Образцы виды документов регламентирующие деятельность мку. Нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность предприятия
Экономическая классификация отраслей
Возникновение отраслей и их отраслевая дифференциация – это постоянный процесс, обусловленный разделением общественного труда, которое проявляется в трех формах: общее, частное и единичное.
Общее разделение труда выражается в разделении общественного производства на производственную и непроизводственную сферы
Деление экономики любой страны на производственную и непроизводственную сферы имеет важное теоретическое и практическое значение для макроэкономического и микроэкономического управления национальной экономикой.
Производственная сфера (сфера материального производства) экономики создает материальные блага, товары и оказывает хозяйственные услуги производственного назначения, то есть для других предприятий.
В мировой практике сфера материального производства делится на три элемента:
Первичная – часть экономики, связанная с добычей сырья, растениеводством и животноводством;
Промышленная – часть экономики, связанная с производством промежуточного продукта (материалов, комплектующих, машин и оборудования);
Конечного продукта – часть экономики, где производятся предметы конечного потребления.
Непроизводственная сфера экономики оказывает услуги населению, то есть перераспределяет созданный в производстве национальный доход.
Частное разделение труда проявляется в обособлении отдельных отраслей и производств внутри промышленности, сельского хозяйства, транспорта и других отраслей материального производства.
Единичное разделение труда находит свое выражение в разделении и организации труда непосредственно на предприятиях.
Производство той или иной продукции становится самостоятельной отраслью при условии наличия ряда однородных предприятий, специально занятых изготовлением определенных видов продукции (выполняющих работы или услуги), которые имеют однородное потребительское или функциональное назначение.
Отраслевая структура экономики характеризуется составом отраслей, их количественным соотношением и взаимосвязями между ними.
Отраслевая структура страны формируется под воздействием многих факторов, важнейшими из которых являются:
Научно-технический прогресс;
Прогнозируемые темпы развития;
Формы организации производства;
Сырьевые ресурсы страны;
Международное разделение труда;
Общественно-исторические условия развития отрасли;
Уровень материального благосостояния трудящихся.
Прогрессивность отраслевой структуры национальной экономики характеризуется такими количественными соотношениями отдельных отраслей и производств, при которых обеспечивается наиболее эффективное использование достижений научно-технического прогресса, форм и методов организации производства, материальных и трудовых ресурсов.
В основу классификации отраслей положены следующие принципы:
Экономическое назначение производимой продукции;
Характер функционирования продукции в процессе производства;
Однородность применяемого сырья;
Общность технологических процессов и технологической базы производства;
Характер воздействия на предмет труда и другие.
Экономическое назначение производимой продукции является наиболее важным принципом классификации отраслей. В соответствии с этим принципом промышленность делится на отрасли, производящие средства производства (группа А) и отрасли, производящие предметы потребления (группа Б).
По целевому назначению производимой продукции, общности исходного сырья и родственности применяемых технологий в промышленности выделяется 16 комплексных отраслей, представляющих по существу крупные группы отраслей промышленности:
1.Электроэнергетика (7 отраслей);
2. Топливная промышленность (16 отраслей);
3. Черная металлургия (11 отраслей);
4. цветная металлургия (36 отраслей);
5. Химическая и нефтехимическая промышленность (32 отрасли);
6. Машиностроение и металлообработка (136 отраслей);
7. Лесная, деревообрабатывающая и целлюлозно-бумажная промышленность (19 отраслей);
8. Промышленность строительных материалов (32 отрасли);
9. Легкая промышленность (48 отраслей);
10. Пищевая промышленность (34 отрасли);
11. Полиграфическая промышленность;
12. Другие отрасли промышленности.
По характеру воздействия на предмет труда промышленность делится на добывающие отрасли, в которых осуществляется процесс добычи сырья и топлива из земных недр, лесов, водоемов и обрабатывающие отрасли, занимающиеся переработкой сырых материалов.
