Документоведение как наука и учебная дисциплина. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
Существуют разные определения понятия «документоведение», однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие «документ». И это закономерно, поскольку «документоведение» термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности явлений не менее сложных и многоплановых.
Можно сказать, что документоведение это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. «Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности» Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003. С. 32.
Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.
Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.
Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.
Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.
Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.
Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение.
Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.
Теория документа (документология) ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов.
История раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.
В разделе документной деятельности изучается история и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и использование), т.е. документа, функционирующего в целостном коммуникативном цикле «автор документной информации потребитель ее».
Особенное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.
Особенное документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т. д.).
Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т. д.
Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение.
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Ульяновский государственный университет
Факультет культуры и искусства
И.А. Кутейников
Документоведение
Конспект лекций для подготовки к экзаменам
Для студентов факультета культуры и искусства
Направление бакалавриата 034700 «Документоведение и архивоведение»
Профиль «Документоведение и ДОУ»
Ульяновск
Тема 1. Документоведение как наука
1. Предмет и объект документоведения
3. История документоведения
1. С древних времен люди стали понимать, что составление документов, их движение, хранение подчиняется определенным закономерностям и правилам.
Например, создание документа проходит по следующему регламенту:
Сбор необходимой информации для составления документа;
Составление и оформление документа;
Согласование его с заинтересованными лицами;
Подписание документа;
Введение документа в документооборот.
В работе с документами также прослеживаются определенные закономерности , например:
Важные документы должны быть зарегистрированы;
Исполнение срочных и важных документов должно контролироваться;
При хранении документов должен быть определенный порядок, позволяющий быстро найти необходимый документ;
Через определенное время часть документов должна передаваться на архивное хранение, другая часть - уничтожаться.
Правила документирования и работы с документами, вначале негласные, разрозненные становились традициями, а затем обязательными, закрепленными в нормативных актах. Так постепенно складывалась теория документоведения.
Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
Закономерности образования документов;
Способы их создания;
Становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Предметом изучения курса документоведения являются :
Документы;
Способы документирования.
Объектами изучения документоведения являются :
Функции, свойства и структура документов;
Закономерности создания документов;
Способы документирования;
Создание систем документации;
Принципы организации документооборота;
Пути совершенствования документационных процессов в обществе.
Документоведение связано с теорией информации, лингвистикой, историей, правом, архивоведением, информатикой и другими науками.
Актуальной задачей документоведения является теоретическое обоснование и определение направлений совершенствования современных документационных процессов.
2. Документирование - неотъемлемая черта современного этапа развития цивилизации. Документы и документная информация лежат в основе большинства управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивая юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Знание документоведения и владение делопроизводством стало важным для большинства офисных работников. Обучение студентов по направлению бакалавриата «Документоведение и архивоведение» профиля «Документоведение и документационное обеспечение управления» необходимо для подготовки :
Менеджеров различного уровня;
Специалистов в сфере финансов и бухгалтерского учета;
Юристов;
Специалистов по работе с персоналом;
Специалистов других областей, работающих с документами.
Главная задача курса заключается в том, чтобы изучить :
Теоретические основы документоведения;
Современные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
В результате изучения дисциплины "Документоведение и документационное обеспечение управления" специалист должен знать :
Способы документирования;
Свойства и функции документа;
Структуру и формуляр современного документа;
Основной состав документов предприятия;
Законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;
Системы документации;
Правила составления и оформления документов;
Организацию работы с документами;
Правила систематизации документов предприятия;
Правила составления номенклатуры дел;
Правила проведения экспертизы ценности документов;
Особенности работы с конфиденциальными документами;
Состав, структуру и функции службы документационного обеспечения управления;
Системы электронного документооборота;
Основы создания архива организации.
При этом специалист должен уметь :
Разрабатывать основные бланки и шаблоны документов предприятия;
Составлять документы по различным управленческим ситуациям;
Строить рациональную схему делопроизводства предприятия;
Организовывать контроль за сроками исполнения документов;
Самостоятельно проводить систематизацию документов и формирование дел;
Составлять номенклатуру дел организации;
Определять сроки хранения документов;
Работать с конфиденциальными документами;
Готовить дела к передаче на архивное хранение.
