Акт в работе кадровой службы: особенности составления. Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события

Акт – это информационный документ, подтверждающий в письменном виде произошедшее событие или действие, а также установленный факт, который должен быть правильно оформлен. Документ в обязательном порядке составляется и визируется несколькими лицами. В зависимости от своего содержания он разделяется на несколько вариантов. Вот часть из них:

Акт осмотра (противопожарной безопасности, техники безопасности, результатов);
Акт приема–передачи (объектов, документов, прав, материальных ценностей и т.д.);
Акт испытаний (технологий, систем, образцов);
Акт ревизии или инвентаризации;
Акт нарушений (дисциплины труда или правил внутреннего распорядка);
Акт расследований (несчастных случаев, аварий);
Акт об отказе от объяснений по какой-либо ситуации;
Акт об отказе от подписи при ознакомлении с приказом.

Наименований актов много, но все они при написании должны соответствовать определенным правилам и требованиям. В этой статье речь пойдет о том, как правильно составить акт.

Требования к составлению

Правильно составленный акт является качественным отражением события и может служить основанием для дальнейшего технологического процесса или действий руководителя в отношении подчиненного. Каким бы ни был тип акта, он должен соответствовать следующим требованиям:

Акт составляется в комиссии. Любой документ такого типа можно написать лишь в составе комиссии из нескольких человек (не менее двух). Обычно комиссия назначается специально для составления акта или расследования случая, по которому этот акт составляется. Комиссия также может быть постоянной. Подписывается документ всеми членами комиссии;
Используется унифицированная форма – образец. Если такой вариант предусмотрен в организации, то все акты обязательно выполняются на фирменном бланке предприятия;
Дата составления – дата акта. Это обязательное правило. Если же, чтобы написать акт потребовалось предварительное исследование вопроса или расследование ситуации, данный период в документе также указывается;
В начале акта обязательно отражается основание для составления документа;
Затем указывают председателя комиссии и всех ее членов в алфавитном порядке;
В основной части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент написания документа;
В заключение могут быть сделаны выводы или внесены предложения членов комиссии;
Материал документы может быть изложен посредством таблиц (при необходимости) или разбит на пункты и абзацы;
Количество экземпляров создается в соответствии с нормативными актами по данному документу либо в количестве заинтересованных сторон, что также можно указать в заключение документа;
Все члены комиссии обязаны подписать составленный акт, но каждый из них имеет право сделать это с поправкой, если он не согласен с документом по каким-то пунктам;
С содержанием акта обязательно следует ознакомить тех, кто является непосредственным участником события, отраженного в документе или чьи интересы он затрагивает. Заинтересованные лица подписывают документ после подписей членов комиссии с обязательной отметкой «С актом ознакомлен»;
Те акты, где необходимо утверждение руководителя, после подписания всеми заинтересованными лицами и членами комиссии, отправляются на стол к руководителю для получения грифа «Утверждаю». Виза ставится в правом верхнем углу акта.

Примеры составления актов

Предлагаем вам несколько образцов, чтобы вы смогли правильно составить необходимые акты.

Образец акта об отсутствии сотрудника на работе

Данный акт составляется с целью подтверждения прогула, опоздания или отсутствия работника на работе без уважительной причины. Документ составляется на фирменном бланке предприятия с указанием его наименования и реквизитов. Юридически не существует какого-то конкретного варианта, поэтому документ пишется в относительно свободной форме с учетом определенных пунктов либо предприятие разрабатывает данный бланк самостоятельно для своего удобства.

В документе указывается:

Дата, номер документа и место составления;
Наименование и заголовок акта;
Должности и Ф.И.О. составителя и свидетелей;
Описание нарушения, Ф.И.О. и должность нарушителя, дата и период отсутствия на рабочем месте;
Подписи составителя и свидетелей;
Подпись нарушителя, пометка об ознакомлении и передаче ему одного экземпляра. Если работник не желает подписывать документ, ставит соответствующая пометка, и свидетели заверяют своими подписями данный факт.

