Расходы на служебную поездку сотрудника, с которым заключен договор гпх. Командировка сотрудника по договору гражданско правового характера Компенсация проживания гражданско правовой договор

Оплата расходов на проезд и проживание лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, признается их доходом, облагаемым . Об этом напомнил Минфин России в письме от 01.12.14 № 03-04-06/61276 , тем самым подтвердив свою позицию по данному вопросу.

Позиция Минфина

В письме описан частный случай. Компания пригласила физическое лицо выступить с лекцией на мероприятии. С ним был заключен гражданско-правовой договор, в котором оговорено, что обязательство по оплате проезда физлица до места проведения семинара и проживания в гостинице возложено на компанию. Возникает ли у исполнителя доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ? Минфин ответил утвердительно.

Свою позицию чиновники аргументируют следующим образом. Доходом является экономическая выгода в денежной или натуральной форме ( НК РФ). При исчислении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 НК РФ). К числу доходов налогоплательщика в натуральной форме относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (подп. 1 п. 2 НК РФ).

На этом основании в Минфине делают вывод: оплата организацией за физических лиц, являющихся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда и проживания в месте оказания услуг признается их доходом в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ в общем порядке. Такие же разъяснения содержатся в письмах Минфина от 20.03.14 № 03-11-11/12250, от 29.01.14 № 03-04-06/3282, от 05.11.13 № 03-03-06/4/47090.

Позиция ФНС и судов

Аналогичного мнения придерживаются суды. Так, ФАС Московского округа отменил доначисление НДФЛ, так как инспекция не доказала, что физическое лицо пользовалось оплаченными услугами (по проезду и проживанию) в личных нуждах (постановление от 26.03.13 № А40-37553/12-20-186). Отрицательной для организаций судебной практики по данному вопросу нет.

Вопросы компенсации расходов при заключении гражданско-правовых договоров и их налогообложения на практике возникают довольно часто. Дело в том, что кроме оплаты непосредственно работ подрядчики предлагают заказчику возмещать расходы, понесенные при исполнении договора подряда: расходы на закупку материалов, проезд и проживание, если исполнение работ связано с поездками, и т.п. Включать соответствующие положения о компенсации расходов в договор законодательство не запрещает. Вместе с тем нужно помнить о налоговых последствиях. Так, в недавнем письме Минфин высказал мнение, согласно которому стоимость оплаты жилья исполнителю по договору подряда облагается НДФЛ (Письмо от 23.06.2017 № 03-04-06/39766). О том, какие еще разъяснения по вопросу налогообложения выплат по договорам подряда поступили от контролеров, расскажем в настоящей консультации.

Прописываем условие о компенсации расходов в договоре подряда

Частью 1 ст. 702 ГК РФ установлено, что по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

Если организация заключает с физическими лицами договоры подряда, по которым, например, работы будут выполняться в местности, отличной от места их проживания, договором может быть предусмотрено, что организация компенсирует расходы на проезд к месту выполнения работ и оплату жилья в месте выполнения работ указанных лиц.

К сведению: заказчик не обязан компенсировать подрядчику расходы, связанные со служебной командировкой, в том объеме, в котором они установлены в ст. 168 ТК РФ. Это следует из определения, приведенного в ст. 166 ТК РФ: служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Кроме того, в п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Порядок определения цены договора регулируется ст. 709 ГК РФ. По правилам п. 1 этой статьи в договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения.

К сведению: цена работы может быть приблизительной или твердой. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой. Подрядчик не вправе требовать увеличения твердой цены, а заказчик – ее уменьшения, если при заключении договора исключалась возможность предусмотреть полный объем подлежащих выполнению работ или необходимых для этого расходов.

Итак, с учетом приведенных норм цена в договоре формируется из двух составляющих: самого вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании соответствующих документов. Компенсация издержек лица, выполнявшего работы по договору подряда, направлена на погашение расходов (документально подтвержденных), произведенных подрядчиком и необходимых для непосредственного выполнения работ по договору. При этом в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены.

Удержание НДФЛ с компенсаций: разъяснения контролирующих органов

Для целей налогообложения доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ (ст. 41).

На основании п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ надо учитывать все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Относительно оплаты расходов, связанных с выполнением задания, работников, оказывающих организациям услуги (выполняющих работы) на основании договоров гражданско-правового характера, Минфин высказался, в частности, в Письме от 19.11.2008 № 03-04-06-01/344: расходы, производимые работником при оказании организации услуг по договору гражданско-правового характера, непосредственно связаны с получением им дохода по такому договору. Оплата организацией данных расходов физического лица осуществляется в его интересах.

