Инструкция по делопроизводству в общественных организациях. Делопроизводство общественных организаций

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

    дипломная работа , добавлен 06.01.2013

    Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.

    дипломная работа , добавлен 29.11.2012

    Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.

    курсовая работа , добавлен 05.02.2016

    Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

    курсовая работа , добавлен 29.04.2014

    Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.

    дипломная работа , добавлен 27.11.2013

    Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".

    курсовая работа , добавлен 04.03.2015

    Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

    курсовая работа , добавлен 15.01.2013

Делопроизводство в районной профсоюзной организации Документоведение - наука о делопроизводстве Павловская Т.М., председатель Барабинской общественной районной организации профсоюза работников народного образования и науки РФ, секретарь Западного профсоюзного округа Павловская Т.М., председатель Барабинской общественной районной организации профсоюза работников народного образования и науки РФ, секретарь Западного профсоюзного округа


Основные участники делопроизводства руководители (организации и ее структурных подразделений); секретари и делопроизводители; исполнители - остальные сотрудники, работающие с документами. Секретари и делопроизводители работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители - с их содержанием.










Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин «документ» появился на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова «documentum» и означал «поучительный пример», «способ доказательства».








Основа делопроизводства Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними обеспечивают: Юридическую силу документа; Оперативное и качественное составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов; Применение компьютерной техники и современных информационных технологий.


Классификация документов "Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и приложением печатей. Двух часов не прошло, представил и ведомость. По всей форме. Печатей столько, как в небе звезд. И подписи налицо." М.А.Булгаков "Похождения Чичикова"




Классификация документов По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фотодокументы; По происхождению: служебные, личные; По сложности: простые, сложные; По срочности: весьма срочные, срочные, несрочные; По гласности: несекретные, с грифом ограничения доступа; По форме изложения: индивидуальные, типовые, трафаретные;








По происхождению Официальные документы Личные документы создаются юридическими или физическими лицами; оформляются и удостоверяются в определенном порядке; удостоверяют личность человека и его права; содержат сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.) создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.










4 Номенклатура дел районной профсоюзной организации; 4 Дело фонда (историческая справка, акты приема и передачи дел, о выделении к уничтожению документов и дел, проверки наличия о состоянии дел и др.); 4 Описи дел: 4 а) постоянного хранения (утвержденные); 4 б) по личному составу; 4 в) временного хранения; 4 Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства Организация хранения документов


По юридической значимости Документы – оригиналы Копии документов Это документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов Это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.


По форме (способу создания) Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы личного характера; Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия; Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.





МИНИМАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НЕКОММЕРЧЕСКОЙ (ОБЩЕСТВЕННОЙ) ОРГАНИЗАЦИИ Для чего нужно делопроизводство в некоммерческой (общественной) организации. Номенклатура. Документирование деятельности органов управления (коллегиальных органов, руководителя). Документирование трудовых отношений. Документирование текущей финансовохозяйственной деятельности организации. Проектная и отчетная документация. Делопроизводство в общественной приемной. Ведение деловой переписки, работа с входящейисходящей корреспонденцией.

Для чего нужно делопроизводство в некоммерческой (общественной) организации помогает всем сотрудникам не утонуть в море бумаг; помогает сформировать положительный имидж организации; помогает общаться с органами власти; помогает пройти проверки со стороны контролирующих органов.

Номенклатура Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Функции: - группировка документов в дела по определенной системе, обеспечение оперативности их поиска и сохранности, - использование в процессе регистрации документов – присвоение регистрационного номера согласно разработанной классификации и индексам дел,

Номенклатура - использование в качестве основного документа в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения, - применение как учетного документа дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять), - использование в архивном деле в качестве основы для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Учредительные документы Устав, свидетельство о регистрации, различные свидетельства о постановках на учет, учредительный договор, протокол учредительного собрания, и т. п. Это базовые документы, с них начинается деятельность организации.

Документы, касающиеся управления организацией протоколы заседаний, документы, подтверждающие полномочия руководящих, исполнительных и контрольноревизионных органов, списочный состав высшего и постоянно действующего руководящих органов, приказы, распоряжения руководителя, и т. п.

Документы, касающиеся оформления трудовых отношений штатное расписание, личные карточки, приказы о приеме, передвижении и увольнении кадров, книги учет трудовых книжек, договоров, графики отпусков, положение о служебных командировках, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, и т. д.

Такие документы как штатное расписание, приказы, графики отпусков и т. п. (т. е. те, что касаются кадров) оформляются в соответствии с утвержденными унифицированными Постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 г. № 1 формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Вот так выглядит форма штатного расписания:

Документы по текущей финансовохозяйственной деятельности организации договоры гражданско-правового характера, договоры с обслуживающими организациями (договор аренды, договор об оказании услуг связи, договор на транспортное обслуживание, договор на банковское обслуживание…), и т. д.

Документирование деятельности общественной приемной Этапы: Организация регистрации посетителей (лист записи приема консультанта либо электронная база данных: ФИО, гражданина дата обращения, тема обращения, ФИО консультанта, к которому направлен гражданин). Ведение индивидуальных консультаций (журнал учета консультаций либо электронная база данных: ФИО посетителя; дата обращения; адрес, телефон (при получении от гражданина такой информации необходимо взять с него согласие на обработку персональных данных); тема обращения с указанием, какое право в отношении посетителя нарушено; принятые меры по результатам консультирования; отметка о повторном консультировании.

Ведение деловой переписки, работа с входящей-исходящей корреспонденцией Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант – 1 -1, 5 страницы); письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, излишняя эмоциональность); письмо не должно содержать ошибок; особое внимание – аккуратному оформлению текста, бланка письма, бумаге, конверту;

Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов (лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма). письма оформляются на бланке организации (полное наименование организации, справочные данные об организации); стандартные поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм верхнее; 20 мм – нижнее (ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»); - в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации. Номер письма говорит о том, что в организации есть хоть какое-то делопроизводство; определенный стиль письма (абзацное или блочное);

Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: рекомендуемый шрифт для оформления писем – Times New Roman Cyr, кегль № 12 -14, межстрочный интервал – 1 -2, шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой; правильное оформление адресата письма: м. б. организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо (правильно указывать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество); в письме не должно содержаться более четырех адресатов; в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об участии в заседании «круглого стола» по вопросам озеленения…»);

Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»); текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза, формулировка вежливости («С уважением» , «С благодарностью» . . .); при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;

Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи; внизу листа, как правило, указывается исполнитель (обычно – фамилия и телефон); письмо может содержать отметку об автоматическом поиске документа (название файла в компьютере); при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа; печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

Нормативно-методическая база: ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 7. 0. 8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15. 06. 2009 № 477) с учетом Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. N 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23. 12. 2009 № 76).