Образец акта

25.08.2014 № 123

Основной склад

Об отсутствии работника на рабочем месте

Мною, Ивановым А.С. в присутствии Сергеева В.В. и Дмитриева А.А. составлен настоящий акт о нижеследующем:

Работник Кошечкин Д.Д., кладовщик основного склада отсутствовал на рабочем месте 25.08.2014 с 10-30 до 12-30 без уважительных причин.

Свое отсутствие объяснить отказывается.

Отборщик (подпись) Сергеев В.В
Отборщик (подпись) Дмитриев А.А.

Данный акт составил:

Начальник основного склада (подпись) Иванов А.С.

С документом ознакомился и получил свой экземпляр:

Кладовщик основного склада (подпись) Кошечкин Д.Д.

Образец акта приема–передачи

Данный акт служит елью подтверждения фактической передачи товара или имущества от одного человека или организации к другому. Форма данного документа законодательно не установлено, однако при составлении акта следует учитывать:

Наименование документа;
Дата составления (обязательно совпадает с фактической передачей товара) и место;
Наименование, стоимость и количество передаваемого товара;
Наименование сторон акта – передающей и принимающей, их реквизиты;
Основание для передачи товара и составления акта – реквизиты договора или оглашения;
Подписи сторон и печати.

Акт составляется в количестве 2 штук, по одному для каждой стороны.

Образец

Приложение № 1

К договору № 128

От 14.05.2014 г.

Приема–передачи товара

ООО «СтройМир» в лице директора Викторова А.А., действующего на основании Устава организации, в дальнейшем «Продавец», и ОАО «Победа» в лице директора Михайлова В.С.. действующего на основании Устава предприятия, далее – «Покупатель», составили следующий акт:

1. В Соответствии с договором № 128 от 14.05.2014 Продавец передает Покупателю следующий товар:

Общая сумма товара составляет 7500 рублей 00 копеек с учетом НДС.

2. Переданный товар обладает надлежащим качеством и поставлен в согласованные договором сроки. Покупатель к принятому товару не имеет претензий.

3. Документ составлен в двух экземплярах равной юридической силы.

Покупатель: Должность, подпись и расшифровка, печать.

Продавец: Должность, подпись и расшифровка, печать.

Образец акта выполненных услуг (работ)

Данный акт составляется исполнителем работ (услуг) и предоставляется заказчику для подтверждения факта качественного выполнения услуг по договоренности между сторонами. В нем отражаются виды выполненных работ и их стоимость.

Документ составляется в произвольной форме (за исключением строительно-монтажных работ) с учетом следующих пунктов:

Наименование акта;
Номер документа и дата написания;
Основание для выполнения услуг – наименование и реквизиты договора;
Описание работ или услуг;
Указание стоимости услуг с учетом НДС и без него;
Реквизиты обеих сторон;
Подписи и печати ответственных лиц обеих сторон.

Написать акт необходимо в двух экземплярах – для каждой стороны по одному.

Составление акта выполненных работ производят аналогично акту приема-передачи, только вместо товара в наименовании указываются услуги.

Как видите, написать составить практически любой акт не составляет труда, требуется лишь придерживать несложных правил, созданных специально для этого.

В процессе жизнедеятельности каждому из нас могут понадобиться образцы актов, применяемых в экономической или трудовой сфере. Субъекты экономической деятельности (индивидуальные предприниматели, организации) вынуждены оформлять большое количество бумаг в бухгалтерских и налоговых целях. Да и обычным гражданам при заключении гражданско-правовых договоров будет полезна размещенная в рубрике «Образцы актов» информация.

Образцы актов в сфере договорных отношений

Акт – это документ, подтверждающий факт выполнения возложенных обязанностей в силу договора или иного обязательства. В договорных отношениях составление акта может быть прямо предусмотрено Гражданским кодексом РФ (акт приема-передачи недвижимого имущества), самим договором (акт оказания услуг).