Оплата исполнителю по гражданско-правовому договору расходов на проезд, проживание, питание и иных расходов.

В Письме от 23.06.2017 № 03-04-06/39766 Минфин сослался на нормы ст. 41, 210, 211 НК РФ и пришел к выводу, что оплата организацией за физических лиц, являющихся исполнителями по гражданско-правовым договорам, проживания в месте выполнения работ (оказания услуг) признается доходом, полученным в натуральной форме, и такие суммы включаются в налоговую базу по НДФЛ на основании п. 1 ст. 211 НК РФ.

В Письме от 05.08.2015 № 03-04-06/45204 финансисты обратили внимание, что ст. 217 НК РФ не предусматривает отнесение сумм возмещения издержек по договору возмездного оказания услуг, заключенному организацией с физическим лицом, к доходам, не облагаемым НДФЛ. Поэтому по общему правилу оплата (возмещение) за физических лиц, участвующих в различных мероприятиях, проводимых организацией, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в месте их проведения является налогооблагаемым доходом таких лиц.

В Письме Минфина РФ от 20.03.2012 № 03-04-05/9-329 разъяснено: учитывая, что расходы по проезду, проживанию и уплате регистрационного сбора за участие в конференции налогоплательщика при оказании организации услуг по гражданско-правовому договору непосредственно связаны с оказанием налогоплательщиком услуг по такому договору, оплата организацией данных расходов налогоплательщика осуществляется в его интересах. Следовательно, они являются доходом в натуральной форме и подлежат налогообложению.

Аналогичные выводы финансовое ведомство сделало в письмах от 08.08.2016 № 03-04-06/46423, от 16.06.2016 № 03-04-05/35131, от 23.01.2015 № 03-04-05/1733, от 01.12.2014 № 03-04-06/61276, от 22.09.2009 № 03-04-06-01/245, от 24.06.2009 № 03-04-06-01/145 и др.

В отличие от Минфина, ФНС в Письме от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633 высказала иное мнение: пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ предусмотрено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся оказанные в его интересах услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Следовательно, если оплата услуг физическому лицу, в том числе по проживанию в гостинице и проезду, производится в интересах пригласившей (направившей) его организации, оплата таких услуг не приводит к образованию дохода в натуральной форме, подлежащего налогообложению.

Если с физическим лицом, приглашенным на мероприятие, организаторы заключают гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, согласно положениям пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ объектом налогообложения является соответствующее вознаграждение за выполненные работы (оказанные услуги). При этом суммы компенсации издержек физическому лицу по упомянутому договору не признаются объектом обложения НДФЛ.

Такой же вывод содержится в Письме ФНС РФ от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926. При этом специалисты ведомства отметили: указанная позиция подтверждается материалами судебной арбитражной практики (Определение ВАС РФ от 26.03.2009 № ВАС-3334/09, Постановление ФАС ДВО от 16.12.2008 № ФЩЗ-5362/2008).

Есть и другие решения, в которых арбитры не считают нужным удерживать НДФЛ с компенсационных выплат по гражданско-правовому договору. Так, в Постановлении от 26.03.2013 № А40-37553/12-20-186 ФАС МО установил, что организация оплачивала расходы на проезд, проживание и оформление виз физическим лицам, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры. При этом арбитры указали: поскольку инспекция не установила тот факт, что физическое лицо пользовалось оплаченными обществом услугами в личных нуждах, основания для удержания и перечисления НДФЛ не возникают.

Итак, как видите, в случае принятия решения не удерживать НДФЛ с компенсации расходов по гражданско-правовому договору налоговый агент может отстоять свою правоту при обращении в суд. Тем более что аналогичного мнения придерживается ФНС.

Однако следует помнить, что в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы по вопросам применения налогового законодательства обязаны руководствоваться письменными разъяснениями Минфина. Кроме того, и арбитры не всегда принимают сторону организации (см., например, Постановление АС ПО от 15.12.2014 № Ф06-17918/2013 по делу № А12-1984/2014).

Более того, есть безопасный способ не платить НДФЛ с суммы компенсации расходов: вправе обратиться к налоговому агенту за профессиональными вычетами.

Предоставление профессионального вычета.

В Письме от 29.04.2013 № 03-04-07/15155 Минфин указал, что при возникновении у физических лиц – исполнителей по гражданско-правовым договорам дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ, этот должен удерживаться организацией за счет выплат, производимых в оплату таких договоров. Вместе с тем чиновники обратили внимание на то обстоятельство, что в случаях, если расходы на проезд и проживание в целях оказания услуг по договору гражданско-правового характера были понесены самим налогоплательщиком, такой налогоплательщик в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме таких расходов, подтвержденных документально.

