Организация документооборота в управлении пенсионного фонда российской федерации в г. орле и орловской области

размер шрифта

Участника документооборота, принимающего документы;

Типы документов, которые должны быть переданы в рамках этой транзакции;

Набор подписей, которые должны стоять под передаваемыми документами.

Описание конкретных типов документооборотов и соответствующих транзакций приведены ниже.

Для осуществления автоматизированного взаимодействия органа ПФР с Абонентом по обмену документами в рамках СЭД ПФР предусмотрены следующие типы документооборота:

N п/п	Наименование документооборота	Типы транзакции	Количество транзакций	Примечание
1	СведенияПФР	"сведения" "подтверждениеПолучения" "протокол" "протоколКвитанция"	4	Основной документооборот по обмену электронными документами Абонентов СЭД с органами ПФР
2	УточнениеПлатежей	"запрос" "запросКвитанция" "ответ" "ответКвитанция"	4	документооборот по проверке правильности и полноты уплаты Абонентом СЭД страховых взносов в орган Пенсионного фонда
3	Декларация	"декларация" "декларацияКвитанция"	2	Документооборот согласованного представления Декларации Абонентом СЭД с подписью органа ФНС
4	Письмо	"письмо" "письмоКвитанция"	2	документооборот неформализованной переписки Абонента СЭД и органа ПФР
5	ОшибкаОбработки Пакета	"уведомлениеОбОшибке"	1	специальный документооборот уведомления со стороны программного обеспечения ПФР системы электронного документооборота о невозможности обработки входящего пакета
6	Регистрация Сертификатов	"Регистрация" "регистрацияКвитанция"	2	специальный документооборот по регистрации сертификатов участников СЭД ПФР
7	ЗапросыФССП	"запрос" "подтверждениеПолучения" "ответ" "протоколКвитанция"	4	Документооборот по обмену информацией с ФССП

ПачкаИС - пачка документов с индивидуальными сведениями в согласованном ПФР формате;

ОписаниеСведений - описание передаваемых сведений в фиксированном формате;

ПодтверждениеПолучения - уведомление о доставке сведений в орган ПФР в фиксированном формате;

Протокол - протокол входного контроля в фиксированном формате, содержит информацию о том, приняты отправленные сведения или нет;

ПротоколПриложение - приложение к протоколу, соответствует содержимому файлов, созданных проверочными программами на стороне органа ПФР (например, CheckPSN, CheckXML, ProvDoc и др.). Данные протоколы вкладываются совместно с протокол в пакет документов, направляемых Абоненту СЭД в качестве результата проведенной проверки документов.

Документооборот СведенияПФР по представлению в орган ПФР индивидуальных сведений Абонента СЭД проходит следующим образом:

Абонент СЭД отправляет в орган ПФР пачки с индивидуальными сведениями (осуществляется транзакция сведения).

ПО ПФР по результатам приема сведений отправляет Абоненту СЭД подтверждение получения сведений (осуществляется транзакция подтверждениеПолучения).

ПО ПФР по результатам проверки сведений отправляет протокол проверки сведений, а также приложения к нему (осуществляется транзакция протокол).

Абонент СЭД отправляет в орган ПФР квитанцию о получении протокола (осуществляется транзакция протоколКвитанция).

5.1.2. Описание транзакции "сведения"

Передаваемые документы:

ОписаниеПачек - перечисление передаваемых пачек.

Каждая пачка (документ типа пачкаИС или пачкаАДВ) описывается в дочернем узле пачка узла описаниеПачек.

Узел пачка имеет следующие обязательные атрибуты:

ИдентификаторДокумента - идентификатор документа в пакете, содержащем данную пачку;

ИмяФайла - имя файла пачки по формату.

5.1.3. Описание транзакции "подтверждениеПолучения"

5.1.4. Описание транзакции "протокол"

Отправитель ОрганПФР, получатель АбонентСЭД.

Передаваемые документы:

Тип документа	Содержимое	Количество документов данного типа в пакете	Подписанты
протокол	есть	один	представительПФР
протоколПриложение	есть	любое	представительПФР
пачкаИС	нет		представительПФР
пачкаАДВ	нет	то же, что и в транзакции сведения, если протокол положительный, и ни одного в противном случае	представительПФР
описаниеСведений	нет	то же, что и в транзакции сведения, если протокол положительный, и ни одного в противном случае	представительПФР

Корневой узел документа протокол имеет имя протокол и содержит следующие обязательные дочерние узлы:

ДатаВремяОтправки - дата и время отправки протокола ПФР;

ЯвляетсяПоложительным - значение true или false в зависимости от того, является ли протокол положительным или нет;

ПодтверждениеПолучения - содержимое документа подтверждениеПолучения, отправленного ранее.

Документ протоколПриложение - Приложение к документу "протокол", содержащее текстовую информацию об обнаруженных ошибках и сроках их устранения или информацию о положительном результате приема пакета документов;

5.1.5. Описание транзакции "протоколКвитанция"

Отправитель АбонентСЭД, получатель ОрганПФР.

Передаваемые документы:

5.2.3. Описание транзакции "запросКвитанция"

Отправитель ОрганПФР, получатель АбонентСЭД.

Передаваемые документы:

5.2.4. Описание транзакции "ответ"

Отправитель ОрганПФР, получатель АбонентСЭД.

Передаваемые документы:

СписокПриложений - перечисление приложений к ответу.

5.2.5. Описание транзакции "ответКвитанция"

Отправитель АбонентСЭД, получатель ОрганПФР.

Передаваемые документы:

ОписаниеДекларации - описание передаваемой декларации в фиксированном формате;

Документ определенного типа, передаваемый в ходе документооборота, может иметь строго определенный тип содержимого:

Абонент СЭД отправляет в орган ПФР декларацию с собственной подписью и подписью представителя органа ФНС (осуществляется транзакция декларация).

ПО ПФР по результатам приема декларации отправляет Абоненту СЭД квитанцию об ее получении (осуществляется транзакция декларацияКвитанция).

5.3.2. Описание транзакции "декларация"

Отправитель АбонентСЭД, получатель ОрганПФР.

РегистрационныйНомерОрганизации - регистрационный номер организации, отправившей запрос;

ИмяФайла - исходное имя файла с декларацией.

5.3.3. Описание транзакции "декларацияКвитанция"

Отправитель ОрганПФР, получатель АбонентСЭД.

Передаваемые документы:

ОписаниеПисьма - описание передаваемого письма в фиксированном формате;

ТранспортнаяИнформация - транспортная информация о передаваемом письме в фиксированном формате;

ПодтверждениеПолучения - документ, полностью аналогичный документу подтверждениеПолучения документооборота УточнениеПлатежейПФР.