Решая вопрос о целесообразности составления того или иного документа после окончания действия гражданско-правового договора, важно учитывать и судебную практику. Например, акт приемки выполненных работ часто принимается судами в качестве единственного доказательства по гражданскому делу об объеме, качестве и сроках оказания работ. Все нюансы составления актов в сфере основных гражданско-правовых договоров Вы найдете на нашем сайте.

Образцы актов в сфере трудовых отношений

Законами РФ устанавливаются и обязательные акты в сфере трудового права. Например, акт инвентаризации часто является единственным основанием привлечения работника в полной материальной ответственности. А акт об отсутствии на рабочем месте – поводом к увольнению по инициативе работодателя. Акты об отказе от подписи используются и в трудовой сфере, и при обращении в государственные органы и т.п.

Иные образцы актов

Акты могут составляться в силу прямого указания в законе или по собственной инициативе. В последнем случае учтите, что составляется и подписывается акт, как правило, несколькими лицами. Документ обязательно должен содержать дату, наименование (акт), основание составления (ссылка на закон, приказ директора, договор), выводы, наименование и подписи сторон.

Образцы актов и особенности их использования в основных сферах жизнедеятельности размещены в указанной рубрике, при отсутствии нужной информации можно обратиться за помощью к дежурному юристу.

Ч тобы применить к работнику дисциплинарное взыскание любого вида, нужно подтвердить его вину документально (п. 38 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Подтверждающим документом, в большинстве случаев, как раз является акт. И неважно, какой из трех видов дисциплинарной ответственности будет выбран в итоге работодателем для наказания работника: в любом случае все начинается с акта, в котором фиксируется проступок. Рассмотрим акт с точки зрения делопроизводства: что это за документ и какие реквизиты оформляются при его составлении, приведем примеры.

Акт как документ

Согласно теории делопроизводства, акт является информационно-справочным документом, цель которого - документально подтвердить произошедшее событие.

В канцелярии и других отделах акты могут оформляться по самым разным случаям. Вряд ли представляется возможным перечислить их все, а значит, и виды актов. Так, например, только в архивном деле и только утвержденных официально форм актов набирается с десяток . Кроме правил архивов, есть множество других документов, регулирующих самые разные производственные и бизнес-процессы, которые содержат собственные формы актов.

Отдел кадров прибегает к составлению актов в основном, когда нужно подтвердить факт совершения дисциплинарного поступка работником.

Приведем фрагмент документа «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению», утвержденного Росархивом (далее - Методические рекомендации).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия;

2-й экземпляр - коммерческий отдел;

3-й экземпляр - покупатель.

Это общие правила составления актов, к которым следует прибегать в случае, если для составляемого документа нет утвержденной формы (как, например, форма акта о несчастном случае на производстве, которая утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 24.10.2002 № 73).

Комиссия

Собирать комиссию немедленно для актирования и расследования дисциплинарных проступков не совсем верно. Комиссия является совещательным коллегиальным органом при руководстве и создается специальным приказом.

К сведению

Свернуть Показать

Если постоянно действующей комиссии в компании нет, то ее придется создать стихийно. Нарушения в этом не будет. Но создавать комиссию под конкретный дисциплинарный проступок часто просто нет времени. Пока вы создаете комиссию, опаздывающий работник придет, и его опоздание не будет зафиксировано. Исключение - комиссия по расследованию несчастного случая или если нарушение массовое, например, когда провинилась целая группа работников. Но и тогда комиссия, получается, создается постфактум: сначала они провинились (что надо заактировать сразу, иначе потом не доказать их проступок) и только потом создается комиссия по расследованию. Иногда слово «комиссия» используется для обозначения людей, которые составляют акт, но на самом деле совещательным органом не являются.