О праве физического лица заявить профессиональные вычеты идет речь и в письмах Минфина РФ от 08.08.2016 № 03-04-06/46423, от 16.06.2016 № 03-04-05/35131, от 23.05.2016 № 03-04-06/29397.

В какой момент следует удерживать НДФЛ?

Налог надо удерживать при каждой выплате: и с аванса, и с вознаграждения за уже выполненную работу. Соответствующие разъяснения представлены Минфином в Письме от 28.08.2014 № 03-04-06/43135.

К сведению: если договором подряда не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно (ст. 711 ГК РФ). Подрядчик вправе требовать выплаты ему аванса либо задатка только в случаях и размере, которые указаны в законе или договоре подряда.

Как отражаются выплаты по гражданско-правовому договору в форме 6-НДФЛ?

Выплаты по договорам подряда отражаются в форме 6-НДФЛ за тот период, в котором были произведены выплаты (аванс или вознаграждение), при этом дата подписания акта выполненных работ к соответствующему договору значения не имеет (письма ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20365, от 17.10.2016 № БС-3-11/4816@).

Данные заполняются следующим образом.

	В строке 020 указывается общая сумма выплат по всем договорам в отчетном периоде (вместе с НДФЛ)
	В строке 030 отражаются предоставленные в отчетном периоде профессиональные вычеты
	В строках 040 и 070 приводится НДФЛ, исчисленный и удержанный с выплат по договорам в отчетном периоде
В отдельном блоке строк 100 – 140 отражаются все выплаты по договорам, произведенные в один день	В строках 100 (дата фактического получения дохода) и 110 (дата удержания налога) проставляется дата выплаты
	В строке 120 (срок перечисления налога) указывается следующий рабочий день после выплаты (Письмо Минфина РФ от 01.02.2017 № 03-04-06/5209)
	В строке 130 показывается сумма фактически полученного дохода (вместе с НДФЛ)
	В строке 140 фиксируется сумма удержанного НДФЛ

Обратите внимание: если выплаты по договору подряда произведены в последний рабочий день отчетного периода, они не отражаются в разд. 2 расчета за данный период, а будут включены в расчет за следующий период (Письмо ФНС РФ от 02.11.2016 № БС-4-11/20829@).

Пример.

Договором подряда от 22.05.2017 предусмотрена выплата вознаграждения в размере 48 000 руб. и компенсации расходов на проезд исполнителя в сумме 20 000 руб. При этом вознаграждение выплачивается в два этапа: аванс в размере 24 000 руб. (после подписания договора) и окончательный расчет (после подписания акта сдачи-приема работ).

Аванс был выплачен 22.05.2017 в сумме 20 880 руб. (за вычетом НДФЛ – 3 120 руб., налог перечислен в тот же день). Акт сдачи-приема работ подписан 31.05.2017. При этом подрядчик представил заказчику заявление на профессиональный вычет и документы, подтверждающие расходы на проезд на сумму 20 000 руб.

30.06.2017 с исполнителем произведен расчет по договору подряда и ему выплачено вознаграждение с учетом компенсации расходов на проезд (за вычетом НДФЛ) в размере 43 480 руб. ((24 000 + 20 000) руб. – (24 000 – 20 000) руб. х 13%). НДФЛ перечислен в бюджет 03.07.2017.

Отразим выплаты по договору подряда в форме 6-НДФЛ.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за первое полугодие 2017 года в связи с осуществлением выплат по договору подряда информация будет отражена при формировании общих показателей:

по строке 020 «Сумма начисленного дохода» – 68 000 руб.;

по строке 030 «Сумма налоговых вычетов» – 20 000 руб.;

по строке 040 «Сумма исчисленного налога» – 6 240 руб.;

по строке 070 «Сумма удержанного налога» – 6 240 руб.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за первое полугодие 2017 года будет оформлен отдельный блок строк 100 – 140.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за девять месяцев 2017 года указывается следующее.

