМ при командировках

На первый взгляд, порядок налогового учета расходов на топливо, израсходованное во время командировок, не вызывает особых проблем. На самом деле это не так. Порядок учета ГСМ зависит от вида деятельности организации, от цели поездки, от содержания хозяйственной операции. Покажем это на конкретных примерах.

Начнем с транспортных организаций, основным видом деятельности которых являются грузовые и (или) пассажирские перевозки. Бухгалтерам этих предприятий следует быть очень внимательными. Дело в том, что в транспортных организациях ГСМ являются основным производственным ресурсом, без которого услуги по перевозке осуществить невозможно. Поэтому ГСМ, потребленные в процессе основной деятельности, учитываются в транспортной организации в составе материальных расходов как затраты на приобретение сырья и материалов (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Как известно, эти затраты относятся к прямым расходам.

Если поездка сотрудника транспортной организации (водителя, экспедитора и т.п.) связана с осуществлением основной деятельности организации — оказанием услуг по грузовым и (или) пассажирским перевозкам в интересах заказчиков, то служебной командировкой она не является. В этом случае затраты на ГСМ учитываются как прямые материальные расходы (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Иная картина складывается, если руководитель транспортной организации едет в командировку, например, с целью заключения договора на служебном автомобиле. Эта поездка отвечает всем признакам служебной командировки. Затраты на топливо, израсходованное во время командировки, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как командировочные расходы (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ).

В торговых организациях существует своя специфика. Стоимость потребленного топлива относится к транспортным расходам. А в торговых организациях транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада налогоплательщика — покупателя товаров признаются прямыми (ст.320 НК РФ). Это означает, что транспортные расходы (в состав которых включена и стоимость ГСМ) распределяются на остатки товаров на складе и на стоимость реализованных товаров. Если, к примеру, менеджер торговой организации едет в командировку с целью приобретения и доставки товаров, то стоимость израсходованного во время командировки топлива нельзя списывать как командировочные расходы. Ее надо учитывать как прямые затраты по статье транспортных расходов. В случае служебной командировки, не связанной с приобретением товаров и иных материальных ценностей, затраты на топливо списываются в обычном порядке.

А что такое «обычный порядок»? Существует ли какое-то общее правило списания ГСМ? Да, ответят многие бухгалтеры. Обычно стоимость ГСМ списывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп.11 п.1 ст.264 НК РФ. Если же топливо израсходовано во время командировки, такие затраты на ГСМ включаются в состав командировочных расходов и списываются в соответствии с пп.12 п.1 этой же статьи Кодекса. В данном случае расходы на топливо являются косвенными и в полной сумме включаются в затраты текущего периода.

В этом ответе все верно, кроме одного: такой порядок учета нельзя назвать единственным. Бухгалтеры должны квалифицировать затраты на топливо в зависимости от цели командировки. Специфику учета топлива во время командировки, предпринятой с целью покупки товаров, мы уже показали. Следует также отметить особенности учета ГСМ при командировке, связанной с приобретением основных средств или материалов. Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете действует правило: в первоначальную стоимость приобретенных объектов основных средств и материалов включаются затраты по приобретению этих материальных ценностей, в том числе и расходы на их доставку (п.2 ст.254, п.1 ст.257 НК РФ). Если командировка была предпринята с целью приобретения основных средств или материалов, то командировочные расходы (в том числе и расходы на израсходованное во время командировки топливо) нельзя списать на затраты текущего периода по нормам пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. Их нужно включить в первоначальную стоимость приобретенных материальных ценностей.

Как видим, существует много вариантов учета топлива, затраченного во время командировки. Поэтому бухгалтеру следует быть очень внимательным и прежде всего правильно квалифицировать поездку (является ли она служебной командировкой), а также определить, с какой целью она предпринимается.

НДС по приобретенному топливу

Теперь поговорим про НДС. Командированные сотрудники приобретают ГСМ за наличные деньги или по банковской корпоративной или специализированной топливной карте. В каких случаях организация сможет принять к вычету НДС?

Если сотруднику выданы под отчет наличные деньги или банковская карта, по возвращении из командировки он представит в бухгалтерию кассовые чеки АЗС. При этом счетов-фактур, как правило, нет. АЗС как организации, оказывающие платные услуги населению, счета-фактуры не выставляют (п.7 ст.169 НК РФ). Из-за отсутствия счета-фактуры при наличной оплате или оплате банковской картой НДС принять к вычету нельзя (п.1 ст.172 НК РФ).