Имейте в виду, что случайные свидетели того, как работник явился на работу пьяным, - это не комиссия. Акт составляется теми сотрудниками организации, которые присутствовали при нарушении, а так как нарушение редко происходит «в моменте», то время на то, чтобы собрать для составления акта нужных коллег, обычно есть. Таким образом, для составления акта о дисциплинарном проступке целесообразно пригласить:

начальника отдела кадров, который проследит за тем, чтобы документ был составлен правильно;
непосредственного начальника «виновника торжества», который обязан следить за тем, чтобы его подчиненные соблюдали трудовую дисциплину;
кого-то из работников - непосредственных свидетелей происшествия.

В этом случае акт начинается с речевого клише «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются с указанием должностей, профессий), составили настоящий акт о том, что…».

Если все-таки акт составляется специально созданной комиссией, действующей на основании приказа , то данный акт начинается со слов «Комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…». Если комиссия выполняет приказ руководства, то фраза расширяется: «Во исполнение приказа от… №… комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…».

Реквизиты акта

То, что акт составляется в отделе кадров, не означает, что можно пренебрегать правильным оформлением его реквизитов. Именно они, в конечном счете, придают документу юридическую силу.

В условиях офиса акт оформляется на общем бланке компании для документов. На нем расположены реквизиты:

наименование организации: полное, как в уставе, и сокращенное, если оно внесено в устав;
дата документа (дата составления акта в нашем случае), а при необходимости - и время (см. Пример 3);
регистрационный номер документа;
место составления документа (допускается не указывать, если наименование населенного пункта входит в наименование организации).

К сведению

Свернуть Показать

Требований об указании в акте точного адреса события в методических документах не содержится. Обычно точное место указывают, если это имеет принципиальное значение или актируемое событие происходит вне офиса. Даже при фиксации отсутствия на рабочем месте указывать точный адрес имеет смысл, если есть документ, где закреплен точный адрес рабочего места работника вплоть до кабинета. А если рабочее место работника - ООО «АБВ», отдел продаж, то и в акте достаточно указать место составления документа по ГОСТу. Однако если вы укажете полный адрес - ошибкой это не будет (см. Примеры 3 и 4, где указан полный адрес, и Пример 5, где указан лишь город).

В «полевых» условиях, когда акты пишутся, часто в буквальном смысле, «на коленке», все перечисленные реквизиты общего бланка придется воспроизвести на бумаге вручную или запастись несколькими чистыми бланками заранее.

Кроме указанных, оформляются следующие реквизиты:

наименование вида документа: АКТ;
заголовок к тексту документа: это информация, о чем составляется акт: о дисциплинарном проступке, о появлении на работе в состоянии опьянения, об опоздании на работу (см. Примеры 3 и 5, где заголовок к тексту акта указан по-разному, оба варианта допустимы);
текст документа. Текст акта должен последовательно изложить событие. Никаких оценочных суждений в акте быть не должно, исключительно факты. Так, коллеги не могут судить, насколько «сильным» было алкогольное опьянение работника, такие оценки дает только врач и только после проведения соответствующих анализов. Второй негативный пример: в отсутствие работника на рабочем месте писать фразу «без уважительной причины». Если человек не позвонил начальнику с сообщением, что задержится, это не означает, что он злостно и цинично нарушает трудовую дисциплину. Поэтому осторожно с прилагательными, указывайте только факты. Текст пишется от третьего лица («работник появился», «время не установлено»), официально-деловым стилем речи, то есть четко, коротко и внятно;
подписи членов комиссии с указанием должностей (профессий), расшифровок подписей и даты подписания.

Наконец, если к акту прилагаются какие-либо подтверждающие документы, может быть оформлен и реквизит «Приложение», как в Примере 4. Тогда в тексте после наименования прилагаемого документа в скобках пишется слово «прилагается», а ниже текста после слова «Приложение» (или «Приложения») указываются количество экземпляров приложенных документов и количество листов в каждом из них.

Акт и работник

Работника, в отношении которого составлен акт, нужно обязательно ознакомить с документом, «героем» которого он стал. При условии, конечно, что работник присутствует при его составлении и в состоянии прочесть и написать несколько слов.