Итак, наиболее удобным с точки зрения уплаты налогов является вариант оформления договора подряда, когда цена в нем складывается из двух составляющих: непосредственно вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании подтверждающих документов. При этом в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены и выплаты вознаграждения. Что касается обложения НДФЛ компенсации расходов исполнителя по договору гражданско-правового характера на проживание, проезд, питание и т. п., финансовое ведомство придерживается мнения, что такие выплаты производятся в интересах физического лица, являются доходом в натуральной форме и подлежат налогообложению. Есть судебная практика, согласно которой эти выплаты не облагаются налогом. Однако до суда дело можно не доводить: притом что Минфин настаивает на обложении НДФЛ компенсации расходов по гражданско-правовому договору, в то же время он разрешает заявить профессиональные вычеты по НДФЛ по расходам, связанным с исполнением работ по договору подряда.

Договор ГПХ. Отражение в бухгалтерском учете и при налогообложении компенсации расходов - подробнее читайте в статье.

Вопрос: Можем ли мы включить в договор подряда с физ. лицом условие об оплате сотовой связи и ГСМ, и сможем ли мы принять эти расходы для целей налога на прибыль?и нужно ли облагать НДФЛ и взносами при условии документального подтверждения расходов?

Ответ:

Включается в общую сумму вознаграждения (т. е. выплачивается в составе );

Компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно ;

минуя исполнителя
Чтобы компенсировать затраты на поездки внештатного сотрудника, затребуйте отчет о расходах. Такой отчет исполнитель обязан вам предоставить и приложить к нему копии подтверждающих документов. На основании отчета исполнителя компенсируйте расходы.

НДФЛ с компенсации расходов на служебные поездки внештатников не удерживайте.

Взносы обязательного страхования могут начисляться на компенсацию расходов по служебной поездке при условии, что такая компенсация учтена в общей сумме вознаграждения внештатногосотрудника.

Суммы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве компенсации его расходов, возникших в связи с выполнением работ (оказанием услуг) по гражданско-правовому договору, не облагаются взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. К таким расходам относится и компенсация затрат на служебные поездки внештатного сотрудника. При этом соответствующие расходы должны быть документально подтверждены.

подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).

В отношении учета расходов по налогу на прибыль, если компенсация включается в сумму вознаграждения, то такие расходы включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала. Если такие расходы компенсируются отдельно, то учитывать их при расчете налога на прибыль рискованно. Это связано с тем, что трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). А вот компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (см., например, письма Минфина России , и т. д.).

Однако, если готовы отстаивать свою позицию в суде, то можете учесть сумму компенсации в расходах по налогу на прибыль. Обоснование может быть следующее: Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421 , подп. 41 или п. 1 ст. 264 НК РФ). Такой подход подтверждается арбитражной практикой (постановления Президиума ВАС РФ от 18 августа 2005 № 1443/05 и ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 № А55-13458/2010).

Обоснование

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и учесть расходы на такие поездки

Компенсируемые расходы

По аналогии с командировочными расходами, которые возмещаются штатным сотрудникам, гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать:

Стоимость проезда и найма жилья;

Другие расходы, предусмотренные договором (оплату услуг связи, аренду оргтехники, транспорта и т. п.).

Заключая гражданско-правовой договор, можно предусмотреть один из трех вариантов:

вознаграждения по гражданско-правовому договору);

Компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно ;

Организация оплачивает все или часть расходов, связанных с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (например, напрямую перечисляет деньги гостинице, в которой будет проживать внештатный сотрудник, направленный в служебную поездку).

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения, то отразите ее в бухучете в том же порядке, что и само вознаграждение.

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно, то в зависимости от характера работы (услуги) сделайте проводки:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства;

Дебет 25 (26) Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку для общепроизводственных (общехозяйственных) нужд;

Дебет 44 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, связанную с продажей продукции, товаров, работ и услуг. В торговых организациях по дебету счета 44 может быть отражено начисление всех вознаграждений и компенсаций по гражданско-правовым договорам за выполненные работы (оказанные услуги);

Дебет 08 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, связанную со строительством (монтажом, реконструкцией, приобретением) основных средств;

Дебет 91-2 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, не связанную с производством и реализацией (например, услуги по организации отдыха и развлечений);

Дебет 91-2 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку за счет чистой прибыли с согласия собственников организации.

Такую проводку нужно делать независимо от того, направлена на выплату компенсации чистая прибыль прошлых лет или текущего года (в т. ч. прибыль по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев). Дело в том, что отражать подобные расходы с использованием счета 84 нельзя. Это будут прочие расходы, которые также влияют на финансовый результат организации. Соответственно, такие расходы нужно отразить по дебету счета 91-2. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 19 декабря 2008 № 07-05-06/260 и от 19 июня 2008 № 07-05-06/138 .

Выплату компенсации отразите проводкой:

Дебет 76 Кредит 50 (51, 52...)
– выплачена компенсация расходов на служебную поездку внештатного сотрудника.