Документ определенного типа, передаваемый в ходе документооборота, может иметь строго определенный тип содержимого:

Отправитель (Абонент СЭД или орган ПФР) отправляет письмо с собственной подписью получателю (орган ПФР или Абоненту СЭД соответственно; осуществляется транзакция письмо).

Получатель по результатам приема письма отправляет квитанцию об его получении отправителю (осуществляется транзакция письмоКвитанция).

5.4.2. Описание транзакции "письмо"

Отправитель АбонентСЭД или ОрганПФР, получатель ОрганПФР или АбонентСЭД.

Тема - тема письма;

СписокПриложений - перечисление приложений к письму.

В узле списокПриложений каждому приложению к отправляемому ответу соответствует дочерний узел приложение, в котором во внутреннем узле имяФайла указывается исходное имя файла с этим приложением, а во внутреннем узле идентификаторДокумента указывается идентификатор этого документа из пакета.

Также корневой узел описаниеПисьма имеет необязательный дочерний узел ответНаПисьмо, значением которого является идентификатор документооборота, в ответ на который отправлено данное письмо.

Документ транспортнаяИнформация представляет собой xml-документ, соответствующий схеме, приведенной в Приложении 1. Пример такого документа приведен в Приложении 2.

Корневой узел документа транспортнаяИнформация имеет имя транспортнаяИнформация и содержит следующие обязательные дочерние узлы:

ДатаВремяОтправки - дата и время отправки письма;

СертификатПолучателя - сертификат получателя письма в виде своего содержимого, сериализованного с использованием base64-кодирования.

Документ транспортнаяИнформация передается в открытом (незашифрованном) виде.

5.4.3. Описание транзакции "письмоКвитанция"

Отправитель ОрганПФР или АбонентСЭД, получатель АбонентСЭД или ОрганПФР.

Передаваемые документы:

Содержимым документа описаниеОшибочногоПакета является описание пакета (файл packageDescription.xml), при обработке которого произошла ошибка.

Содержимое документов описаниеОшибки и описаниеОшибочногоПакета не шифруется и не подписывается.

5.6. Описание документооборота по регистрации сертификатов участников документооборота

Специальный документооборот по регистрации сертификатов участников документооборота РегистрацияСертификатов. Данный документооборот призван обеспечить автоматическое обновление сертификатов участника документооборота у других участников.

Данный документооборот подразумевает следующие сценарии использования:

Провайдер уведомляет ОрганПФР о начале использования нового сертификата АбонентаСЭД;

Провайдер уведомляет ОрганПФР о начале использования нового сертификата представителя Провайдера;

ОрганПФР уведомляет Провайдера о начале использования нового сертификата представителя ОрганаПФР.

В ходе этого документооборота происходит обмен следующими типами документов:

РегистрационнаяИнформация - документ фиксированного формата, содержащий информацию о выданных сертификатах участников документооборота;

ПодтверждениеПолучения - документ, полностью аналогичный документу подтверждениеПолучения документооборота УточнениеПлатежейПФР.

Документ определенного типа, передаваемый в ходе документооборота, может иметь строго определенный тип содержимого:

Каждый субъект, для которого был выпущен новый сертификат, описывается в дочернем узле субъект узла списокСубъектов.

Узел субъект имеет обязательные атрибуты идентификаторСубъекта и типСубъекта, в которых указываются идентификатор и тип субъекта соответственно, определенные в п. "Типы участников документооборота".

В обязательных дочерних узлах списокСертификатов узла субъект перечисляются сертификаты, которыми обладает соответствующий представитель описываемого субъекта. Узел списокСертификатов имеет обязательный атрибут типПодписанта, в котором указывается тип подписанта, в качестве которого выступает данный представитель субъекта.

Сертификат представителя субъекта указывается в дочернем узле сертификат узла списокСертификатов в виде своего содержимого, сериализованного с использованием base64-кодирования. Узел сертификат может иметь атрибут активный со значением "true" или "false", указывающий (в случае значения "true") на то, что именно этот сертификат следует использовать для шифрования. Отсутствие атрибута активный трактуется как значение "false".

При обновлении информации о сертификатах участников документооборота програмное обеспечение соответствующих сторон ориентируется на регистрационную информацию с самой поздней меткой времени формирования документа с регистрационной информацией.

5.6.3. Описание транзакции "регистрацияКвитанция"

Отправитель ОрганПФР/Провайдер, получатель Провайдер/ОрганПФР.

В ходе этого документооборота происходит обмен следующими типами документов, структура и формат которых описаны в документе "Технология обработки запросов ГУ-ФССП отделом ОПУ и ХД ГУ-ОПФР":

Запрос - документ установленного формата с запросом информации по застрахованному лицу в орган ПФР;

ОписаниеЗапроса - описание передаваемого запроса в фиксированном формате;

Ответ - ответ на запрос информации по платежам в орган ПФР, в котором указано: удалось предоставить запрашиваемую информацию или нет;

ОтветПриложение - приложение к документу ответ, в котором содержится информация по застрахованному лицу, на которого производился запрос в орган ПФР (если ответ положительный) либо описание причины, по которой не удалось предоставить запрашиваемую информацию (если ответ отрицательный);

ПодтверждениеПолучения - документ, который отправляется при получении документа, требующего подтверждения получения, и содержит дату и время получения этого документа.

Документ определенного типа, передаваемый в ходе документооборота, может иметь строго определенный тип содержимого:

5.7.2. Описание транзакции "запрос"

Отправитель АбонентСЭД, получатель ОрганПФР.

Передаваемые документы:

Корневой узел документа описаниеЗапроса имеет имя описаниеЗапроса и содержит следующие обязательные дочерние узлы:

ДатаВремяОтправки - дата и время отправки запроса;

РегистрационныйНомерОрганизации - регистрационный номер организации, отправившей запрос;

ИмяФайла - исходное имя файла с запросом.

5.7.3. Описание транзакции "подтверждениеПолучения"

Отправитель ОрганПФР, получатель АбонентСЭД.

Передаваемые документы:

ЗапросОбработанУспешно - значение true или false в зависимости от того, успешно ли обработан запрос или нет;

Приложение - элемент, в котором во внутреннем узле имяФайла указывается исходное имя файла с этим приложением, а во внутреннем узле идентификаторДокумента указывается идентификатор этого документа из пакета.

5.7.5. Описание транзакции "протоколКвитанция"

Отправитель АбонентСЭД, получатель ОрганПФР.

Передаваемые документы.