Ознакомление производится с уже готовым актом, который подписали все составители.

Отметку об ознакомлении с актом проштрафившийся работник пишет собственноручно (см. также Примеры 3-5).

Пример 1

Свернуть Показать

Если работник отказывается знакомиться с актом, то соответствующую отметку ставят составители акта или члены комиссии (см. также Пример 4).

Цены на услуги адвоката по заливу квартиры

Акт о заливе квартиры составляется в тех случаях, если вы хоите защитить свои права. Если квартиру залили соседи или произошла авария, то своевременное оформление документов, на основании которых можно будет в дальнейшем оценить ущерб, является необходимым условием для получения компенсации в будущем. Одним из таких документов является акт о последствиях залива квартиры, при составлении которого необходимо соблюсти установленные законом порядок, правила.

Кто составляет акт о затоплении квартиры

Когда затопление произошло, необходимо сообщить об этом аварийной службе, чтобы устранить причину, если это не незакрытый кран у соседей - тогда нужно сообщить им по возможности о том, что они стали причиной данной ситуации. Затем как можно скорее нужно составить акт в соответствии с принятыми правилами. Здесь имеет большое значение, кто составляет акт о затоплении квартиры. Для того чтобы он был признан всеми инстанциями, его должна заполнить и подписать комиссия, в которой, согласно правилам, должны присутствовать:

Не меньше одного представителя управляющей компании.
Виновные.
Потерпевшие.

Бесплатная юридическая консультация

Заявка успешно отправлена!

В ближайшее время с вами свяжется наш юрист и проконсультирует вас.

Поэтому сразу после аварийной службы нужно связаться с управляющей домом компанией, то есть, с организацией, предоставляющей коммунальные услуги, пригласить ее представителя. Если виновник не пожелает явиться на составление бумаги, будучи надлежащим образом, по всем правилам уведомленным, то в документе делается запись об отказе его в присутствии. Лучше, если отказ будет оформлен письменно, или можно пригласить других соседей как свидетелей. Тогда, согласно правилам, можно подписать бумагу без виновника.

Имея на руках заполненный по всем правилам и подписанный документ, а также оценку независимого эксперта, можно подать в суд на возмещение нанесенного материального ущерба, если человек или организация, на которых лежит вина, не торопятся выплачивать компенсацию.

Внимание! консультации адвоката , переходите, сегодня бесплатно !

Акт о затоплении квартиры сроки составления

Основные правила, согласно которым предоставляются услуги коммунальными службами владельцам квартир, регламентируются постановлением правительства от 06.05.2011 г.№354. В нем, в том числе, рассмотрено как правильно оформлять акт о затоплении квартиры, сроки составления документа, кто составляет его.

Согласно постановлению, акт о последствиях необходимо составить не позднее чем спустя 12 часов с того момента, когда потерпевший обратится в аварийную службу с сообщением о заливе.

Соблюдать этот срок, предусмотренный правилами, настоятельно рекомендуется, поэтому если есть вероятность, что управляющая фирма или ТСЖ будут задерживать выезд специалиста, следует прийти и написать заявление о заливе в квартире и вызове сотрудника.

Если и после написания заявления компания молчит или отказывается прислать сотрудника для составления бумаги, нарушая все установленные правила, (что уже само по себе подозрительно и наводит на мысли о том, что залив мог произойти по ее вине), тогда потерпевшему, как лицу, которому необходим этот документ, можно будет обратиться в суд и прокуратуру с жалобой на действия, точнее, бездействие управляющей компании в плане оценки последствий залива. Для этого необходимо предоставить второй экземпляр заявления в ТСЖ или УК с отметкой о принятии.

Внимание! Нужна защита от залива? Задайте вопрос в форме, перейдите на страницу консультации адвоката , переходите, сегодня бесплатно !