Если организация оплачивает расходы, связанные с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (напрямую сторонним организациям), сделайте проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44, 08...) Кредит 76 (60)
– отражена стоимость работ (услуг) сторонних организаций, связанных с поездкой внештатного сотрудника;

Дебет 19 Кредит 76 (60)
– отражен входной НДС по работам (услугам) сторонних организаций, связанным с поездкой внештатного сотрудника;

Дебет 76 (60) Кредит 51 (50, 52…)
– оплачены работы (услуги) сторонних организаций.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 76).

НДФЛ

НДФЛ с компенсации расходов на служебные поездки внештатников не удерживайте. Исключение – возмещение сверхнормативных расходов на питание по безвозмездным гражданско-правовым договорам .

Нужно ли удержать НДФЛ при возмещении расходов на проезд и проживание членам совета директоров, периодически прибывающим к местонахождению организации

Нет, не нужно, если они прибывают на заседание членов совета директоров.

В этом случае совет директоров непосредственно выполняет свою функцию – управляет организацией (п. 1 ст. 64 Закона от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ , п. 1 ст. 45 Закона от 8 февраля 1998 № 14-ФЗ). И в налоговую базу по НДФЛ, в частности, не нужно включать документально подтвержденные:

Целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи;

Расходы по получению и регистрации загранпаспорта, получению виз.

Указанный порядок действует и в тех случаях, когда члены совета директоров считаются налоговыми нерезидентами (письма Минфина России от 22 сентября 2005 № 03-03-04/1/221 , от 12 сентября 2005 № 03-05-01-04/271 , УФНС России по г. Москве от 6 декабря 2007 № 21-11/116748).

Если же члены совета директоров прибывают в других целях (например, для участия в международной конференции), суммы компенсации им расходов на проезд и наем жилья войдут в базу по НДФЛ (подп. и п. 1 ст. 208 НК РФ).

Страховые взносы

В этом случае взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование рассчитайте со всей суммы выплат (). Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму вознаграждения нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ). Подробнее о начислении взносов на вознаграждения по гражданско-правовым договорам см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и договорам о передаче авторских прав .

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя внештатного сотрудника (напрямую сторонним организациям), то последний не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника работ (услуг), а не как компенсация его расходов. Такая оплата не содержится в закрытых перечнях сумм, не облагаемых страховыми взносами (в т. ч. от несчастных случаев и профзаболеваний) ( , ). Следовательно, с суммы этой оплаты рассчитайте взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование (). Выплаты по гражданско-правовому договору не облагаются взносами на обязательное социальное страхование (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму оплаты нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

В налоговом учете вознаграждения сотрудникам, работающим по гражданско-правовым договорам, включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала (п. 21 ст. 255 НК РФ). Списать эти выплаты в качестве командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) нельзя. Об этом, например, сказано в письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 № 28-11/62835 .

Можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов (на проезд, питание, проживание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника

Нет, нельзя.

Трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А вот компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (см., например, письма Минфина России от 24 сентября 2015 № 03-03-06/1/54684 , от 17 сентября 2012 № 03-03-06/2/107 и т. д.).

Главбух советует: организация может учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете налога на прибыль.

Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421 , подп.

Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав его вознаграждения (ст. 709 , ГК РФ). Тогда при расчете налога на прибыль организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору как расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Но при этом со всей суммы вознаграждения придется заплатить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование ().

В этом случае НДФЛ нужно будет удержать с разницы между общей суммой вознаграждения и суммой расходов на поездку.

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру - представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация - денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

Компенсации за использование личного автотранспорта.
Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м 3 и 1 500 руб. - свыше 2 000 м 3 .

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале .

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования - заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 - отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) - компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Пример

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя - более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 - 1 500 руб. - начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 - 5 400 руб. (6 900 - 1 500) - компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 - 1 080 руб. (5 400 × 20%) - начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

(Комментарий к Письму Минфина России от 05.08.2015 N 03-04-06/45204 "О налогообложении НДФЛ сумм компенсации организацией расходов физических лиц, связанных с их участием в различных мероприятиях; о возможности учета заказчиком компенсации издержек, понесенных исполнителем при выполнении гражданско-правового договора")

Не столь уж редко экономические субъекты заключают с гражданами договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Напомним, что, к примеру, по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) какую-то работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 ГК РФ). В договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение (п. п. 1 и 2 ст. 709 ГК РФ).
По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить некие действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги в сроки и в порядке, которые приведены в заключенном договоре возмездного оказания услуг (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ).
К договору возмездного оказания услуг применяются общие положения о подряде (ст. ст. 702 - 729 ГК РФ) и положения о бытовом подряде (ст. ст. 730 - 739 ГК РФ) (ст. 783 ГК РФ).
Как видим, помимо выплаты физическому лицу вознаграждения договором подряда (договором возмездного оказания услуг) может быть предусмотрена еще и компенсация понесенных им издержек, связанных с возложенными на него функциями. Во многих случаях среди таковых издержек фигурируют стоимость проезда к месту выполнения работ (оказания услуг) и проживание исполнителя.