Действует Редакция от 19.03.2010

Наименование документ	РАСПОРЯЖЕНИЕ Правления ПФ РФ от 11.10.2007 N 190р (ред. от 19.03.2010) "О ВНЕДРЕНИИ ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЦЕЛЯХ РЕАЛИЗАЦИИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПЕНСИОННОМ СТРАХОВАНИИ " (вместе с "РЕГЛАМЕНТОМ ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ", "РЕГЛАМЕНТОМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ЗАЩИЩЕННОМ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ")
Вид документа	регламент, распоряжение, соглашение
Принявший орган	пф рф
Номер документа	190Р
Дата принятия	11.10.2007
Дата редакции	19.03.2010
Дата регистрации в Минюсте	01.01.1970
Статус	действует
Публикация	В данном виде документ опубликован не был
Навигатор	Примечания

РАСПОРЯЖЕНИЕ Правления ПФ РФ от 11.10.2007 N 190р (ред. от 19.03.2010) "О ВНЕДРЕНИИ ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЦЕЛЯХ РЕАЛИЗАЦИИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПЕНСИОННОМ СТРАХОВАНИИ " (вместе с "РЕГЛАМЕНТОМ ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ", "РЕГЛАМЕНТОМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ЗАЩИЩЕННОМ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ")

ТЕХНОЛОГИЯ ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в ред. Распоряжений Правления ПФ РФ от 10.06.2009 N 116р , от 19.03.2010 N 75р)

1. ВВЕДЕНИЕ

Технология обмена электронными документами в системе защищенного электронного документооборота ПФР (далее - СЭД ПФР) по телекоммуникационным каналам связи (далее - Технология) предназначена для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота между Абонентами СЭД ПФР и органом ПФР и осуществляется в соответствии со схемой (Приложение 1).

Правовой основой для разработки данного документа являются Федеральные законы от 01.04.1996 N 27-ФЗ от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

от 19.03.2010 N 75р)

Технология обмена электронными документами в СЭД ПФР описывает порядок подключения Абонентов и их взаимодействия с органами ПФР, порядок обеспечения защиты информации и поддержания в актуальном состоянии ключевой документации, описывает компоненты СЭД ПФР и их взаимосвязь.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Система электронного документооборота ПФР (далее - СЭД ПФР) - совокупность программных и технических средств, а также организационных мер, обеспечивающих функционирование процесса документооборота между сторонними организациями и органами ПФР.

Абонент СЭД - юридическое (физическое) лицо - участник СЭД ПФР.

Удостоверяющий центр (далее - УЦ) - организационно-технический комплекс, осуществляющий выполнение целевых функций Удостоверяющего центра в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Деятельность УЦ в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи основывается на установленных доверительных отношениях между УЦ ПФР и УЦ Абонента СЭД согласно Регламенту работы УЦ ПФР.

Центр Регистрации (далее - ЦР) - элемент территориально распределенной структуры сети УЦ. Выполняет функции регистрации пользователей, формирования различных запросов в УЦ, выдачи сертификатов открытых ключей ЭЦП для пользователей.

Средства криптографической защиты информации (СКЗИ) - программно-аппаратные средства, осуществляющие криптографическое преобразование информации для обеспечения ее безопасности.

Средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Закрытый ключ ЭЦП - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания электронной цифровой подписи в электронных документах с использованием средств электронной цифровой подписи.

Открытый ключ ЭЦП - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю системы электронного документооборота путем включения в сертификат ключа подписи и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

Сертификат ключа подписи (далее - сертификат) - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Электронный документооборот (ЭДО) - порядок обмена электронными документами по утвержденному протоколу.

Квитанция - документ, подписанный ЭЦП участника СЭД ПФР. Квитанция свидетельствует о том, что информация доставлена (не доставлена) до получателя.

Коммуникационная составляющая - транспортный модуль, обеспечивающий обмен электронными документами между органом ПФР и абонентами СЭД.

Транспортный сервер - комплекс технических и программных средств, обеспечивающих доставку электронного документа в СЭД ПФР.

Страхователь (плательщик страховых взносов) - юридическое или физическое лицо, которое в соответствии с Федеральными законами от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" и от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" представляет в органы ПФР сведения (отчетность) о застрахованных лицах, о начисленных и уплаченных (перечисленных) страховых взносах.

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 19.03.2010 N 75р)

АРМ Абонента СЭД - комплекс программно-технических модулей, обеспечивающих формирование файлов, установленного ПФР формата, проверку правильности сведений проверочной программой ПФР, выполнение криптографических функций, отправку в орган ПФР и получение из органа ПФР электронных документов.

АРМ специалиста ПФР - комплекс программных и технических модулей, обеспечивающих выполнение криптографических функций, проверку состава и структуры передаваемых данных, проверку ЭЦП и добазовый контроль сведений о застрахованных лицах перед внесением информации на их лицевые счета, формирование необходимых протоколов и квитанций и их отправка страхователям.

Протокол контроля сведений о застрахованных лицах - электронный документ, содержащий информацию о результатах проверки сведений о застрахованных лицах программными модулями, установленными в органе ПФР, подписанный ЭЦП органа ПФР и ЭЦП страхователя. Протокол, содержащий сообщение об отсутствии ошибок в переданных сведениях, является подтверждением факта представления сведений в территориальный орган ПФР.

ПО ViPNet [Клиент] - программное обеспечение, которое обеспечивает защиту компьютера от сетевых атак и установление криптографически защищенных соединений (туннелей) при взаимодействии с другими узлами защищенной сети, а также возможность гарантированной доставки подписанных ЭЦП документов (файлов) по назначению с автоматическим подтверждением доставки и прочтения документов.

ПО ViPNet [КриптоСервис] - средство реализации функций ЭЦП.

ПО КриптоПРО CSP - средство реализации функций ЭЦП и шифрования.

ПО Верба OW версии 6.0 и выше - средство реализации функций ЭЦП и шифрования.

3. КОМПОНЕНТЫ СЭД ПФР

Система защищенного электронного документооборота органов ПФР с Абонентами СЭД по телекоммуникационным каналам связи включает следующие основные компоненты:

АРМ Абонента СЭД;

АРМ специалиста органа ПФР;

Удостоверяющие центры с установленными доверительными отношениями;

Удостоверяющий центр ПФР;

Коммуникационная составляющая.

Программно-технические компоненты на стороне органа ПФР и на стороне Абонента предназначены для формирования электронных документов их подписания ЭЦП и шифрования перед осуществлением транспортировки от отправителя к получателю. Функции транспортного сервера Абонентов выполняет сервер организации, оказывающей им услуги Удостоверяющего центра, либо другой организации.

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 10.06.2009 N 116р)

Для технологий, использующих сервисы системы ViPNet, на транспортном сервере Удостоверяющего центра или организации устанавливается ПО ViPNet[Клиент] (Деловая почта) и ПО VipNet[Координатор].

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 10.06.2009 N 116р)

Назначение VipNet[Координатор] на транспортном сервере Удостоверяющего центра или организации - обеспечение функций межсетевого экрана и VPN соединения. Назначение ПО VipNet[Клиент] на транспортном сервере Удостоверяющего центра или организации и в территориальном органе ПФР - обеспечение обмена файлами при помощи "Деловой почты" (компонент ПО VipNet[Клиент]).