3. Документоведение в России возникло в XVI-XV1I веках. Появились первые устойчивые формы документов. Связано это было :
С развитием торговых отношений;
С развитием правовых отношений;
С развитием международных связей.
В начале XVIII века рост документов привел :
К созданию унифицированных форм документов;
К составлению правил документирования;
К закреплению правил составления документов законодательными актами государства.
В XVIH-XIX веках устанавливаются :
Правовые основы документирования;
Основы классификации документов (деление их на внутренние и внешние).
В первой половине XX века :
Создаются унифицированные системы документации;
Вводятся понятия - научная, историческая и правовая ценность документов.
В 1943 г. преподавателем Московского государственного историко-архивного института профессором КГ. Митяевым вводится термин «документоведение» и разрабатывается самостоятельный научный курс.
К концу 1950-х - началу 1960-х гг. в связи с научно-технической революцией в стране :
Увеличиваются объемы информации;
Резко возрастает количество документов;
Возникает необходимость в научных исследованиях в области документоведения;
Возникает необходимость в подготовке специалистов в этой области.
Все это послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. В 1960-х гг .:
Разрабатывается и внедряется Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);
Создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (1966 г.);
Появляются первые специальные научные работы, посвященные объекту документоведения и его задачам.
В 1990-е гг. вводится термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспечение управления". Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных технологий в работу с документами. Конец XX века - начало XXI века характеризуется :
Использованием наряду с традиционными документами электронных документов;
Разработкой концепций электронного делопроизводства и документооборота.
Понимание объекта и предмета документоведения зависит от того, как трактуется документоведение, как определяется его структура.
Н.Н. Кушнаренко в своем учебнике разделяет документоведение на общее и особенное. Объектом общего документоведения она считает "комплексное изучение документа как системного объекта". Предмет документоведения определяется как "создание научного знания о документе...". Структура общего документоведения при этом включает: теорию документа, историю документа, историю и теорию документно-коммуникационной деятельности. К теории документа добавляется синонимичное название - "документология". Вместе с тем сам учебник, который отражает содержание общего документоведения, имеет такие разделы: "Теоретические основы документоведения", "Характеристика отдельных видов и типов документов", "Документы на новейших носителях информации". Следовательно, реально общее документоведение здесь состоит из теоретических основ и характеристики основных видов и типов документов.
Кроме общего документоведения, Н.Н. Кушнаренко выделяет особенное документоведение и делит его на специальное и частное. К специальному документоведению здесь отнесены дисциплины, изучающие "особенности документов, являющихся объектами библиотечного,
архивного, музейного дела", но в перечне этих дисциплин (библиотековедение, библиогра-фоведение, архивоведение, музееведение, информациеведение) названы не конкретные дисциплины, изучающие "особенности документов", а отрасли знаний, которые, по самоопределению, имеют значительно более широкие объекты изучения.
Кроме того, к дисциплинам специального документоведения Н.Н. Кушнаренко отнесла такие, где предметом является "изучение специфики разных процессов документно-коммуникационной деятельности": документное фондоведение, каталогове-дение, учение о хранении документов, делопроизводство и т. п. Не ставя вопроса о том, насколько обосновано выделение именно этих дисциплин, отметим, что соответствующие разделы или специальные научные дисциплины существуют в пределах перечисленных выше библиотековедения, библиографоведения, архивоведения, музееведения. Непонятно, как они могут выделяться не внутри, а рядом с такими дисциплинами.
Предметом частного документоведения, по Н.Н. Кушнаренко, являются "отдельные виды и разновидности документа", среди которых названы: "книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. п.". Соответственно, частное документоведение формируется в "частнонаучные доку-ментоведческие дисциплины": книговедение, патентоведение, картоведение и т. п. Таким образом, книговедение, по Н.Н. Кушнаренко, входит в состав документоведения как "особенное", "частное" документоведение. Однако в большинстве перечисленных дисциплин предметом изучения являются не только особенности соответствующего вида документа. В частности, книговедение - это комплексная наука, или комплекс научных дисциплин, к которому принадлежат отдельные научные дисциплины, изучающие процессы создания и функционирования книги в обществе. Она не может быть "частной" в сравнении с библиотековедением, библиографоведением и другими дисциплинами.