Пример. Одним из видов деятельности экономического субъекта является организация и проведение консультационных семинаров. Для проведения такого семинара в другом городе с иностранной гражданкой Мартиной Глагов заключен договор возмездного оказания услуг. Условиями договора предусмотрены вознаграждение 68 500 руб., компенсация стоимости проезда к месту проведения семинара и проживания во время семинара. Исполнителем представлены билеты на самолет в прямом и обратном направлении общей стоимостью 7800 руб. и квитанция об оплате услуг гостиницы за проживание во время проведения семинара 4800 руб.

Организация-заказчик обратилась в Минфин России с двумя вопросами в части компенсационной выплаты: является ли данная сумма доходом физического лица, облагаемым НДФЛ, и можно ли ее учесть при исчислении налога на прибыль?

НДФЛ

В комментируемом Письме от 05.08.2015 N 03-04-06/45204 Минфин России начал разъяснения с налога на доходы физических лиц. При этом чиновники были не столь уж и красноречивы. Для начала они процитировали положение п. 1 ст. 210 НК РФ. Согласно ему при исчислении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Не найдя в ст. 217 НК РФ (в которой приведен перечень доходов, не подлежащих налогообложению) такого вида дохода, чиновники заключили, что НК РФ не предусматривает отнесение сумм возмещения издержек по договору возмездного оказания услуг, заключенного организацией с физическим лицом, к доходам работников, не облагаемым НДФЛ.
По общему правилу оплата (возмещение) за граждан, участвующих в различных проводимых организацией мероприятиях, стоимости проезда к месту проведения и проживания в месте их проведения, на взгляд чиновников, является их доходом, подлежащим налогообложению.
После чего составители Письма сделали вывод: суммы возмещения издержек по договору возмездного оказания услуг, заключенному организацией с физическим лицом, включаются в налоговую базу по НДФЛ указанных физических лиц.

Продолжение примера. Уточним условие: с гражданкой Глагов, являющейся резидентом РФ, в текущем году ранее был заключен договор возмездного оказания услуг, размер облагаемого НДФЛ дохода налогоплательщика по нему составил 53 700 руб., в связи с чем у нее была удержана исчисленная сумма НДФЛ 6968 руб. (53 700 руб. x 13%). Организация последовала рекомендациям чиновников.
В Письме Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 было разъяснено, что в целях применения Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" под работником юридического лица понимается лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Следуя этому разъяснению, организация выдала под отчет гражданке Глагов 15 000 руб. для оплаты проезда и проживания. Представленный ею авансовый отчет был утвержден на сумму 13 600 руб.
В доход работника, учитываемый при исчислении НДФЛ, по окончании договора вошло вознаграждение 68 500 руб., а также стоимость билетов на самолет в оба конца 8800 руб. и оплата проживания при проведении семинара 4800 руб. Совокупность трат - 82 100 руб. (68 500 + 8800 + 4800) - с ранее начисленным доходом 53 700 руб. образует налоговую базу по НДФЛ, равную 135 800 руб. (82 100 + 53 700). Исчисленная сумма налога 17 654 руб. (134 800 руб. x 13%) при этом уменьшается на удержанную ранее величину НДФЛ (6968 руб.). Сумма подлежащего удержанию НДФЛ составила 10 686 руб. (17 524 - 6968), на руки же Глагов полагается 57 814 руб. (68 500 - 10 686).
Приведенные факты хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50
- 15 000 руб. - выданы под отчет денежные средства для оплаты проезда и проживания Глагов;
Дебет 20 Кредит 71
- 13 600 руб. - утвержден авансовый отчет;
Дебет 50 Кредит 71
- 1400 руб. (15 000 - 13 600) - возвращены неиспользованные денежные средства;
Дебет 20 Кредит 70
- 68 500 руб. - начислено вознаграждение по договору возмездного оказания услуг;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 10 686 руб. - удержана сумма НДФЛ из вознаграждения Глагов;
Дебет 70 Кредит 51
- 57 814 руб. - перечислена на карточный счет Глагов сумма вознаграждения по договору.