В настоящее время отрасли производственной сферы объединены в межотраслевые комплексы, которые представляют собой интегрированную систему отдельных отраслей, объединенных общей целью в удовлетворении потребностей народного хозяйства в определенном виде продукции.
1.Топливно-энергетический;
2. Металлургический;
3. Машиностроительный;
4. Химико-лесной;
5. Агропромышленный;
6. Социальный (производство товаров народного потребления и легкой промышленности);
7. Строительный.
По состоянию на 01.01.2001 г удельный вес продукции отдельных комплексов в общем объеме выпуска продукции промышленности составлял: топливно-энергетического – 25,4%, металлургического – 16,4%, машиностроительного- 16,4%, химико-лесного – 10,2%, перерабатывающих отраслей АПК (в части пищевой промышленности) – 11,1%, социального- 1,2%, строительного – 2,4%. /Пелих, с.49-83/.
Предпринимательство - инициативная, самостоятельная деятельность граждан, направленная на получение прибыли или личного дохода, которая осуществляется от своего имени, под свою ответственность (или от имени и под юридическую ответственность юридического лица).
Предпринимательство в экономической науке рассматривается в трех аспектах: как экономическая категория, как метод хозяйствования и как тип экономического мышления.
С экономической точки зрения для характеристики предпринимательства важное значение имеет определение объектов и субъектов предпринимательской деятельности.
Субъектами предпринимательства выступают физические лица, использующие для предпринимательской деятельности собственный или наемный труд или группа лиц, связанных договорами и экономическими интересами.
Объектом предпринимательской деятельности является эффективная комбинация факторов производства с целью получения максимальной прибыли.
Характерными чертами предпринимательства , как метода хозяйствования, являются:
1. Самостоятельность и независимость хозяйствующих субъектов. Самостоятельность предполагает отсутствие руководящего органа, который указывает, что и сколько производить, сколько тратить и кому продавать. В тоже время предприниматель зависит от состояния рынка продавцов, покупателей и товаров, динамики спроса на все виды продукции и услуг, уровня цен на ресурсы и готовую продукцию, системы товарно-денежных отношений;
2. Наличие совокупности свобод и прав по выбору деятельности, формированию производственной программы, выбору источников финансирования, доступа ко всем видам ресурсов, сбыту продукции, установлению цены и распоряжения прибылью после уплаты налогов в бюджет;
3. Ответственность за принимаемые решения в условиях риска, который связан с неопределенностью и непредсказуемостью внешней среды предприятия;
4. Ориентация на достижение коммерческого успеха, максимизации прибыли.
5. Личная экономическая заинтересованность;
6. Новаторство и творческий поиск.
Как тип экономического мышления предпринимательство характеризуется совокупностью оригинальных взглядов и подходов к принятию решений. В данном случае предпринимательство рассматривается как свойство натуры и склад ума.
В зависимости от функций, которые предприниматель принимает на себя, различают следующие виды предпринимательской деятельности.
1. Производственное предпринимательство традиционное или инновационное.
Инновационное (научно-техническое) предпринимательство связано с созданием, освоением и распространением инноваций (конечный продукт научно-технического прогресса в виде нового продукта или технологии).
Традиционное (производственное) предпринимательство связано с производством товаров и услуг.
Результатом производственного предпринимательства является продукт или услуга, которые требуют своей реализации через сбытовые подразделения или с помощью коммерческих организаций (прямой или косвенный сбыт).
2. Коммерческое предпринимательство - деятельность, основное содержание которой составляют торгово-обменные и товарно-денежные отношения (операции по купле-продаже, связанные со сменой собственности товара). К коммерческому предпринимательству относятся: торговля, торгово-закупочная деятельность, торгово-посредническая деятельность, (перепродажа, комиссионная торговля, консигнационные, брокерские и агентские соглашения), деятельность товарных бирж.
3. Финансовое предпринимательство – банковская, страховая деятельность, деятельность фондовых бирж, оказание лизинговых услуг.