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 10.06.2009 N 116р)

VipNet[Клиент] в территориальном органе ПФР может быть установлен на том же рабочем месте, на котором установлен АРМ специалиста органа ПФР, либо на другом рабочем месте. Важно, чтобы рабочее место, на котором установлен АРМ специалиста органа ПФР, и рабочее место, на котором установлен VipNet[Клиент] могли обмениваться файлами - например, с использованием общего сетевого ресурса (сетевого диска).

Вместо технологии VipNet для транспортировки электронных документов допустимо применять другие программы, разрешенные к использованию в ПФР.

В рамках Системы исходящая информация шифруется либо на рабочем месте Абонента, либо на рабочем месте специалиста органа ПФР. Через транспортные серверы информация проходит только в зашифрованном виде.

4. УЧАСТНИКИ СЭД ПФР

Участниками Системы защищенного электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи являются:

- "Абоненты СЭД" - страхователи (плательщики страховых взносов), представляющие документы в органы ПФР самостоятельно или через законного (уполномоченного) представителя страхователя (плательщика страховых взносов), а также органы ЗАГС, трансферагентские центры, органы ФНС, органы ФССП и другие;

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 19.03.2010 N 75р)

Территориальные органы ПФР;

Удостоверяющие центры, оказывающие Абонентам услуги по поставке и сопровождению СКЗИ и поддержке транспортного сервера и имеющие доверительные отношения с УЦ ПФР или организацией.

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 10.06.2009 N 116р)

Удостоверяющий центр ПФР.

Отношения между участниками информационного обмена регулируются: Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, федеральными законами, указанными в п. 1, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, постановлениями и распоряжениями Правления ПФР.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАЩИЩЕННОГО ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СЭД ПФР

Электронный документооборот между участниками системы осуществляется в несколько неделимых этапов передачи информации между субъектами. Электронные документы, передаваемые между Участниками СЭД ПФР в обязательном порядке подписываются и шифруются на автоматизированных рабочих местах Абонентов СЭД. Перемещение документов от одного участника СЭД ПФР к другому через транспортные сервера осуществляется только в зашифрованном виде. В рамках каждого этапа передачи информации формируется один транспортный пакет, представляющий из себя один архивированный файл. Транспортный пакет содержит информацию, позволяющую провести контроль его целостности. То есть в случае повреждения пакета при пересылке пакет не будет обработан принимающем субъектом, а будет сгенерировано сообщение об ошибке. Все документы в транспортном пакете передаются в зашифрованном виде, а служебный файл и файл-описатель - в открытом виде с ЭЦП. Требования к процедуре обмена электронными документами определяются "Протоколом обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФР".

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 19.03.2010 N 75р)

Передача почтовых сообщений и файлов между Абонентами и органом ПФР может осуществляться с применением любых программных продуктов, принятых к использованию в ПФР.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ УЧАСТНИКОВ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА

Участие УЦ в электронном документообороте ПФР предполагает установление доверительных отношений между УЦ ПФР и УЦ Абонента, согласно Регламенту работы УЦ ПФР.

Формирование электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями к структуре и форматам текстовых файлов, утвержденных Правлением ПФР и зарегистрированных в Минюсте РФ, или в формате, согласованном с Пенсионным фондом РФ.

При представлении сведений о застрахованных лицах в электронном виде с ЭЦП страхователями, в соответствии с данным Порядком, обязанность представлять сведения в орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена. Хранение сведений в электронном виде Абонентами и органами ПФР обеспечивается в установленном порядке.

Обмен документами в электронном виде возможен при наличии у Абонента необходимых аппаратных средств, а также соответствующего программного обеспечения, в том числе для формирования электронной цифровой подписи.

При информационном обмене в рамках СЭД ПФР осуществляется обязательное использование сертифицированных средств ЭЦП и шифрования, совместимых со средствами органов ПФР, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Использование, учет, распространение и техническое обслуживание средств СКЗИ осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

Использование Абонентами средств ЭЦП и средств шифрования в рамках СЭД ПФР, при предоставлении их Удостоверяющими центрами, не требует получения специальной лицензии.

Вопросы обеспечения безопасности информации в рамках СЭД ПФР регулируются "Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи".

7. ПОРЯДОК ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА

Абонент СЭД ПФР осуществляет обмен документами в электронном виде с ЭЦП по каналам связи, используя для этого программное обеспечение Абонента. При представлении Абонентами-страхователями индивидуальных сведений о застрахованных лицах Абонент соблюдает следующий порядок:

Формирует файлы со сведениями о застрахованных лицах и иными необходимыми сведениями для отправки в орган ПФР.

Проверяет правильность подготовки отчета проверочной программой Пенсионного фонда РФ.

Обеспечивает достоверность передаваемых документов.

После подготовки сведений о застрахованных лицах в требуемом формате подписывает их ЭЦП и в зашифрованном виде отправляет в орган ПФР, при этом отправленные сведения считаются представленными своевременно, если дата их доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

Факт доставки (представления) документов подтверждается соответствующей квитанцией о доставке, сформированной в соответствии с "Протоколом обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации", факт приема документов органом ПФР - соответствующим протоколом контроля, подтверждающего правильность формы представления документа (формата) и подлинность ЭЦП на документе.

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 19.03.2010 N 75р)

В течение 2 рабочих дней с момента отправки документа Абонент получает квитанцию о его доставке в орган ПФР и сохраняет ее.

В течение 4 рабочих дней с момента отправки сведений получает в зашифрованном виде протокол контроля сведений о застрахованных лицах, подписанный ЭЦП органа ПФР.

Отправляет в орган ПФР квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную ЭЦП, что является подтверждением получения протокола. Протокол контроля, подписанный ЭЦП органа ПФР и ЭЦП страхователя, сохраняется в архиве.

Если в протоколе содержится информация о том, что сведения о застрахованных лицах не прошли контроль, то страхователь устраняет указанные в протоколе ошибки и повторяет всю процедуру представления сведений.

Если страхователь не получил от органа ПФР в установленное время квитанцию о доставке сведений или протокол контроля сведений, он заявляет органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия квитанции и при необходимости повторяет процедуру представления сведений.

В случае возникновения технических сбоев на стороне органа ПФР Абонент через свою организацию получит сообщение об ошибке.

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 10.06.2009 N 116р)

Специалисты территориального органа ПФР соблюдают следующий порядок:

Организации ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) обеспечивают доставку электронных документов на рабочее место специалиста территориального органа ПФР с использованием коммуникационной составляющей.

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 10.06.2009 N 116р)

В течение 24 часов с момента поступления сведений на рабочее место специалиста территориального органа ПФР выполняются следующие действия:

Проверяется подлинность ЭЦП Абонента;

Отправляется квитанция о доставке сведений.