Приведенные в комментируемом Письме рекомендации совпадают с ранее занимаемой позицией Минфина России, изложенной в Письмах ведомства от 29.01.2014 N 03-04-06/3282, от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47692, от 05.11.2013 N 03-03-06/4/47090.
В последнем из указанных Писем чиновники добавили к вышеприведенным нормам в качестве аргументации своей позиции положения ст. 41 и пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.
Согласно первой норме доходом является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 НК РФ.
Вторая же норма к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относит:
- оплату (полностью или частично) за него налоговым агентом товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика;
- полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой.
При этом специалисты Минфина напомнили, что если расходы на проезд и проживание в целях оказания услуг по договору гражданско-правового характера были понесены самим налогоплательщиком, то такой налогоплательщик в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме таких расходов, подтвержденных документально.
То, что суммы оплаты организацией расходов иностранного преподавателя по проезду (от места жительства и обратно) и проживанию в Москве на время чтения лекций или участия в конференции признаются его доходом, полученным в натуральной форме, подлежащим обложению НДФЛ, подтверждено Минфином России и в Письме от 30.08.2012 N 03-04-06/9-263.
В указанном Письме минфиновцы обратили внимание еще на два момента.
При отсутствии возможности удержания у налогоплательщика исчисленной суммы налога налоговый агент в силу п. 5 ст. 226 НК РФ обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговой инспекции по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика. В этом случае исчисление, декларирование и уплату НДФЛ налогоплательщик осуществляет самостоятельно в порядке, предусмотренном ст. ст. 228 и 229 НК РФ.
Пунктом 9 ст. 226 НК РФ не допускается уплата налога за счет средств налоговых агентов. При заключении договоров и иных сделок запрещается включение в них налоговых оговорок, в соответствии с которыми выплачивающие доход налоговые агенты принимают на себя обязательства нести расходы, связанные с уплатой НДФЛ.
Отметим, что в конце нулевых годов минфиновцы в поддержку своей позиции приводили аргумент о непосредственной связи расходов по проезду и проживанию физических лиц при оказании организации услуг по договору гражданско-правового характера с получением ими дохода по такому договору (Письма Минфина России от 24.06.2009 N 03-04-06-01/145, от 19.11.2008 N 03-04-06-01/344). Следовательно, возмещение рассматриваемых расходов налоговым агентом осуществляется в интересах физического лица.
В Письме Минфина России от 29.04.2013 N 03-04-07/15155 утвердительная форма в части дохода в натуральной форме перешла в сослагательное наклонение. Суммы оплаты организацией расходов физических лиц по их проезду и проживанию при оказании услуг организации по гражданско-правовым договорам подлежат обложению НДФЛ, если такая оплата осуществляется в интересах этих физических лиц, в том числе если такая оплата является частью вознаграждения физического лица за выполненные работы (оказанные услуги).
В прочих случаях компенсация организацией расходов физических лиц не является их доходом и не подлежит налогообложению НДФЛ.
Как видим, Минфин России относит оплату налоговым агентом стоимости проезда подрядчика (исполнителя) к месту проведения работ (оказания услуг) и проживания при проведении работ (оказании услуг) к доходу, полученному в натуральной форме, который подлежит включению в облагаемую базу по НДФЛ.
ФНС России же склоняется к иной позиции. На упомянутое положение пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ фискалы смотрят с иного ракурса.
По их мнению, к полученным налогоплательщиком в натуральной форме доходам относятся оказанные в интересах физического лица услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Оплата же услуг физическому лицу, в том числе по проживанию в гостинице и проезду, в рассматриваемом случае производится в интересах направившего (пригласившего) налогового агента. Поэтому оплата таких услуг не приводит к образованию дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (Письма ФНС России от 03.09.2012 N ОА-4-13/14633, от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926).
Несмотря на приведенные рекомендации руководства службы, налоговики на местах, не находя в облагаемой базе по НДФЛ рассматриваемых сумм компенсаций, при их наличии признают величину базы заниженной, доначисляют налог, а также пени и штрафные санкции.
Арбитражные суды в большей степени придерживаются позиции налоговых агентов, которые не включают в облагаемый НДФЛ доход физического лица указанные компенсационные выплаты. Так, судьи ФАС Московского округа (Постановление от 26.03.2013 N А40-37553/12-20-186) поддержали позицию нижестоящих судов, которые сочли, что расходы на проезд и проживание гражданина, с которым был заключен договор гражданско-правового характера, являются затратами налогового агента, произведенными им в собственных интересах, и не являются доходом физического лица.
В силу положений ст. 211 НК РФ объект налогообложения НДФЛ возникает в случае получения физическим лицом дохода (в том числе в натуральной форме). Инспекцией же в рассматриваемом споре не установлен факт использования гражданином для личных нужд оплаченных обществом услуг. Поэтому судами сделан вывод об отсутствии оснований для удержания НДФЛ.
Судьи ФАС Дальневосточного округа (Постановление от 16.12.2008 N Ф03-5362/2008 (Определением ВАС РФ от 26.03.2009 N ВАС-3334/09 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)) оставили в силе решение суда первой инстанции. В этом судебном вердикте расходы по перелету и проживанию физического лица, с которым заключен гражданско-правовой договор подряда, признаны компенсацией издержек по указанному договору, а их сумма налоговой инспекцией необоснованно учтена при определении облагаемой базы по НДФЛ.
Аналогичной позиции придерживались и судьи ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 06.03.2007 N А56-10568/2005. Они указали, что, поскольку в договорах, заключаемых заказчиком с исполнителями, выплата вознаграждения за проведение концерта не включает возмещение расходов по проживанию в гостинице и расходов по проезду в город и обратно, приведенные расходы не являются вознаграждением, а направлены на компенсацию расходов, понесенных исполнителями в связи с исполнением ими заключенных договоров. Следовательно, указанные компенсационные выплаты не признаются объектом обложения НДФЛ.