4. Прочие виды предпринимательской деятельности: консультативное (консалтинговое), аудиторские услуги, инжиниринговые услуги и др.
Основными документами, регламентирующими предпринимательскую деятельность являются:
1. Конституция РФ от 12.12.93 (ред. от 25.07.2003.)
2. Гражданский кодекс РФ (часть 1) от 30.11.94 №51-ФЗ (ред.29.07.2004);
3. Гражданский кодекс РФ (часть 2) от 26.01.96 № 14-ФЗ (ред. от 23.12.2003);
4. Гражданский кодекс РФ (часть 3) от 26.11.2001 № 146 –ФЗ;
5. Налоговый кодекс РФ (часть 1) от 31.07.98 № 146-ФЗ (ред. от 22.07.2005 № 119-ФЗ);
6. Налоговый кодекс РФ (часть 2) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 22.07.2005 № 117-ФЗ);
7. Федеральный закон «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ» от 14.06.95 № 88-ФЗ (ред. от 21.03.2002);
8. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 28.08.2001 № 129-ФЗ (ред. от 23.12.2003);
9. Федеральный закон «о несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ;
10. Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 28.08.2001 № 128-ФЗ (ред. от 23.12.2003);
11. Трудовой кодекс РФ № - ФЗ от 21.12.2001
12. Иные нормативные акты
Конституция РФ – основной документ всего российского законодательства. Конституция закрепляет следующие основополагающие права и принципы предпринимательской деятельности: свободное распоряжение своим трудом, право частной собственности, равенство всех форм собственности, свобода экономической деятельности, единство экономического пространства, свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств, общегражданские права человека.
Гражданский кодекс (часть 1 ) определяет правовые аспекты взаимоотношений граждан, юридических лиц и других участников предпринимательской деятельности, организационно-правовые формы хозяйствования. (Приложение3)
Гражданский кодекс (часть 2) определяет правовые аспекты коммерческого и финансового предпринимательства, договорных и подрядных отношений. (Приложение)
Налоговый кодекс регламентирует общие правила определения доходов и расходов участников предпринимательской деятельности, виды, ставки налогов, налоговую базу, порядок начисления налогов и др. (Приложение4)
Трудовой кодекс определяет правовые аспекты регулирования трудовых отношений: организация труда и управление трудом, рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, гарантии и компенсации. (Приложение5)
Государственная регистрация – процедура легализации деятельности субъектов хозяйствования, при которой государственные органы проверяют соответствие самого юридического лица и его регистрационных документов требованиям действующего законодательства. Федеральными законами может устанавливаться специальный порядок регистрации отдельных видов юридических лиц.
Юридические лица действуют на основании учредительных документов: договора или устава в зависимости от организационно-правовой формы участника предпринимательской деятельности, либо договора и устава.
Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Учредительный договор - документ, в котором содержится следующая информация: наименование юридического лица; место его нахождения; порядок совместной деятельности по его созданию; размер долей участия каждого из учредителей; условия передачи имущества учредителей юридическому лицу; условия участия учредителей в деятельности юридического лица; условия и порядок распределения между участниками прибыли (убытков); условия управления деятельностью юридического лица; условия выхода учредителей (участников) из состава.
В уставе в обязательном порядке должны содержаться: сведения об организационно-правовой форме, наименование, место нахождения, размер уставного фонда, состав учредителей, вид и сфера деятельности, порядок распределения прибыли, порядок образования фондов, условия реорганизации и ликвидации.
На основе учредительного договора действуют хозяйственные товарищества.
На основе учредительного договора и устава действуют общества с ограниченной ответственностью и ассоциации.
На основе устава действуют акционерные общества, производственные кооперативы, унитарные предприятия, потребительские кооперативы, фонды.
Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.
Организационные документы предприятия
Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.
На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.
Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.
Устав
Устав - правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.
При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.
- наименование и вид предприятия;
- его почтовый адрес;
- цель и направление деятельности;
- порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
- прочие аспекты деятельности.
Положения
К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.
Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?
Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.
Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.
Штатное расписание и штатная численность
Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.
Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.
Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.
Какие еще внутренние документы организации существуют?
Должностные инструкции
Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.
Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.
Договоры
Договор - многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.
Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.
Служебные документы
Служебные документы - официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.
Акты
Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.
Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).
Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.
Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью. 
Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.
Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.
Протоколы
Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.
Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.
Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление - решение).
В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок. 
Докладные, служебные, объяснительные записки
Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях - вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.
Служебная записка - это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.
Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы - еще и руководителем организации.
Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации - пять лет.
Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.
Справки
Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.
Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.
Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.
Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.
Учет внутренних документов организации должен быть строгим.
Распорядительные документы организации
Различают следующие виды распорядительных документов:
- Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым - о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.
- Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам - пять лет.
Внутренние документы кредитной организации
Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).
К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.
Структура и штатная численность персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.
Приложение
|
Код и наименование структурного подразделения |
Код и наименование должности |
Количество штатных единиц |
Должностной оклад |
Надбавки |
Месячный фонд |
Примечания |
|
|
персональные | |||||||
Заместитель руководителя организации
или руководитель структурного
подразделения ______________________________Подпись____________________
Визы ______________________________
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).
Изменения в положение структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.
Квалификационная характеристика состоит из трех разделов.
В первом разделе «Должностные обязанности» приводятся сведения о месте и ранге должности в структуре организации, требованиях к квалификации лиц, которые могут ее замещать, а также перечень должностных обязанностей в порядке их важности.
Второй раздел квалификационной характеристики «Должен знать» содержит перечень требований к знанию особенностей основной деятельности и связанных с ней нормативных документов, методических материалов, правил техники безопасности и охраны труда.
В третьем разделе «Квалификационные требования» («Должен уметь») отражаются требования к уровню и профилю специальной подготовки работника, стажу, накопленному опыту, позволяющим выполнять возложенные на него обязанности.
Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией , которая составляется на основе Положения о структурном подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - положениями о них.
Должностная инструкция может быть индивидуальной (ориентированной на определенную должность и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой применительно к группе должностей одного уровня. Она часто служит базой для предыдущей и включает обычно следующие основные элементы:
Заголовок. Содержит полное наименование должности и подразделения, к которому она принадлежит, желательно в соответствии с Единой номенклатурой должностей и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.
При этом нужно различать полное и базовое наименование должности, которое может не отражать многих аспектов содержания работ. К базовому наименованию прибавляются сведения о режиме работы, ранге или статусе: заместитель, помощник, старший (ответственный исполнитель или руководитель самостоятельного участка работы), ведущий (может руководить отдельным направлением деятельности) и пр.
Общие положения . Включает перечисление основных задач сотрудника; нормативных документов, в соответствии с которыми он должен работать; подчиненность, требования к уровню квалификации в соответствии с квалификационными справочниками; порядок ^занятия и освобождения должности, замещения в момент отсутствия (вышестоящим, нижестоящим, коллегой); режим труда и отдыха; формы оплаты и дополнительного поощрения.
Должностные обязанности . Раздел содержит полный перечень выполняемых работ, степень детализации которого зависит от характера деятельности работника (для специалистов может быть более укрупненным по основным направлениям), и разрабатывается на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих с учетом особенностей организаций.
Формулировка должностных обязанностей (не более восьми) должна быть четкой, нацеленной на конечные результаты, с выделением действий, ведущих к ним, и предоставлением возможности выбора методов работы в соответствии с квалификацией.
Права (полномочия), предоставляемые данному лицу для самостоятельного выполнения работы. Раздел охватывает круг вопросов, по которым сотрудник вправе принимать самостоятельные решения, давать указания, подписывать или визировать документы, контролировать, представительствовать, получать необходимую информацию.
Ответственность. В разделе регламентируется персональная ответственность должностного лица за выполнение возложенных на него обязанностей и использование прав, приводятся сведения о субъектах и формах отчетности, критериях оценки результатов.