В течение трех рабочих дней с момента поступления сведений на рабочее место специалиста территориального органа ПФР выполняются следующие действия:

Сведения проверяются программами ПФР, результатом работы которых являются соответствующие протоколы контроля;

Протоколы контроля заверяются ЭЦП органа ПФР;

Протоколы контроля сведений о застрахованных лицах отправляются в адрес страхователя подписанными ЭЦП и в зашифрованном виде.

Сведения о застрахованных лицах и протоколы контроля, подписанные ЭЦП органа ПФР и ЭЦП Абонента, сохраняются в хранилище ПФР.

8. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЦП

8.1. Все документы, исходящие от участников документооборота, подписываются ЭЦП этих участников. За неправомерное подписание электронного документа ЭЦП ответственность несет участник информационного обмена, допустивший это нарушение.

8.2. Открытый ключ считается действующим, если на момент получения адресатом электронного документа, подписанного ЭЦП, не было заявлено о его недействительности.

8.3. Участники информационного обмена должны обеспечить сохранность открытых ключей ЭЦП и их сертификатов в течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище.

8.4. Плановая замена сертификатов ключей ЭЦП участников информационного обмена производится не реже одного раза в год, а также при смене уполномоченных лиц.

8.5. В случае компрометации закрытого ключа ЭЦП участник информационного обмена должен немедленно известить об этом Удостоверяющий центр, который должен произвести отзыв и внеплановую замену ключа ЭЦП и сертификата участника информационного обмена.

8.6. Удостоверяющий центр должен поддерживать в актуальном состоянии списки отозванных сертификатов и предоставлять их участникам информационного обмена в соответствии с Регламентом УЦ или по оперативному запросу.

8.7. При организации документооборота между органом ПФР и Абонентами на стороне органов ПФР используются СКЗИ, разрешенные в органах ПФР.

8.8. Абонентами СЭД используются СКЗИ, совместимые с СКЗИ, используемыми в ПФР.

9. РАЗБОР КОНФЛИКТНЫХ СИТУАЦИЙ

Все споры, разногласия, требования, возникающие между участниками электронного документооборота, подлежат разрешению в соответствии с "Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи" (далее - Регламент обеспечения безопасности).

9.1. Стороны, как правило, разрешение возможных споров по обязательствам, вытекающим из содержания электронного документа, и споров о наличии электронного документа производят на основе Экспертной комиссии.

9.2. Состав Экспертной комиссии, место проведения разбирательства в рамках Экспертной комиссии определяется сторонами. Стороны способствуют работе Экспертной комиссии, не допускают отказа от предоставления необходимых документов.

9.3. Составленный Экспертной комиссией акт является основанием для выработки окончательного решения между сторонами.

9.4. Стороны обязуются принимать все возможные усилия для разрешения споров путем переговоров. Если в результате переговоров стороны не придут к согласию, спор выносится на рассмотрение суда.

10. ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАЩИЩЕННОГО ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА МЕЖДУ АБОНЕНТАМИ СЭД ПФР И ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ ПФР

Технология регламентирует действия на стороне Абонента и на стороне органа ПФР с введением ограничений по срокам выполнения действий. Технология является документом, обязательным для исполнения Абонентом и специалистом органа ПФР, и должна быть доведена до каждого Абонента СЭД ПФР.

Для осуществления электронного документооборота в конкретном регионе заключается Соглашение между ОПФР и УЦ Абонентов СЭД, имеющих доверительные отношения с УЦ ПФР, - Соглашение о совместных действиях по организации информационного обмена по телекоммуникационным каналам связи (Приложение 2).

Соглашение определяет область совместных действий Сторон, их права и обязанности, границы зон ответственности, порядок проведения профилактических мероприятий, ответственность сторон, порядок разрешения конфликтных ситуаций и споров, срок действия соглашения.

Обеспечение безопасности информации при представлении сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд РФ осуществляется в соответствии с "Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи" (далее - Регламент). Регламент является документом, обязательным для исполнения Абонентом и специалистом органа ПФР и должен быть доведен до каждого Абонента СЭД ПФР.

Регламент устанавливает и определяет:

Порядок взаимодействия удостоверяющих центров, обслуживающих Абонентов и сотрудников территориальных органов ПФР, в целях создания единого пространства доверенного обмена юридически значимыми электронными документами;

Набор требований, условий и регламентных процедур сторон, участвующих в информационном обмене при издании сертификатов, управлении их статусом и использовании в системе электронного документооборота ПФР;

Порядок организации защищенного электронного документооборота;

Порядок разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке;

Формирование Комиссии по разрешению конфликтной ситуации (далее - Комиссия), ее состав;

Задачи и полномочия Комиссии по разрешению конфликтной ситуации;

Претензионный порядок разрешения конфликтной ситуации.

Документы, регламентирующие взаимодействие Абонента СЭД с территориальным органом ПФР:

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи (Приложение 3).

Заявление о подключении к электронному документообороту (Приложение 4).

11. ПОРЯДОК ПЕРЕХОДА СТРАХОВАТЕЛЕЙ НА ПРЕДСТАВЛЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦАХ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ

Страхователь (плательщик страховых взносов):

(в ред. Распоряжения Правления ПФ РФ от 19.03.2010 N 75р)

Заключает договор с поставщиком услуг УЦ, СКЗИ, программного продукта для представления сведений о застрахованных лицах в орган ПФР по телекоммуникационным каналам связи;

Создает условия для архивного хранения электронных документов;

Генерирует закрытый и открытый ключи;

Получает сертификат ЭЦП в УЦ;

Направляет в Отделение ПФР заявление о подключении к электронному документообороту (Приложение 4);

Заключает Соглашение об обмене электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи (Приложение 3).

В г. Добрянке Пермского края

Документирование управленческой деятельности

В Управлении ПФР в г. Добрянке Пермского края

Организационно-правовые документы

В деятельности УПФР г. Добрянке Пермского края

Понятие «организация» лежит в основе всей управленческой деятельности, эта функция является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать .

Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм является организация систем и процессов управления, то есть создание организации, включая выбор ее организационно-правовой основы; регистрация организации; установление ее структуры; определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоения им разрядов по ЕТС; регламентация деятельности структурных подразделений и работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация труда работников и оценка труда работников; реорганизация, ликвидации организация и некоторые другие виды работ .

В процессе организации труда формируется группа организационно-правовых документов. Это комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, штатную численность, задачи и функции организации, ее подразделений, права, должностные обязанности и ответственность работников. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации.

В Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края разрабатываются и функционируют такие виды организационные документы, отражённые в рисунке 4.

Рис. 4. Виды организационно-правовых документов

Управления

Что касается Инструкции по делопроизводству в Управлении, то она разрабатывается Центральным аппаратом Пенсионного фонда РФ. Инструкция по делопроизводству центральном аппарате Пенсионного фонда РФ

утверждена распоряжением Правления ПФР от 21. 12. 2004 г.№239 р.