Налог на прибыль

Разъясняя в комментируемом Письме возможность учета компенсации расходов на проезд и проживание физического лица, с которым заключен договор гражданско-правового характера, при исчислении налога на прибыль чиновники ограничились цитированием положений п. 1 ст. 252 НК РФ.
Согласно этой норме налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:
- документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
- документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
После чего последовал вывод о том, что компенсация издержек исполнителя договора, осуществленных им при выполнении гражданско-правового договора, не соответствует критериям, установленным ст. 252 НК РФ, и не учитывается в составе расходов заказчика при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Отметим, что в середине нулевых годов финансисты отмечали, что действующим трудовым законодательством и законодательством о налогах и сборах не предусмотрено возмещение расходов, компенсирующих затраты специалистам, оказывающим консультационные и информационные услуги согласно заключенным гражданским договорам.
Положения ТК РФ (ст. ст. 166 - 168) и НК РФ (ст. 255) позволяют российской организации возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры или коллективные соглашения (Письмо Минфина России от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844).

Окончание примера. Организация последовала рекомендациям финансистов и не включила в расходы при исчислении налога на прибыль компенсацию затрат по проезду и проживанию иностранного преподавателя при выполнении ею услуг по договору.
Непризнание стоимости проезда и проживания гражданки Глагов в налоговом учете образует в бухгалтерском учете постоянную разницу, это обязывает организацию начислить постоянное налоговое обязательство (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02, утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н). Образование ПНО отражается в учете следующей записью:
Дебет 99, субсчет "Постоянные налоговые обязательства (активы)", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль",
- 2720 руб. (13 600 руб. x 20%) - начислено постоянное налоговое обязательство.

Если в договоре расходы на проезд и проживание учитываются как вознаграждение, то эти суммы организация может учесть в составе расходов на оплату труда при наличии соответствующих подтверждающих первичных документов (п. 21 ст. 255 НК РФ).
В этом случае рассматриваемые расходы однозначно включаются в облагаемый НДФЛ доход физического лица.

Страховые взносы

Документально подтвержденные расходы физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера не подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды (пп. "ж" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").
Идентичная норма существует в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ "О страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).
Минтруд России в Письме от 26.02.2014 N 17-3/В-80 разъяснил, что компенсация издержек лица, выполнявшего работы по договору подряда, направлена на погашение расходов, произведенных подрядчиком и необходимых для непосредственного выполнения работ, предусмотренных договором. В связи с чем не подлежат обложению страховыми взносами только документально подтвержденные расходы исполнителя работ по договору подряда, понесенные в процессе выполнения работ, в частности расходы на проезд и проживание в месте выполнения работ. Сумма же самого вознаграждения за выполненную работу подлежит обложению страховыми взносами в ПФР и ФФОМС в общеустановленном порядке, в базу для начисления страховых взносов, подлежащих уплате в ФСС РФ, она не включается в силу п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона N 212-ФЗ.