Существует еще один нюанс. Если в кассовом чеке АЗС налог отдельной строкой не выделен, топливо учитывается в полной стоимости расходов. Хуже, если НДС в чеке выделен отдельной суммой или просто указана процентная ставка. Этот налог организация не сможет ни принять к вычету, ни уменьшить на эту сумму облагаемую базу по налогу на прибыль.

Обратите внимание: несмотря на то что расходы на приобретение топлива во время командировки относятся к расходам на проезд, на них не распространяется положение п.1 ст.172 НК РФ о возможности применения налоговых вычетов на основании «иных документов». Для принятия к вычету НДС по приобретенному топливу счет-фактура необходим, поскольку кассовый чек АЗС не является бланком строгой отчетности.

Топливные карты приобретаются, как правило, в безналичном порядке. Причем покупает их не сотрудник, а организация. Поэтому проблем с вычетом НДС при приобретении ГСМ по топливным картам обычно не возникает. Вычет производится на основании счетов-фактур топливной компании.

Андрей Викторович Комаров
Директор АКФ «ЦФО»

Н. В.Иволгина
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Главная — Новости

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

на служебной машине;
личном автотранспорте;
автомобиле, управляемом по доверенности;
попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п.

Как отправить сотрудника в командировку на личном транспорте

7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока.

То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Как оформляется командировка на личном транспорте?

Главная — Статьи

Командировки на личном автомобиле

Компенсация ли это?

В Решении ВАС РФ от 14.09.2009 N ВАС-10278/09 указано, что законодательство о налогах и сборах допускает возможность оформления отношений между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях как на основе приказа руководителя путем выплаты компенсации, так и посредством заключения между организацией и работником договора аренды транспортного средства в соответствии со ст. ст. 642 — 646 ГК РФ, предусматривающего отнесение на арендатора, если иное не установлено договором, расходов на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией.

Очевидно, что проще установить сумму компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в соглашении сторон трудового договора.

В таком соглашении в одном ОАО было оговорено, что работники для выполнения трудовых обязанностей, в том числе и для однодневных командировок, используют личные автомобили.

Однако ПФР посчитал, что к выплатам, произведенным работникам в качестве компенсации расходов за использование личного автомобиля, при отсутствии документов, подтверждающих производственный характер, не применим пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах…" и данные выплаты подлежат обложению страховыми взносами.

ОАО же посчитало, что законодательство не обязывает общество иметь документ, в котором бы приводился расчет компенсации за использование автомобиля, указанной в соглашении с работником.

Суд установил, что согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, определенные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. ПФР не представил доказательств, подтверждающих, что названные выплаты являлись оплатой труда работников в рамках трудовых отношений (с учетом понятия трудовых отношений, изложенного в ст. 15 ТК РФ), носили систематический характер, зависели от трудового вклада работников, сложности, количества и качества выполняемой работы, исчислялись исходя из установленных окладов, тарифов, надбавок, периода трудового стажа.

Суд сделал вывод, что денежные средства, выплаченные работникам в качестве компенсации расходов за использование личного автомобиля, представляют собой возмещение расходов работников, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, в том числе и вне места постоянной работы, в связи с чем с данных сумм не уплачиваются страховые взносы в силу пп.

2 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ (Решение АС Челябинской области от 21.10.2013 N А76-12653/2013).

А вот другому работодателю не повезло. Он положением о порядке компенсационных выплат работникам, постоянная работа которых носит разъездной характер, установил, что при выезде сотрудника для работы в населенном пункте, находящемся на расстоянии не менее 20 км, каждая командировка оплачивается следующим образом: на общественном транспорте — 300 руб., на личном автомобиле — 500 руб. в сутки.

Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 23.06.2014 N А60-50214/2013 решил, что спорные выплаты входят в действующую в обществе систему оплаты труда, связаны с разъездным характером работы и являются по своей сути вознаграждением за выполнение трудовой функции в таких условиях работы, в связи с чем являются объектом обложения страховыми взносами.

Без путевого листа — ни метра!

Согласно ч.

2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Министерством транспорта России издан Приказ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". Пунктом 2 указанного документа предусмотрено, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, применяют обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Целью составления путевого листа является в том числе подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Подобные реквизиты обязательны и отражают содержание хозяйственной операции.