Перечисленные несоответствия уже были замечены другими авторами (С.Г. Кулешовым, М.С. Слободяником) и подвергнуты аргументированной критике 1 . Их можно было бы и не вспоминать или считать лишь фактом историографии рассматриваемого вопроса, если бы вышеприведенная позиция не была изложена в учебнике, который до настоящего времени активно используется как студентами, так и преподавателями доку-ментоведения, следовательно, его содержание является актуальным и сегодня.
Развитие взглядов автора учебника - Н.Н. Кушнаренко - относительно рассматриваемого вопроса можно проследить за последующими ее публикациями. В них наука "документоведение" разделяется уже не на три, а на четыре части. Первая - документология. Это - теория и методология документоведения 2 или только методология документоведения 3 . Вторая часть - общее документоведение - здесь охватывает "историю формирования документной коммуникации, а также методику и организацию работы с документом" или "историю, типологию, классификацию документа, технологические основы жизненного цикла документа".
На третьем месте находится частное документоведение, в состав которого входят научные дисциплины, "изучающие отдельные важнейшие процессы работы с документом", а именно: "теорию и технологию составления документов, их редактирование, тиражирование, распространение, защиту, обработку, учет, кумулирование, хранение, использование". Среди соответствующих дисциплин названы: документная лингвостилистика, теория и практика редактирования, делопроизводство, организация и технология издательской деятельности, библиополистика, документная статистика, интеллектуальное право, защита информации в автоматизированных системах, аналитико-синтетическая обработка документов, документные ресурсы, документные информационно-поисковые
системы, теория и технология хранения документов, реставрация и консервирование документов, электронный документооборот, полнотекстовые базы данных. Сделана попытка дифференцировать перечисленные дисциплины в соответствии с процессами, которые в них изучаются, что делает данный перечень в известной мере систематизированным. Но принадлежность всех названных дисциплин именно к документове-дению, хотя бы и частному, еще не доказана. Некоторые из перечисленных дисциплин, как известно, относятся к филологии, книговедению, библиотековедению, информатике. Очевидно, что в данном случае происходит уточнение ответа на вопрос: какие же именно части названных отраслей знания можно считать документоведческими. То есть уже не все книговедение, библиотековедение, архивоведение провозглашаются документоведческими дисциплинами.
Четвертую часть предложенной Н.Н. Кушнаренко новой структуры документоведения составили дисциплины "специального документоведения" , выделяемые как по видам документов - картографическое, патентное документоведение, так и по "сферам практической деятельности" - архивное, административное, банковское, библиографическое, библиотечное, музейное, информационное. Отметим, что среди первых уже нет книговедения и киноведения, а среди вторых названы не отрасли знания в целом (архивоведение, библиотековедение и т. п.), а лишь соответствующее "документоведение". Однако не понятно, как соотносятся эти дисциплины "специального документоведения" с перечисленными выше дисциплинами "частного документоведения". На наш взгляд, они не могут быть отдельными, другими, чем названные выше дисциплины "частного документоведения". Скорее всего, "специальное документоведение", выделяемое по сферам практической деятельности, существует в виде соответствующих дисциплин охарактеризованного выше "частного документоведения", о чем и нужно было бы сказать.
Некоторая особенность изложенной в этих статьях структуры документоведения заключается в том, что здесь речь шла не сугубо о науке, а о цикле учебных документоведческих дисциплин, выделяемых в процессе подготовки специалистов по специальности "Документоведение и информационная деятельность". Как известно, структура науки и структура цикла учебных дисциплин - разные понятия. В некоторых случаях они могут совпадать, но может быть и так, что одна учебная дисциплина охватывает все аспекты науки или, напротив, весь цикл дисциплин для определенной специальности не охватывает науку в целом. Может быть и такой вариант, когда учебные дисциплины выделяются не в соответствии со структурой науки (по основным ее частям), а посвящаются разным по значению и предмету изучения объектам, процессам, операциям и т. п.