Правила составления акта о заливе квартиры

Кроме описанных выше моментов, правила составления акта о заливе квартиры регламентируют его оформление и содержание. В акте должна быть указана следующая информация согласно правилам:

В шапке акта указывается адрес затопленной квартиры, дата осмотра, фамилии, паспортные данные и статус членов комиссии.
Далее идет наименование: акт о последствиях затопления жилой квартиры.
В тексте подробно описывается что произошло, по какой причине и по чьей вине. Если вода поступала из квартиры сверху, то по правилам, записывается адрес и той квартиры.
Указываются, если были, нарушения со стороны соседей или обслуживающей организации правил эксплуатации коммунального имущества, повлекшие залив. Также неисправность труб, сантехнического оборудования может стать причиной, о чем сообщается в акте, вместе с датой ввода этого оборудования в эксплуатацию и описания его состояния.
Подробно описывается состояние помещения после происшествия: повреждения и дефекты на потолке, стенах, полу, ущерб, нанесенный предметам, обстановке. По правилам еобходимо уточнение, что весь ущерб явился следствием залива.
Форма собственности помещения.
Подписи участников.
Если причину залива выяснить не удалось, то указывается отметка о созыве экспертной комиссии.

Акт должен быть оформлен в трех экземплярах согласно правилам: пострадавшему, потерпевшему, представителю ТСЖ или управляющей фирмы. Экспертную оценку ущерба по правилам необходимо проводить также при членах комиссии, у которых следует заранее попросить согласие на ее проведение и заверить их согласие подписями.

Заполняя акт о заливе квартиры, правила оформления следует применять стандартные для документов такого рода.

Как оспорить акт о заливе квартиры

Иногда управляющие компании стараются представить ситуацию как следствие нарушения жильцами правил эксплуатации коммунального имущества. Следует внимательно читать описательную часть документа, не подписывать его, если там содержатся не соответствующие действительности сведения.

Если документ с неправильными данными все же подписан, так как жильцы могли быть расстроены ситуацией и упустить что-то, невнимательно прочитав текст, тогда понадобится изучить информацию о том, как оспорить акт о заливе квартиры.

Прежде всего по правилам следует отправить претензию самой компании с указанием причин необходимости изменения текста. Если положительных реакций не последует, необходимо пригласить независимых экспертов для проведения качественной оценки по всем правилам. При проведении оценки должны присутствовать в квартире представитель компании и виновник, если таковой имеется. Впрочем, если они отказываются от участия, то можно сделать об этом отметку в отчете оценщика и, как правило, такой документ принимают в судах.

АКТ № _____

о последствиях залива жилого/нежилого помещения

по адресу: ______________________________________________

«__» ____________ ____ г.

Комиссия в составе: ___________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

(занимаемые должности)

составила Акт № __________ от «__» ____________ ____ г. о том, что ею была

обследована квартира № ______ по адресу _______________________________________

на предмет залива из вышерасположенной квартиры № ___ . Квартира расположена

на __ этаже __- этажного дома (указать этаж, этажность дома) ____ года постройки,

состоит из ____ комнат.

На день обследования комиссия установила: во время залива в квартире № ______ пострадали

(указать объем причиненного ущерба с указанием поврежденных вещей)

В результате обследования вышерасположенной квартиры № ________ выявлено: _________

______________________________________________________________________________

(указать причину залива с указанием действия или бездействия причинителя вреда)

Были нарушены нормы технической эксплуатации зданий: ______________________________

______________________________________________________________________________

(указать, какие именно нормы технической эксплуатации зданий и помещений нарушены)

Таким образом, причиной залива квартиры № ____ явилось _____________________________

______________________________________________________________________________

(указать причину залива)

Необходимо произвести ремонт силами: _____________________________________________

______________________________________________________________________________

Описание объема причиненного ущерба:

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

______________________________________________________________________________

(объем причиненного ущерба)

Объем восстановительных работ:

1. Комната _____ кв. м — ______________

______________________________________________________________________________

2. Комната _____ кв. м — _______________

______________________________________________________________________________