Как мы видим, инструкция нуждается в пересмотре и изменении, что не входит в компетенцию Специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству).

Гражданский кодекс РФ говорит нам, что юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе власти и управления, филиалы коммерческих организаций и некоммерческих организаций, их отделения и представительства. Положение об организации относится к учредительным документам.

Положение об Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края – является нормативным актом, определяющим порядок образования, структуру, функции, компетенцию, права, обязанности и организацию работы Управления.

Положение об Управлении Пенсионного фонда утверждено и введено в действие Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 01 декабря 2005 года № 224 - п. Текст положения не имеет строго ограниченных разделов, включает в себя сквозную нумерацию по тексту до 12.

Положение устанавливает официальное полное и официальное сокращённое наименование Учреждения; чем руководствуется Управление в своей деятельности; чем обеспечивает Управление; кем осуществляется руководство Управлением; обязанности начальника Управления; местонахождения Управления.

Из этого организационно-правового документа можно увидеть, что учредителем Управления является Пенсионный фонда РФ, находящийся в г. Москве; Управление входит в структуру ПФР и подчиняется Отделению ПФР по Пермскому краю, который находится в г. Пермь; финансирование расходов также осуществляется через Отделение, также назначение на руководство Управлением лежит на Отделении; решение о ликвидации Управления принимается непосредственно самим Правлением ПФР.

При оформлении Положения об УПФР в г. Добрянке на бланке проставляются следующие реквизиты – наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения и оттиск печати .

Таким образом, Положение об УПФР является основным документом, регулирующий и отражающий специфику деятельности Управления. Также устанавливает статус УПФР и регламентирует деятельность Начальника Управления, а именно, его права и обязанности.

Следующий организационно-правовой документ, составляющий в УПФР г. Добрянки являются должностные инструкции – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для служащего Управления трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью .

На примере должностной инструкции Специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству) в Управлении Пенсионного фонда в г. Добрянке оформляются на бланке Управления, утверждаются начальником Управления Пенсионного фонда России в г. Добрянке Пермского края.

Текст должностной инструкции состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки, в тексте нумерация не присутствует . Разделы инструкции содержат следующую информацию:

1.«Должностные обязанности» – говорят нам, кем конкретное лицо назначается на должность; устанавливает конкретное содержание деятельности работника. Данный раздел указывает на участок работы и виды работ, закрепленные за государственным служащим (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

2.«Должен знать» - прописан перечень нормативных документов, который в обязательном порядке должен знать работник данной квалификации;

3.«Требования к квалификации» - устанавливает требования, предъявляемые к кандидату на должность (наличие высшего образования, знания, умения и навыки, стаж работы по занимаемой специальности);

Должностные инструкции оформляются на общем бланке Управления и имеют обязательные для данного вида документов реквизиты – наименование организации (наименование должности), вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

При анализе данной инструкции, было выявлено отсутствие важного раздела, характерного для данного вида документа - «Взаимоотношения». Это является не правильным в работе специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), поэтому необходимо разработать новую должностную инструкцию для специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), включив необходимые разделы, для эффективной и рациональной работы сотрудника в УПФР .

В целях укрепления служебной и исполнительской дисциплины служащих Управления, улучшения организации труда, рационального использования служебного времени, повышения эффективности служебной деятельности и упорядочения служебных отношений приказом начальника Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края от 18.12.2006 г. № 30 были утверждены и введены в действие Правила внутреннего трудового распорядка Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края . Данный документ регламентирует порядок приёма и увольнения работников Управления, основные права и обязанности, ответственность работников и администрации, порядок учёта рабочего времени, предоставления отпусков, поощрения работников и порядок применения дисциплинарных взысканий и др. Служебный распорядок содержит следующие разделы:

1.«Общие положения» - содержит общие положения о действии правил служебного распорядка: на какой круг субъектов распространяются, в каких случаях пересматриваются, порядок их утверждения, вступления в силу;

2.«Порядок приёма, перевода и увольнения работников Управления» - прописывают работнику, что нужно предоставить при поступлении на работу, при переводе на другую должность, при прекращении трудового договора;

3.«Основные права и обязанности работников управления»;

4.«Основные права и обязанности администрации управления»;

5.«Рабочее время и его использование» – в данный раздел включены нормы продолжительности рабочей недели, ежедневной работы, в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней, время предоставления перерыва для отдыха и питания и его продолжительность и др.;

6.«Порядок привлечения работников отделения к исполнению должностных обязанностей сверх установленного рабочего времени»; - устанавливает для работника дополнительные выходные или денежное вознаграждение в случае выполнения сверхурочных работ;

7.«Порядок учёта рабочего времени, очередность предоставления отпусков» - устанавливает очередность предоставления оплачиваемых отпусков, продолжительность которого составляет 28 календарных дней, допускается разделение отпусков на две части, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней;

8.«Меры поощрения и взыскания, применяемые к работникам» - устанавливает меры дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям), порядок их наложения и снятия, также применяются поощрения (объявление благодарности, премирование, награждение почётной грамотой)

9. В разделе «Заключительные положения» прописывают ответственность работников за нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, и ответственность администрации Управления, в случае нарушение трудовых прав работников;

«Правила внутреннего трудового распорядка» оформляются на общем бланке Управления и имеет реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Нормативным документом, устанавливающим общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами в Управлении является Инструкция по делопроизводству центральном аппарате Пенсионного фонда РФ.

Инструкция утверждена распоряжением Правления ПФР от 21.12.2004 № 239-р в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов, упорядочения документооборота и оптимизации управленческого труда.

Инструкция разработана на основании:

2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

3. ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению»;

4. ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

5. Основных правил работы ведомственных архивов;

6. Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Инструкция по делопроизводству определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в Управлении.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись и гриф утверждения.

Как мы отметили инструкция по делопроизводству в Управлении ПФР разработана на основе документов, устаревших и не используемых в настоящее время, в связи с этим рекомендуем пересмотреть данный документ и даём следующие рекомендации на основе чего должна быть разработана инструкция по делопроизводству, отвечающая современным нормативно-правовым требованиям ДОУ:

1. Правила по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти от 2 июля 2009 г.;

2. ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» ;

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ;

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25 августа 2010 г. № 558 ;

7. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» от 12.03.2007 г. .

Таким образом, организационная деятельность Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке фиксируется в организационно-правовых документах :

1. Положение об Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края; Положение об Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края;

2. Должностные инструкции;

3. Правила внутреннего трудового распорядка Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края;

Текст большинства документов состоит из разделов, в которых содержаться правила, нормы и положения, определяющие статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности Управления в целом, его управлений, отделов и служащих, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты деятельности.