В настоящее время Н.Н. Кушнаренко считает единственно правильным предложение Ю.Н. Столярова закрепить за наукой о документе в широком значении название "документо-логия" и оставить название "документоведение" за наукой об управленческой документации, что повлечет за собой пересмотр представлений о структуре, объекте и предмете обеих наук 1 .
Структуру документоведения и его связи с другими науками по-иному представил С.Г. Кулешов 2 . Соответственно его взглядам, документоведение делится на общее (синонимом которого у С.Г. Кулешова является документология) и специальное, дифференцируемое по видам документов и типам документации. Предмет общего документоведения определяется как "формирование научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, закономерностей создания и функционирования документов в обществе". Содержание общего документоведения С.Г. Кулешов определяет достаточно четко: "документология - это и есть общее документоведение, разрабатывающее вопросы теории документа, изучающее закономерности генезиса и эволюции
документа, общие для всех наук проблемы функционирования документов, практики их создания и работы с ними" 1 .
Структуру общего документоведения (или документоло-гии) С.Г. Кулешов определяет таким образом: "...оно состоит не из научных дисциплин, а из таких разделов, как "Концепции документа", "Функции документа" "Типология документа" "Основные этапы развития документа" "Общие проблемы создания, хранения и функционирования документа" и т. п.". Здесь определены действительно общие проблемы, касающиеся любых документов.
Специальное документоведение, согласно концепции С.Г. Кулешова, состоит из достаточно четко ограниченного круга дисциплин, объектами исследования которых являются определенные виды документов и типы документации: управленческое документоведение, картографическое документоведение, кинофотофонодокументоведение, научно-техническое документоведение, электронное документоведение. Наиболее развитым, " единственным на сегодня конституированным направлением специального документоведения" С.Г. Кулешов признает управленческое документоведение, "сформировавшееся из недр теории и практики делопроизводства" и до нашего времени называющее себя просто "документоведением", без указания на вид исследуемой документации.
Относительно других отраслей знаний, специализирующихся на исследованиях документов, отличающихся по признакам содержания, внешней формы, номиналов, жанров и т. п., то их объединение в пределах документоведения, по мнению С.Г. Кулешова, "вряд ли возможно". Подчеркивается, что "книговедение входит в науки документально-коммуникационного цикла, но никоим образом не может быть направлением специального документоведения" 2 .
В учебно-методическом пособии Нонны Борисовны Зиновьевой 1 документоведение характеризуется как фундаментальная и в тоже время
прикладная научная дисциплина. Фундаментальные исследования в документоведении направлены на изучение сущности документирования, эволюции формы и содержания документа, его функций в социуме, социокультурных, этнонациональных, исторических особенностей документирования, проблем восприятия документа, совершенствования семиотических и семантических средств его выражения. Прикладные исследования документоведения, по Н.Б. Зиновьевой, касаются вопросов классификации документов, их индексирования, реферирования, создания поискового образа документа, организации документооборота, отбора документов, их сохранения, поиска и т. п.
Свою концепцию структуры документоведения предложил М.С. Слободяник. По его мнению, документоведение - это "комплекс научных дисциплин, ориентированных на всестороннее изучение документа в широком контексте, а также разнообразных образований документов, формирующих документную инфраструктуру общества" 2 . В составе документоведения М.С. Слободяник выделил прежде всего документологию - "интегрирующую научную дисциплину, имеющую ощутимый метанаучный характер" "как для документоведческих дисциплин, так и для родственных и смежных наук, которые также изучают документ как одну из составляющих их собственного объекта (библиотековедения, библиографоведения и т. п.)".
По мнению М.С. Слободяника, "предметом документологии являются закономерности функционирования документов и образований документов как каналов социальных коммуникаций, ориентированных на удовлетворение потребностей общества и пользователей в текущей и ретроспективной документной информации" 3 . В статье М.С. Слободяника 2003 г. документология характеризуется как научная дисциплина, состоящая из двух частей: 1) теории документоведения, документа и документной инфраструктуры общества; 2) истории документоведения и документа. В
статье 2005 г. документоло-гия разделяется на иные две составляющие - общую докумен-тологию и отраслевые документоведения. В пределах общей документологии "осуществляется комплексное исследование документологии, документа и документной инфраструктуры общества", "предметом отраслевого документоведения являются закономерности функционирования документов и их образований как каналов социальных коммуникаций, ориентированных на удовлетворение профессиональных потребностей общества и пользователей в текущей и ретроспективной отраслевой документной информации" 1 .