Основные взаимосвязи . В разделе фиксируются служебные связи с коллегами, работниками других подразделений и организаций, необходимая для выполнения должностных обязанностей информация.
Основные проблемы работы . Раздел содержит перечень проблем, с которыми может столкнуться должностное лицо в процессе выполнения своих обязанностей.
В ряде случаев в должностную инструкцию включается раздел «Участие в информационном обмене», содержащий указания о том, какая, от кого, когда, в какой форме должна поступать информация лицу, занимающему данную должность; каким образом она должна изучаться и обобщаться; в какой форме, кому, когда и как впоследствии предоставляться. Должностная инструкция и изменения в ней утверждаются приказом руководителя организации.
Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов:
Положении о службе ДОУ,
Должностных инструкциях работников этой службы,
Инструкции по делопроизводству,
Табеле форм документов,
Альбоме форм документов.
Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. ГСДОУ содержит Примерное положение о службе документационного обеспечения управления. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.
В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название, должностной состав, подчинение службы делопроизводства, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы, дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе (законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы своей и вышестоящей организации); если канцелярия имеет свою печать, дается ее описание, условия хранения и использования.
Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.
Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфических для данной организации.
- Раздел 4 "Права и ответственность" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.
Раздел 5 "Руководство" содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации (уровень образования, стаж практической работы), порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).
В разделе 6 "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.
Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.
Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых - регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.
При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться Квалификационным справочником.
Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.
Правила составления должностной инструкции установлены ГСДОУ.
Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов:
1. общие положения,
Основные задачи работника, например основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;
Порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
Профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
2. функции - определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций,
3. обязанности - указываются обязанности работника, связанные с его основными задачами и функциями,
4. права работника - определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей,
5. взаимоотношения (связи по должности) - указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее характер и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.,
6. ответственность работника - устанавливается дисциплинарная, административная, возможно материальная ответственность за неисполнение или ненадлежащее выполнение трудовых функций работника,
7. оценка работы - перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы, которое определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции, и своевременность ее выполнения.
Должностные инструкции на работников службы ДОУ разрабатывает руководитель службы, они согласовываются с юридической службой, утверждаются руководителем организации. Ознакомление работника с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Она состоит из слов "С инструкцией ознакомлен(а)", личной подписи работника, инициалов, фамилии и даты ознакомления.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Цель инструкции - отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех работников организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые, примерные инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.
Раздел 1 "Общие положения" устанавливает:
Сферу распространения инструкции (например, "инструкция распространяется на все документы организации", "инструкция распространяется на управленческие документы", "инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных" и др.);
Ответственность за ее несоблюдение;
Подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;
Нормативно-методическую базу.
Раздел 2 Правила составления и оформления документов , где определяются:
Виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
Общие правила подготовки и оформления документов;
Правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
Порядок изготовления и размножения документов;
Правила оформления и заверения копий и приложений;
Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
Порядок работы исполнителей с документами.
Раздел 3 "Документооборот" включает:
Порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
Правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
Основные инстанции движения документов;
Порядок подготовки и отправки исходящих документов;
Порядок учета объема документооборота.
В разделе 4 "Регистрация документов" устанавливаются:
Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
Формы и методы регистрации;
Правила индексации документов.
Раздел 5 "Организация справочной работы" включает:
Принципы построения информационно-справочной работы в организации;
Описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
Порядок систематизации и классификации справочной информации;
Технологию информационно-поисковой работы.
В разделе 6 "Контроль за исполнением документов" устанавливаются:
Порядок их постановки на контроль;
Технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
Обязанности исполнителей;
Типовые сроки исполнения;
Порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
Порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел 7 "Оперативное хранение документов" устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:
Правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;
Правила формирования в дела отдельных категорий документов;
Порядок разработки и использования номенклатуры дел;
Порядок систематизации и индексации дел.