Организационно - правовые документы Управления оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или на общем бланке в зависимости от вида, при этом обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, документа, заголовок к тексту, подпись и гриф утверждения.

Перечень исследованных организационно-правовых документов Управления не является исчерпывающим, поскольку в его состав входит также штатное расписание, доступ к которому является ограниченным.

При анализе организационно-распорядительных документов были выявлены несоответствия, что мешает эффективной и рациональной работе не только специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), но и всего Управления ПФР. Поэтому необходимо заново разработать должностную инструкцию для специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), и направить предложенные рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в Центральный аппарат Пенсионного фонда РФ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современный этап развития Управления ПФР – это переход к еще более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работы. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры Управления ПФР, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания Управления ПФР, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной организации.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности работы необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объектом данного исследования является территориальное Управление пенсионного фонда России.

Предметом исследования является документирование деятельности территориального Управления пенсионного фонда России.

Целью курсовой работы является анализ организации деятельности, изучение современного нормативно-методического регулирования документирования Управления ПФР. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы документирования, необходимы для профессиональной работы персонала Управления ПФР.

В соответствии с целью поставлены следующие задачи :

изучить организацию деятельности Управления ПФР;

выявить системы документации организации;

рассмотреть нормативно-методические документы, регламентирующие создание и оформление документов.

Методы. При написании курсовой работы были использованы следующие методы - это сравнение полученной информации из одного источника с другой имеющейся литературой по данному вопросу; анализ нормативно-правовой базы для выявления необходимой информации.

Степень изученности проблемы. В ходе работы по данной теме был использован широкий спектр учебной литературы состоящей из работ ведущих специалистов по документоведению, методических пособий по данной теме и популярных статей периодических изданий. В «Настольной книге делопроизводителя» И.Ю. Байкова кратко описаны основные нормативные акты, регламентирующие работу с документами, и подробно изложены стандарты, действующие в сфере ДОУ. «Секретарское дело» рассматривается общая характеристика нормативно-методических документов, регламентирующих создание и оформление документов.

Практическая значимость состоит в том, что она позволит студентам, их преподавателям, работникам структурных государственных и негосударственных учреждений более подробно ознакомиться с организацией деятельности и нормативно-методическими документами Управления ПФР.

Структура курсовой работы. Данная курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения и библиографического списка.

Трудовой кодекс Российской Федерации ;

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях ;

Уголовный кодекс Российской Федерации .

Так, в соответствии со ст.13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Принят ряд законов и нормативных актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами документации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками:

Федеральный закон от 15 декабря 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ;

Вопросы, связанные с составлением и использованием номенклатуры дел, а также хранение документов, регламентируются Основными правилами работы архивов организации, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г .

Особое место в нормативной базе занимает Государственная система документационного обеспечения управления . Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

Новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» принят в марте 2007 г. и вступил в действие 1 июля 2007 г. Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Положения нового стандарта направлены на решение функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организации. Применение нового стандарта, так же как и остальных национальных стандартов, является добровольным. Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, включая электронные, создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы. Действие стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

При изучении особенностей оформления документов можно сделать вывод о том, что в Управлении Пенсионного Фонда России в Вейделевском районе, все документы оформляются в строгом соответствии с законом и никаких замечаний по их оформлению нет.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации . В уставе организации определяются:

Наименование организации;

Место ее нахождения;

Порядок управления деятельностью и другие сведения предусмотренные законом.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - это документ, на основании которого регламентируются трудовые отношения в организации (в соответствии с законодательством) . Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.

Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность .

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, предусмотрено Уставом. Проект этого документа по поручению руководителя организации подготовлен отделом кадров, завизирован заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписан заместителем руководителя по персоналу и утвержден руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов .

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации . Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения. Следует подчеркнуть, что приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости воздействия на события в приказной (распорядительной) форме, в том числе для регламентации текущей и перспективной деятельности предприятия (организации, учреждения), либо отдельных ее направлений и вопросов.

Распоряжение – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя предприятия его заместителем (помощником) и регламентирующее действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности . Распоряжения издаются преимущественно по отдельным вопросам повседневной деятельности предприятия (организации, учреждения) – как правило, либо носящим оперативный (неотложный) характер, либо касающимся организации исполнения соответствующих приказов.

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов .

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции .

Управленческие функции реализуются в деятельности организации через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др .

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей.

Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения .

В зависимости от адресата докладные запискимогут быть:

Внутренними - направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;

Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.

В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.

Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.

Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу . Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).

Сама объяснительная записка состоит из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию) и 2) причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается дата и ставится собственноручная подпись.

Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение .

Таким образом, мы видим, что в Управлении ПФР имеется огромный объем систем документации. Поэтому, не смотря на то, что это территориальное Управление ПФР, все равно необходимо правильно составлять, оформлять и хранить документы.

Управление имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также фирменные бланки, штампы .

Решение о ликвидации либо реорганизации (слиянии, присоединении, выделении, преобразовании) Управления принимается Правлением ПФР в соответствии с условиями и порядком, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

Имущество в случае ликвидации Управления передаётся Отделению .

Функции управления:

Выявление, регистрацию и учёт в установленном порядке плательщиков взносов в ПФР в соответствии с действующим законодательством;

Ведение государственного банка данных по всем категориям плательщиков взносов в ПФР;

Организацию и ведение индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования;

Организацию работы по учёту поступления части единого социального налога (взноса) в ПФР, целевому сбору взносу в соответствии с действующим законодательством, аккумуляцию взносов, а также контроль за их своевременным и полным поступлением на государственное пенсионное страхование с учётом данных индивидуального (персонифицированного) учёта;

Привлечение добровольных взносов физических и юридических лиц в ПФР;

Составление и представление в Отделение в установленном порядке заявок на финансирование выплаты государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти

Целевое и рациональное использование средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти;

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых для назначения (перерасчёта) государственных пенсий;

Защиту конфиденциальной информации в соответствии с нормативными документами и указаниями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения;

Ведение справочно-кодификационной работы по законодательству;

Ведение базы данных по пенсионерам.

Вышеперечисленные функции территориального Управления ПФР не являются полными. Существует еще не мало функций, которые в своей деятельности должны выполнять работники Управления ПФР.

Руководство Управлением осуществляет начальник, который назначается на должность приказом управляющего Отделением

Начальник Управления:

Несёт всю полноту ответственности за выполнение работ, возложенной на Управление;

Является распорядителем средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти, содержание Управления, несёт ответственность за правильное исполнение этих средств;

Принимает решение о назначении (перерасчёте) государственных пенсий, об удержании из пенсий;

Является начальником гражданской обороны;

Издаёт приказы и даёт указания, обязательные для работников Управления;

Обеспечивает подбор, расстановку кадров и их обучения на рабочем месте;

Заключает и расторгает трудовые договоры с работниками Управления;

Без доверенности действует от имени Управления, распоряжается его имуществом и заключает договоры в пределах компетенции, определённой Правилами ПФР, выдаёт доверенности;

Решает другие вопросы, отнесённые к его компетенции;

Назначение кадров на должности заместителей начальника Управления, главного бухгалтера, начальников отделов осуществляется начальником Управления исключительно по согласованию с Отделением.