Другие документоведческие дисциплины М.С. Слободяник называет специальными. К ним относятся: теория документальных коммуникаций, теория документных потоков, документное фондоведение, электронное документоведение, управленческое документоведение, теория и история делопроизводства. Как видим, одна часть этих дисциплин сформирована в соответствии с проблемами, которые изучаются; вторая часть - по видам документов. М.С. Слободяник считает, что "важным признаком, по которому может формироваться самостоятельная документоведческая научная дисциплина, является функциональная ориентация на удовлетворение специфических потребностей общества и особенности обособленных групп документов, нуждающихся в индивидуализированном исследовании".
Кроме главного признака для выделения той или иной доку-ментоведческой дисциплины М.С. Слободяник считает существенными такие качества, как "высокий уровень их автономности, возможность выхода из комплекса и включения в другую систему наук", возможность "формировать собственный предмет и устанавливать связи с науками, которые не входят в структуру документоведения". Однако эти свойства дисциплин не могут быть основанием для их объединения в комплекс дисциплин, а лишь основанием определения их самостоятельности. Другое дело - "наличие общих теоретико-методических принципов, истоков и
истории развития", что и предопределяет нахождение разных дисциплин в едином комплексе.
Нельзя не согласиться с замечаниями С.Г. Кулешова относительно не определенной самостоятельности как научных дисциплин теории документальных коммуникаций и теории документных потоков; искусственности объединения в "документное фондоведение" учений о фондах библиотек, архивов, делопроизводственных служб и т. п. 1 Не вызывают замечаний лишь электронное документоведение и управленческое документоведение, хотя первое лишь начинает формироваться. Следовательно, состав комплекса документоведческих дисциплин еще нуждается в уточнении.
Некоторые уточнения относительно содержания документологии даны в последующих публикациях Н.Н. Кушнарен-ко 2 и М.С. Слободяника 3 . Н.Н. Кушнаренко характеризует до-кументологию как фундаментальную научную и учебную дисциплину, существенно отличающуюся от традиционного (очевидно, управленческого) документоведения. М.С. Слободяник считает ее "интегрированной научной дисциплиной, имеющей ощутимый метанаучный характер"; отмечает "обогащение объекта науки за счет документной инфраструктуры общества", что позволяет изучать "особенности документной деятельности в разных социальных сферах и институциях".
Но остается не определенным соотношение документологии с документоведением. В частности, М.С. Слободяник пишет: "Важным результатом развития документологии будет трансформация документоведения в целостную интегрированную науку, имеющую ярко выраженный метанаучный характер и широкую сферу практического применения". Заменит ли до-кументология современное документоведение или останется в его составе - не понятно.
Как вывод рассмотрения существующих на данное время концепций относительно структуры документоведения можно утверждать, что в каждой
из них есть "рациональное зерно". Концепция Н.Н. Кушнаренко привлекает тем, что трактует документоведение как широкую отрасль знания, в которой исследуется все, что касается документа. Такой подход логично продолжает взгляды Поля Отле, основателя науки под названием "документация" (или "документология"). Концепция С.Г. Кулешова отличается четкостью относительно содержания и границ как общего, так и специального документоведения. Концепция М.С. Слободяника привлекает внимание к особым связям документоведения с наукой об информации как более фундаментальной. Вместе с тем в каждой из приведенных концепций есть слабые места, которые вызывают замечания. Синтез имеющихся знаний пока еще не состоялся.
Во всех перечисленных характеристиках документоведения в целом или его структурных частей наблюдаем то или иное определение объекта и предмета данной науки. Желательно было бы объединить и скоординировать эти определения, но это - задача будущего развития нашей науки. Отметим лишь, что объектом науки мы считаем те или иные явления объективной действительности, на изучение которых направлены научные исследования, а предметом - те стороны данного объекта, которые определяются целью исследований. Содержание той или иной научной дисциплины отражает как ее объект, так и предмет.