В раздел 8 "Подготовка документов к сдаче в архив" включают:
Порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
Правила подготовки дел к хранению;
Требования к описанию и оформлению дел;
Порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. д.).
К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.
В соответствии с ГСДОУ в состав функций, возложенных на службу ДОУ, включена разработка и ведение табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов, применяемых в организации. Табель представляет собой перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры. Табель содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов подготовки. В табеле нормативно закрепляются как состав применяющихся в организации документов, так и процедуры их подготовки.
Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования, например:
Вид и код формы документа;
Наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа;
Наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку;
В условиях современного мира каждый человек в какой-то мере подчиняется разнообразным нормам и законам. Их совокупность, в свою очередь, именуется как нормативные документы. Это официальные акты, соответствующие определенной установленной форме. Как говорилось ранее, нормативные документы - это правовые акты, которые издаются и принимаются в рамках компетенции определенного уполномоченного должностного лица (а также государственных и муниципальных органов, профсоюзов, акционерных обществ и товариществ) или при собрании референдумов при полном и точном следовании порядкам и процедурам, установленным действующим законодательством. Последние традиционно содержат все необходимые общеобязательные правила поведения, которые рассчитаны на многократное использование и неограниченный круг лиц. Тем не менее, важно помнить, что каждое явление, действие или предмет может иметь достаточное количество трактовок. Так произошло и в рассматриваемом случае. Следует отметить, что более официальная формулировка гласит, что, с точки зрения права, нормативные документы - это деловые бумаги, которые обладают определенными существенными признаками, однозначно характеризующими их. Наиболее основные из них рассмотрим подробнее. Признаки Нормативно-правовые документы характеризуются по следующим критериям: правотворческое направление; бумажная форма; наличие реквизитов; компетенционные рамки; соответствие конституции и прочим актам, обладающим большей юридической силой; обязательное ознакомление населения и организаций. К ним относятся: издания какого-либо уполномоченного органа (местного самоуправления или государственной власти); обязательное наличие правовых норм, направленных на систематизацию всех уровней общественных отношений. Кроме того, принятие нового документа может ограничивать либо вовсе аннулировать действие старой нормативной документации. Характерные особенности Нормативно-правовые акты, наряду с перечисленными ранее признаками обладают также и некоторыми присущими только им чертами. Рассмотрим некоторые из них. Для начала следует отметить, что законодательные и нормативные документы должны носить государственный характер. Ведь именно правительство страны обладает правом наделять отдельных должностных лиц и органы в совокупности правами как на подготовку, так и на принятие актов. Этим обусловлена также и последующая реализация утвержденных документов. Именно государственный характер отличает рассматриваемые деловые бумаги от каких-либо иных нормативных актов. Вторая особенность гласит, что нормативно-регламентирующие документы должны утверждаться только уполномоченными органами или должностными лицами. При этом важно учитывать, что каждый из субъектов правотворческой деятельности ограничен рамками своей компетенции. Третья характерная черта сообщает, что для принятия того или иного документа необходимо точное исполнение определенных процедур. Особенно тщательно вышеописанное правило должно соблюдаться при утверждении новых законодательных актов. Помимо этого, предъявляется множество различных требований не только к оформлению, но и содержанию. Следующая особенность заключается во временных, субъективных и пространственных границах действий и полномочий. Основные нормативные документы должны нести в себе некоторые юридические правила. Как уже говорилось ранее, именно эта особенность позволяет говорить об общеобязательном характере. Классификация В связи со всеми положениями, описанными ранее, современные государственные органы, наделенные правотворческой функцией, отличают нормативные акты от интерпретационных и индивидуальных. Необходимо пояснить, что первые используются для разъяснений и толкований норм или прав. В свою очередь, вторые представляют собой акты применения прав. Как правило, они используются на негосударственных предприятиях, а также для отдельных органов и должностных лиц. Нормативные документы организации (негосударственной) носят разовый характер применения и адресованы конкретным лицам.