Финансово-экономическая группа является структурным подразделениемУправления. Задачи группы:

Планирование, контроль и анализ исполнения годового бюджета и ежеквартального бюджета управления ПФ по доходам и расходам (на основе договоров, счетов оплаты, счетов фактур и др.)

Формирование полной и достоверной информации, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности, обеспечение этой информации, предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности управления и выявления внутрихозяйственных ресурсов и финансовой устойчивости.

В соответствии с возложенными на нее задачами осуществляется:

Планирование годового бюджета управления.

Проведение аналитической работы по выполнению плановых показателей бюджета управления ПФ.

Сбор и анализ статистической отчетности и информации по формам отчетности по пенсионному обеспечению, трудовым ресурсам, заработной плате работников.

Проведение анализа по использованию бюджета, сметы расходов на содержание управления, финансово-хозяйственной деятельности управления.

Разработка и представления в отделения ПФР ежеквартальных заявок на право расходования средств(лимита) для осуществления выплат государственных пенсий и пособий, финансируемых из бюджета ПФР по утвержденной форме и в установленные сроки.

Разработка и предоставления смет расходов на содержание управления.

В настоящее время согласно штатного расписания обязанности выполнения работы делопроизводства возложены на главного специалиста по кадрам. Специалист осуществляет свою работу на основании Трудового Законодательства, Положения об управлении ПФ РФ, инструкций, указаний Правления ПФР, Единой государственной системы документационного обеспечения управления, Инструкцией по работе с письмами, заявлениями, предложениями граждан, приказов и распоряжений начальника управления, руководящих материалов и стандартов, плана работы и инструкцией. Назначается и освобождается от должности начальником Управления по согласованию с Управлением ПФР по Белгородской области.

Главный специалист по кадрам и делопроизводству должен знать и соблюдать:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности;

Общие принципы служебного поведения – соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения, проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и представителями организаций.

Основными его функциями являются:

1. организация работы по обеспечению управления кадрами требуемых профессий, подбор и рациональная расстановка кадров;

2. организация ведения делопроизводства в управлении, обеспечения своевременной обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль за сроками исполнения документов.

Специалист по кадрам и делопроизводству обязан:

1. Заниматься вопросами приема, увольнения, перевода работников.

2. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и приказами начальника управления; учет личного состава по карточкам ф. Т-2; выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности; заполнение и хранение трудовых книжек работников; ведение установленной документации по кадрам; представление работников к поощрениям и награждениям.

3. Принимать участие в аттестации, определять круг специалистов, подлежащих очередной и повторной аттестации, обеспечивать подготовку необходимых документов, создание резерва кадров на выдвижение,

4. Вести учет и оформление больничных листов работников управления, своевременно предоставлять их для оплаты в финансово-экономическую группу.

5. Оформлять на пенсию работников управления.

6. Организовывать контроль за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка.

7. Составлять ежегодно график отпусков работников управления и осуществлять контроль за его соблюдением.

8. Составлять установленную в управлении отчетность в строго установленные сроки.

9. Оформлять документы для установления надбавок к должностному окладу работникам управления за выслугу лет; подготавливать документы и принимать участие в работе комиссии по установлению трудового стажа, дающего право на надбавку к должностному окладу за выслугу лет.

10. Осуществлять прием поступающей корреспонденции и передачи ее на рассмотрение руководству.

11. Производить своевременную регистрацию поступившей корреспонденции в журналах входящей корреспонденции для дальнейшей передачи зарегистрированной корреспонденции исполнителям.

12. Обеспечивать контроль за передачей документации руководству и исполнителям.

13. Осуществлять систематический контроль за сроками исполнения документов и правильностью их оформления.

14. Производить печатание приказов по основной деятельности управления и передачи копий приказов исполнителям.

15. Вести табель учета рабочего времени по своему структурному подразделению.

16. Формирует документы в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.

17. Обеспечивает упаковку и отправку обычной, заказной, заказной с уведомлением, курьерской, электронной почтовой корреспонденции по адресатам; отправку пенсионных дел за пределы района, города, России.

18. Осуществляет отправку исходящей документации, проверку правильности оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.

19. Обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции в журналах учета исходящей корреспонденции.

20.Обеспечивает получение корреспонденции с отделения почтовой связи, следит за сроками получения их с почтового отделения, а также получения их в надлежащем виде.

Для решения стоящих перед ним задач и возложенных на него обязанностей, предоставляется право:

Вносить предложения начальнику управления и заместителю начальника управления по совершенствованию своей работы и работы управления.

Не принимать к исполнению неправильно и незаконно оформленные документы.

Специалист несет ответственность за качество и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией.

Отдел персонифицированного учёта и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами является структурным подразделением Управления. Суть персонифицированного учета (ПУ): на каждое лицо в Пенсионном фонде (ПФР) открывается индивидуальный лицевой счет застрахованного лица. Каждый работодатель регулярно представляет в Пенсионный фонд сведения о стаже, заработке и начисленных страховых взносах каждого застрахованного лица. Эти сведения накапливаются на лицевом счете и в дальнейшем по этим данным назначается пенсия.

Основные цели Персонифицированного учета:

Назначение пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица - сейчас заполненную трудовую книжку и справки о заработке можно купить, можно подделать, индивидуальные сведения подделать намного труднее, если вообще возможно, учитывая регулярные проверки;

Развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в ПФР, то есть чем больше зарплата, тем больше страховые взносы и тем больше в будущем пенсия. Скрывать зарплату становится стратегически невыгодно;

Учет и планирование расходов на выплату пенсий и др. макроэкономических показателей .

Таким образом, территориальное Управление ПФР является крупной организацией, со своей структурой, целями, функциями.

Положения об Управлении пенсионного фонда Российской Федерации (государственном учреждении) в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 16 мая 2007 г. №108п). – Вейделевка, 2007, - С. 1.

Инструкция по делопроизводству в УПФР в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 26 апреля 2010 г.). – Вейделевка, 2010, - С. 23.

Положения об Управлении пенсионного фонда Российской Федерации (государственном учреждении) в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 16 мая 2007 г. №108п). – Вейделевка, 2007, - С. 3.

Положения об Управлении пенсионного фонда Российской Федерации (государственном учреждении) в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 16 мая 2007 г. №108п). – Вейделевка, 2007, - С. 5.