Определение объекта и предмета документоведения формулируется, вероятно, всеми преподавателями данной дисциплины в высших учебных заведениях. Зависит оно от направленности дисциплины (общее или специальное документоведение), от теоретических взглядов преподавателей, от состояния разработанности данной проблемы.
Евгений Александрович Плешкевич считает, что "объектом познания в документоведении выступает социальная оперативная информация" 1 . Учитывая, что в теоретических воззрениях этого автора оперативная информация связывается с понятием "оперативного документа", можно
предположить, что объект документоведения ограничивается узкой трактовкой документа. Однако последующее изложение материала дисциплины показывает, что автор характеризует не только "оперативные" документы, но и архивные, и опубликованные. Предмет документоведения, по мнению Е.А. Плешкевича, имеет много аспектов: структурный, практический, исторический, нормативно-правовой, управленческий, информационный и "иные аспекты социальной оперативной информации, ее документированных форм".
Николай Семенович Ларьков четко указывает: "Объектом документоведения являются как отдельные документы, так и вся совокупность документов в обществе, то есть все виды, разновидности, жанры и формы документов, а также все системы и подсистемы документации, простые и сложные комплексы документов" 2 . Предмет документоведения, по его мнению, состоит из двух частей: теоретической и прикладной, согласно которым документоведение делится на теоретическое и прикладное.
На наш взгляд, объект документоведения - это документ как явление информационно-коммуникационной сферы деятельности общества. Это означает, что документоведение должно изучать не только непосредственно сам документ как единство информационной, материальной и знаковой его составляющих, но и все составляющие документальной информационной коммуникации (не только систему "документ - потребитель информации (или пользователь информационной системы)", но и, например, систему "коммуникант - документ", то есть проблемы создания документа, и деятельность коммуникационных посредников в системе "коммуникант - документ - реципиент" и др.). Предметом документоведения является определение видов, структуры и свойств документа, а также закономерностей его создания и функционирования в обществе.
Структуру документоведения можно определить как пересечение двух направлений ее дифференциации: аспектного и объектного. Аспектами являются: теория документа, история документа, организация документационной деятельности, методика (или технология) документационной деятельности. До-кументационнную деятельность здесь понимаем как создание и использование документа.
Объектное направление дифференциации структуры документоведения предусматривает выделение таких подразделов:
Документ в целом, как явление информационно-коммуникационной сферы деятельности общества.
Отдельные виды документа и системы документации.
Отдельные процессы и операции документационной деятельности.
Первому объектному подразделу соответствует общее доку-ментоведение, второму и третьему - специальное документо-ведение. Предмет каждого подраздела можно увидеть в определении его цели.
Структура учебной дисциплины "Документоведение" будет зависеть от специальности, для которой она излагается. В ней обязательно должны присутствовать как общая, так и специальные части. Количество специальных частей и их общий объем будут зависеть от профессиональной направленности и структуры учебного плана (в том числе от наличия других до-кументоведческих дисциплин).
Остается дискуссионным вопрос о том, как трактовать понятие "документология". Приравнивается ли оно к общему доку-ментоведению, или только к теории документа, или, напротив, объединяет весь комплекс наук, которые изучают документ во всех его связях? Наш ответ на этот вопрос дадим в следующем параграфе.
Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности образования документов, систем документации, документирования в различных сферах деятельности человека.
Документ - это базовое понятие дисциплины.
Документ – фиксирует, закрепляет общественные отношения.
Элемент внутренней организации в управленческой деятельности, предмет и результат труда – документ.
В обществе постоянно создается и находится в обращении огромное количество документов, в начале идет работа по созданию документа, затем его использование для решения различных вопросов, благодаря этому определяется жизнь всего общества, по мере решения своих задач документы теряют свою оперативную значимость и переходят в ретроспективную среду, сохраняя культурную ценность.
Также кроме этого существует прогностическая среда существования документов, так как документы можно проектировать и планировать их количественный и качественный состав.
(В принципе, то что там написано «СВЕРХУ» не очень важно, просто для справки)
Уже в древнем мире люди начали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Первоначально это понятие находило понимание в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций в работе с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.