Таким образом, становится понятным, что правовые акты - это собирательное понятие. Оно может включать в себя различные предписания. Следовательно, нормативно-правовые документы можно классифицировать по следующим основным критериям. Первый критерий - сфера действия Различаются акты внешнего и внутреннего восприятия. Необходимо отметить, что первые оказывают влияние на все субъекты, которым они адресованы. Например, это могут быть определенные лица и организации вне зависимости от сферы их трудовой деятельности. Второй критерий - юридическая сила.Подобный критерий определяет наличие таких разновидностей, как законы и подзаконные акты. Первые наделены наивысшей юридической силой, а к числу вторых, в свою очередь, относятся все остальные нормативные документы. Это разделение подразумевает также тот факт, что подзаконные акты не только не противоречат первой категории, но и берут оттуда свое начало. Третий критерий - характер субъекта Разделение на категории происходит по органам или же отдельным лицам, ответственным за издание и утверждение нормативно-правовой документации. Как известно, акты могут быть приняты референдумом, должностными лицами, органами управления или государственной власти, а также президентом страны. Кроме того, необходимо выделять документы, которые утверждаются при содействии только одного органа, и те, которые требуют участия нескольких структур. Последний тип правовых актов используется в тех случаях, когда рассматриваются вопросы общего ведения или же касающиеся совместной деятельности.
Требования нормативных документов: Из вышеизложенного материала следует, что любой акт нуждается в строгом соблюдении правил, начиная от момента создания и вплоть до аннулирования в связи с введением нового указа. Тем не менее, существует также ряд требований, которые предъявляются к самим нормативно-правовым документам. Далее будут рассмотрены наиболее основные условия. Первое - объективное применение Качество правовых актов играет важнейшую роль при наделении их регулирующей силой.
Нормативные акты должны быть применимыми в современном мире и служить отражением объективной реальности. Несмотря на то что данное требование носит достаточно общий характер и используется для всех правовых документов, однако именно при создании и утверждении новых указов оно становится наиболее востребованным. Второе - строгая структура Принимаемые документы не должны представлять собой хаотичный перечень нормативных положений. Обязательно наличие вводной части, иначе называемой преамбулой. Там традиционно излагаются задачи и цели, выставляется характеристика общественно-политической обстановки, которая наблюдается на момент принятия. Начало основного тела статьи может содержать в себе перечень и расшифровку используемых терминов. Далее по тексту перечисляются следующие пункты: субъекты возникающих правовых отношений (например, финансовые органы и налогоплательщики); описание их обязанностей и прав (уплата налогов, проверка точности их совершения); возможные льготы и мероприятия по поощрению (уменьшение процента налога); возможные санкции (к примеру, за уклонение от выплат). Третье - просто и понятно Государственным органам или же должностным лицам, занимающимся составлением и утверждением нормативных документов, необходимо помнить один несложный факт: уровень образования у людей разный. Тем не менее, одни и те же правовые акты применяются ко всем. Следовательно, они должны быть составлены в максимально понятной форме и быть рассчитанными на людей среднего интеллектуального уровня, порой ниже среднего. Изложение сути того или иного нормативного документа необходимо излагать простым языком, однако придерживаться строго стиля и, конечно же, соответствовать правилам формальной этики.Нормативно-правовые акты - одно из наиболее эффективных средств внесения изменений в общественный жизненный уклад. Конечно же, это достигается только при условии умелого и разумного составления. Нормативно-правовые акты РФ
В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения управления (СДОУ), которая будет отвечать за составление и оформление документов. СДОУ организации для составления и оформления документов,пользуется инструкцией по делопроизводству. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам организации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.
В инструкции приведены такие разделы как:
- - общие положения;
- - порядок составления и оформления служебных документов;
- - порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- - контроль исполнения документов;
- - порядок работы с исходящими документами;
- - порядок работы с внутренними документами;
- - составление номенклатуры дел;
- - правила формирования дел;
- - порядок обеспечения сохранности документов;
- - порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.