Если организация в процессе своей хозяйственной деятельности осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, она обязана выполнять требования вышеназванных актов законодательства, регламентирующих деятельность, связанную с эксплуатацией автотранспортных средств. Назначение таких перевозок правового значения не имеет.

Таким образом, для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности требуется наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Одно лишь наличие кассовых чеков не подтверждает использования ГСМ для определенного автомобиля именно в производственных целях.

Неисправность одометров на арендуемых транспортных средствах не освобождает юридическое лицо от исполнения обязанности оформлять путевые листы в соответствии с требованиями законодательства.

Указанные обстоятельства не дают права судить о факте использования конкретных арендованных автомобилей сотрудниками в служебных целях, поскольку представленные первичные документы не позволяют рассчитать и проконтролировать факт расхода обществом ГСМ в производственных целях.

Арбитражный суд Иркутской области в Решении от 09.12.2014 N А19-11781/2014 сделал вывод, что при таких обстоятельствах спорные выплаты являются объектом обложения страховыми взносами.

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд Постановлением от 12.02.2015 N А13-10326/2013 также не признал документально подтвержденными расходы на бензин при следовании сотрудника организации на личном автомобиле, несмотря на то что имелись приказы о командировках исполнителя, экспертные заключения и чеки АЗС.

Ни из приказов, ни из чеков АЗС не следует, что представитель направлялся в командировку на автомобиле "Ниссан-X-TRAIL", поэтому экспертные заключения о сумме расходов на бензин при следовании указанным транспортным средством и не были приняты во внимание в качестве относимых к настоящему делу доказательств. Поскольку не было документально подтверждено (авансовыми отчетами, путевыми листами) использование конкретного автомобиля для целей проезда к месту командировки и обратно, не доказан объем требуемого топлива с учетом марки транспортного средства и марки бензина, норм расхода топлива автомобиля и расстояния между городами (пробегом автомобиля), основания для признания этих расходов документально подтвержденными отсутствуют.

Еще в одном случае ИФНС установила, что списание ГСМ производилось на основании чеков АЗС и приказов на командировки. Путевые листы и акты на списание топлива не оформлялись. Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 23.01.2015 N А12-14398/2014 решил, что без недостающих документов в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, стоимость топлива включить нельзя.

Расчеты могут быть разными

Организации при определении размера компенсации за использованное топливо применяют различные способы расчета.

Так, стоимость дизельного топлива для поездки представителя на своем личном автомобиле "Рено-Дастер" была исчислена по формуле: QH = 0,01 x HS x S x (1 + 0,01 x D), где HS — нормативный расход топлива для автомобиля "Рено-Дастер", равный 6 л/100 км, S — расстояние между городами 710 км (туда — обратно), D — поправочный коэффициент, применяемый при эксплуатации легкового автомобиля в зимний период, равный 12%.

Таким образом, расход топлива составил 0,01 x 6 x 710 x (1 + 0,01 x 12) = 47,71 л, а его стоимость 1648,38 руб. (47,71 л x 34,55 руб/л).

В подтверждение данных расходов представлен чек на топливо дизельное всего лишь на сумму 1004,71 руб. Тем не менее АС Республики Башкортостан Решением от 28.01.2015 N А07-14662/2014 признал расход на сумму 1648,38 руб. документально подтвержденным и экономически обоснованным.

Другая организация сделала расчет расхода ГСМ по показаниям бортового компьютера автомобиля и зафиксировала его в акте.

Протяженность маршрута составила 362 км; расход топлива составил 9,7 л/100 км.

Стоимость топлива была определена по чеку с АЗС. АС Саратовской области в Решении от 02.10.2014 N А57-4989/2014 такой расчет признал обоснованным.

А вот еще один работодатель не представил документов, подтверждающих использование автотранспорта именно для поездок в командировку, включая оформленные в установленном порядке путевые листы с указанием маршрута, пройденного по показаниям спидометра километража, и фактического расхода бензина в пути, документы на оплату горюче-смазочных материалов.

Представив расчет топлива транспортных средств HONDA HRV и TOYOTA HARRIER, организация не доказала использования именно данных автомобилей. Ссылки на нормативный акт, на основании которого произведен расчет транспортных расходов, также не приведены. Доказательств соответствия произведенного расчета в том числе Методическим рекомендациям "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, не представлено.