Объект документоведения - отдельные документы и вся совокупность документов в обществе, т.е. все виды, жанры, формы, разновидности.
Все системы и подсистемы документации;
Простые и сложные комплексы документов;
Структура предмета документоведения состоит из двух частей – теоретической и прикладной.
Теоретическое документоведение – изучение документа, как социального феномена, выявление закономерностей его происхождения и функционирования, исследование его функций, свойств, структуры, особенностей документной коммуникации.
Прикладное документоведение – изучает основные типы и виды документов и документной деятельности для их оптимального использования в практических целях.
Объект и предмет документоведения в совокупности предопределили его разделение на две основных тесно связанных между собой составляющих – общее и специальное документоведение. Общее документоведение исследует все создаваемые и функционирующие в обществе документы, независимо от их принадлежности к той или иной конкретной документной системе, комплексу, виду и т.д.
Специальное документоведение изучает отдельные, особые информационно-документационные системы, состав и функционирование которых обусловлены теми или иными функциями либо признаками документа (например, управленческие документы, вторичные документы, тиражированные документы, архивные документы и т.д.). Кроме того, специальное документоведение занимается исследованием отдельных этапов документно-коммуникационной деятельности (создание, поиск, хранение документированной информации и т.д.), а также отдельных видов документов, закономерностей их функционирования в социальной коммуникации (чертежи, патенты, книги, карты, кинодокументы и т.д.).
Обе составляющие документоведения взаимосвязаны: теория строится на конкретных примерах.
Общим для специального и общего документоведения является исторический метод познания.
Основные вопросы документоведения :
Закономерности образования документов;
Способы создания документов;
Функции, свойства и признаки документов;
Структура и формуляр документа;
Классификация документа;
Закономерность складывания и функционирования систем документации, их анализ;
Особенности документной коммуникации;
Пути совершенствования документационных процессов в обществе.
Основные задачи этой научной дисциплины :
Теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;
Выявление закономерностей и тенденций функционирования документа;
Формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение общества качественной документированной информацией;
Развитие и совершенствование информационной культуры человека.
Документоведение для решения своих задач использует как общенаучные, так и специальные методы, а именно:
Исторический
Системный
Функционального анализа общенаучные
Моделирования
Информационный
Унификации и стандартизации документов
Формулярного анализа
Однократности в документировании и делопроизв операциях специальные
Экспертизы ценности документов
Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой . Так как, объектом документоведения является документ в историческом развитии. Появление тех или иных документов, систем документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.
Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.
По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением . Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.
Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение - со стороны информационной ценности документа как исторического источника с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной ценности, как носитель информации, функционирующий прежде всего в современной социальной среде.
Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.
Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением . Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте. В то же время между документоведением и книговедением существуют и различия, которые заключаются прежде всего в том, что книга - объект книговедения - предназначена для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда как документ уникален.
Документоведение взаимосвязано с правоведением , прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др.
Связь документоведения с экономическими науками . Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.
Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом , поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи В.С.Мингалёвым даже сформулирован "наиболее общий закон документоведения", суть которого заключается в "соответствии содержания документации функциям управления". В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.
Документ и его место в системе управления.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документированная информация»:
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Таким образом, документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Анализ определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:
1) «документ» - материальный объект,
2) «документ» - носитель информации,
3) «документ» - документированная информация.
Управление – главная функция, посредством которой организуется и упорядочивается деятельность современного предприятия. В свою очередь неотъемлемой частью управленческой деятельности является документационное обеспечение управления (ДОУ).
Цель ДОУ состоит в упорядочении документооборота, совершенствовании работы аппарата управления и создании на этой основе условий для наиболее эффективного функционирования предприятия в целом.
В основе ДОУ лежит документирование управленческой деятельности, основанное на фиксации необходимой для реализации управленческих действий информации. Как правило, такая информация фиксируется и оформляется в виде управленческих документов, совокупность которых образует документацию предприятия.
Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-методическую делопроизводства составляют:
Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
Государственные стандарты на документы;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Унифицированные системы документации;
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов;
Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.
Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой. Так как объектом документоведения является документ в историческом развитии. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.
С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.
По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.
Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации.
Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы документов. Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации.
Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.
Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация.
В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.