Командировочные расходы с использованием личного транспорта

На этом основании Пятый арбитражный апелляционный суд Постановлением от 28.11.2014 N А51-20032/2012 не признал расходы на ГСМ документально подтвержденными.

Красиво жить не запретишь

Довольно часто после проигрыша спора в суде ИФНС заявляет, что представитель выигравшей спор стороны мог бы в суд ездить не на личном автомобиле, а на рейсовом автобусе, тем более что такая возможность у него была.

АС ВСО в Постановлении от 16.10.2014 N А19-8037/2013 решил в этом вопросе руководствоваться пп. "в" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений", по которому работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: в том числе железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

Поскольку в данном случае представитель организации не превысил этот лимит, ему следует возместить транспортные расходы в полном размере.

В другом случае ИФНС не понравилось, что представитель спорящей стороны приезжал в суд на автомобиле Toyota Land Cruiser (120) Prado 4.0, который по нормам, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, расходует 15,8 л на 100 км.

На это Второй арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 29.08.2014 N А17-8053/2012 указал, что выбор передвижения с помощью личного автомобильного транспорта, а не автобуса общего пользования не может рассматриваться в качестве неэкономного способа передвижения, так как стоимость затрат ГСМ компенсируется меньшими временными затратами в пути следования.

Более того, действующее законодательство не ограничивает лиц, участвующих в деле, в выборе способа проезда к месту судебного заседания.

Сентябрь 2015 г.

У одного нашего работника разъездной характер работы. У него, как и у многих сейчас, есть свой личный автомобиль, однако в рабочее время он им не пользуется и предпочитает ездить на общественном транспорте - так он экономит свое время и нервы. Сейчас мы хотим отправит! его в другой город в командировку для рекламы нашего продукта, и ехать туда он собирается не на поезде, а на своей машине. Руководитель не возражает, но я сомневаюсь – можно ли отправить в командировку работника на личном транспорте? Работаю инспектором по кадрам уже не первый год, но с таким случаем еще не сталкивалась. Ответа я так нигде и не нашла. Помогите разрешить ситуацию.

Для работника, конечно, было бы неплохо поехать в командировку на своей «ласточке», и его желание вполне объяснимо.

Работник не будет зависеть от расписания движения общественного транспорта. Кто хоть раз был в командировке, тот знает, какие случаются казусы: то вылет самолета задерживается, то очереди в кассах, то нет билетов - всего не перечесть. И порой это влечет за собой неприятные последствия, вплоть до срыва выполнения служебного задания. А если у работника есть личный автомобиль, то он относительно свободен в перемещении и может с большей пользой для дела распорядиться отведенным ему служебным временем.

На первый взгляд все достаточно убедительно. Но это с позиции работника и только на первый взгляд. А теперь посмотрим на эту ситуацию с точки зрения закона и практики его применения.

По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ (даже - ТК РФ), обязанность по обеспечению работников оборудованием, инструментами, иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, возлагается на работодателя (ст. 22 ТК РФ) . Однако прямого запрета на использование работниками личного имущества, в том числе персонального автомобиля, для выполнения своих трудовых обязанностей ТК РФ не устанавливает. Также в законе прямо говорится о том, что работнику гарантировано возмещение расходов по проезду, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) .

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Обратите внимание на два момента: первое - в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе - говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)

При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника последнему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ) . Поэтому в случае использования личного транспорта в целях служебной командировки работник может быть уверен в соответствующей компенсации. При этом стороны должны договориться о размерах возмещения расходов, заключив соглашение в письменной форме.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

За все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель

Итак, чтобы поездка в командировку на личном автомобиле работника была законной, необходимо соблюдение следующих условий.

Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте.

Условие 2. Работодатель согласен на такой способ проезда в командировку.

Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов.

Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

ПРИМЕР

Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.

На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга…

В дороге, как мы знаем, случается всякое, например работник может попасть в дорожно-транспортное происшествие. В связи с этим возникает вопрос: будет ли нести работодатель риски возмещения ущерба третьему лицу в случае наступления такого события?

Обратите внимание: сам характер трудовых отношений позволяет сделать вывод о том, что за все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель. Подтверждением тому служит п. 1 ст. 1068 Гражданского кодекса РФ. Согласно ему юридическое лицо либо гражданин возмещает вред, причиненный его работниками при исполнении ими трудовых (служебных, должностных) обязанностей.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

В вопросе возмещения расходов по проезду могут возникнуть разногласия с налоговыми органами. Несмотря на то, что в ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) прямо указано, что расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, чиновники Минфина и ФНС считают по-другому, приводя следующие аргументы.

Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле.

Во-вторых, в Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей трудовому законодательству, упоминается об оплате расходов по проезду видами транспорта общего пользования, а про личный транспорт там ничего не сказано.

В-третьих, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление № 92) устанавливает предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения. Но это для случая, когда личный автомобиль используется в служебных целях постоянно. Если же автомобиль эксплуатируется не постоянно, то, по мнению чиновников, и компенсационные выплаты должны быть меньше нормы, установленной вышеназванным постановлением (письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63) . При этом предельные нормы компенсации составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 - 1000 руб. в месяц, а свыше 2000 см3 - 1 500 руб. в месяц.

Другими словами, все, что по мнению налоговых органов выше установленных норм, облагается налогом на прибыль. Более того, если налоговый инспектор усмотрит умышленное занижение налоговой базы по налогу на прибыль, то это грозит еще и штрафными санкциями (ст. 120 НК РФ).

Разногласия возникают и по вопросу о том, что включается в расходы по проезду. По идее в эти расходы можно включить все, что связано с использованием автомобиля: стоимость бензина, запасных частей, оплата ночной стоянки, мойка и т. д. Но у чиновников из Минфина России и ФНС России другое мнение: в предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок включено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), а значит, и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140; УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Кроме того, рассматриваемые нормы применяются при использовании личного транспорта для «служебных поездок», а «служебные поездки» и «командировка» - это два разных понятия. Следовательно, предельные нормы компенсации, установленные Постановлением № 92, по их мнению, не могут применяться при возмещении командировочных расходов по проезду и, следовательно, понесенные работодателем расходы на возмещение затрат по использованию личного транспорта работника для целей командировки не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Вопрос от читател ьницы Клерк.Ру Аллы (г. Тверь)

Директор использовал свою машину для командировки. При этом он осуществил расходы на бензин. Правильно ли я понимаю, что чеки нужно оформить авансовым отчетом по командировке и с приложением командировочного удостоверения, приказа и служебного задания + путевой лист?

В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду (ст. 168 ТК РФ).

На основании п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Таким образом, ни трудовое, ни налоговое законодательство не конкретизируют, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. Из чего можно заключить, что работник (в том числе и директор) может отправиться в служебную командировку и на собственном автомобиле. Подтверждает сказанное и арбитражная практика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005).

При этом основанием для возмещения расходов на проезд командированному работнику должен служить локальный нормативный акт организации. В Вашем случае в нем должно быть определено, что при следовании в командировку на собственном автомобиле работнику в составе командировочных расходов возмещаются расходы на проезд, сумма которых складывается из расходов на ГСМ.

В минимальный набор документов для возмещения затрат работника на ГСМ во время командировки должны войти стандартные документы, оформляемые при командировках, и чеки на бензин. Что же касается путевого листа, то анализ судебной практики показывает, что его наличие в данной ситуации не обязательно.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 указано, что выписывать путевой лист работнику, направленному в командировку на личном легковом автомобиле, и не являющемуся водителем организации общество не обязано. Аналогичный вывод сделан судом в Постановлении ФАС Центрального округа от 25.05.2009 г. по делу № А62-5333/2008. Проанализировав требования нормативных документов, суд решил, что путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. В Постановлении ФАС Московского округа от 24.06.2009 г. № КА-А40/4219-09 также отмечено, что для признания того факта, что поездка работником осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием.

Скорее всего, при проверке, налоговики путевой лист все же с Вас затребуют для подтверждения факта использования личного автомобиля директора в служебных целях, а также количества израсходованного при командировке бензина. Поэтому во избежание лишних споров с проверяющими, путевой лист к авансовому отчету все же лучше приложить.

В данном случае можно пойти и другим путем, и вместо возмещения расходов на проезд выплатить директору компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Напомню, что условия и порядок выплаты такой компенсации установлены Письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок", зарегистрированном в Минюсте России от 22.07.92 N 13.

В соответствии с указанным Письмом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. В размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче - смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Естественно, что в данном случае компенсация должна быть выплачена лишь за то время, когда автомобиль директора использовался для командировки.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.