Подать документы на поступление по электронной почте. Правила подачи документов по почте и в электронной форме

Рассмотрим преимущества и особенности 2 указанных способов в отдельности.

Отправка документов по почте

Отправка документов по почте — это довольно удобный и приемлемый способ подачи заявлений для абитуриентов , проживающих во всех уголках России .

Отправляя документы в вуз по почте, важно учесть то, что почтовые отделения иногда не успевают справляться с большим объемом работ. Поэтому отправка писем может занять по времени от 5 до 7 дней. Документы лучше отправлять как можно раньше. Не стоит забывать, что прием заявлений в вузы заканчивается в конце июля. Заявки, присланные после установленной вузом даты, не рассматриваются.

Для тех, кто не знает, как отправить документы в вуз по почте, следует ознакомиться со следующими рекомендациями. Для того, чтобы отправить документацию, необходимо зайти на официальный сайт учебного заведения, скачать и распечатать образец заявления. Затем заполнить его, проставить подпись и дату заполнения.

Также необходимо будет приложить ксерокопию документа:

о гражданстве (паспорт),
об образовании (с указанием даты и года выдачи). Кстати в нынешнем году принимаются сертификаты с 2008-2011 гг..
свидетельства о результатах ЕГЭ,
другие документы, требуемые каждым вузом в отдельности .

Все присылаемые письма проверяются на достоверность посредством использования данных единой общеобразовательной базы РФ. Если данные подтверждаются, и будут соответствовать требованиям, необходимым для зачисления на соответствующую специальность, то студент осведомляется о решении приемной комиссии в течение 3-4 дней.

Отправка документов через Интернет

Подача документов в электронном виде носит весьма своеобразный характер. По сравнению с традиционным способом отправки заявлений, этот — является максимально удобным и оперативным.

В прошлом году была впервые внедрена компания по приему электронных заявлений в вузы России. В ходе нее из-за технических неполадок процесс приема документов затянулся на долгий период. В нынешнем году все сбои были устранены, в виду чего процесс приема документов прошел более оперативно.

Подача документов он-лайн осуществляется следующим образом. Заглянув на официальный сайт вуза, абитуриент скачивает электронную копию заявления о зачислении в вуз. Затем распечатывает ее и заполняет, проставляя собственную подпись. После этого сканирует ее, а также ряд другой необходимой документации и отправляет на рассмотрение аттестационной комиссии. Для этого он получает логин и пароль, с помощью которых может в любое время посещать свой личный кабинет и отсылать новую запрашиваемую информацию.

Отправляя электронное письмо, также указывается

В 2019 г. подать документы в ВУЗ можно в электронном виде через личный кабинет абитуриента. Как зарегистрироваться и сформировать заявление на поступление?

Подать документы в ВУЗ онлайн могут абитуриенты, у которых есть аттестат о полном среднем образовании, изготовленный с использованием фотополимерных технологий и сертификаты ЗНО 2017, 2018, 2019 годов. В отдельных случаях можно подать документы в бумажном виде .

1. Регистрация электронного кабинета абитуриента (с 01 июля 2019 г.)

Абитуриент должен создать личный кабинет на сайте https://ez.osvitavsim.org.ua . В специальной форме указываются такие данные:

действующий адрес электронной почты абитуриента;
номер, пин-код и год получения сертификата ВНО (ЗНО);
серия и номер аттестата о полном среднем образовании;
средний балл приложения к аттестату по 12-ти бальной шкале.

После регистрации на указанный почтовый ящик придет письмо со ссылкой для активации. Для входа в личный кабинет абитуриента используйте свои логин и пароль. В случае, если не получается войти в свой кабинет, а загружается главная страница, очистите историю и кэш браузера.

2. Внесение личных данных

После успешного входа в электронный кабинет поступающий сможет ознакомиться с конкурсными предложениями от ВУЗов, а также добавить свои личные данные:

номер телефона;
загрузить цветное фото 3х4
загрузить сканкопию приложения к аттестату
загрузить документы, предоставляющие льготы.

3. Подача электронного заявления в ВУЗы (с 10 по 22 июля 2019 г.)

Выберите раздел "Подача заяв" после этого появится форма выбора конкурсных предложений для поступления. В 2019 году можно подать до 7 заявлений (можно отправить все семь в один ВУЗ или в 7 разных учебных заведений), но не более, чем на 4 специальности. Эти ограничения не касаются контрактных мест.

Раньше, чтобы подать документы в ВУЗ в другом городе, требовалось личное присутствие абитуриента и его родителей, если он не достиг совершеннолетия. Но сегодня можно отправить заявление на зачисление в ВУЗ удаленно.

Для этого есть 2 способа:

отправить документов почтой,
подать электронных документов через интернет.

Доставка почтой

На сайте учебного заведения нужно узнать, какие документы требуется прислать, и там же скачать образец самого заявления. Полный комплект документов с заполненным и подписанным заявлением отправляется почтой или службами доставки. В доставке почтой есть определенные риски. Комплект до адресата дойдет примерно за 5-7 дней. Столько же (плюс время на рассмотрение вашего заявления) потребует обратный ответ.

Следовательно, документы нужно отправить как можно раньше, чтобы успеть вовремя.

Если письмо задерживается или потеряется по вине самой почты, вы можете не попасть в список абитуриентов. Существуют альтернативы почте — различные коммерческие службы доставки или курьеры. Выбирая этот вариант, можно не волноваться за своевременную доставку, но это гораздо дороже.

Доставка в электронном виде

Проще и удобнее подать электронные документы в учебное заведение через интернет. На сайте ВУЗа нужно скачать электронную версию заявления, заполнить и подписать. К заявлению необходимо прикрепить скан-копии остальных документов (как правило, требуют паспорт, документ об образовании и его приложение) и отправить все на электронный адрес приемной комиссии.

Подписать документы можно в интерфейсе Microsoft Office или специальных программах — например, Контур.Крипто .

В среднем, рассмотрение электронного письма комиссией занимает 2-3 рабочих дня. Затем абитуриенту тоже в электронном виде сообщают о результате. Максимальное число ВУЗов, в которые можно подать документы одновременно, не изменилось и составляет 5 учебных заведений.

Нюансы подачи документов через интернет

В приказе Минобрнауки есть требование организовать прием документов «в электронной форме, если такая возможность предусмотрена в ВУЗе». Единых требований нет, поэтому каждый ВУЗ реализует это на практике разными способами:

например, Московский гуманитарный университет принимает документы по электронной почте,
МГУ примет документы в формате ПДФ, подписанные КЭП любого аккредитованного УЦ.

Поэтому внимательно ознакомьтесь с правилами в интересующем учебном заведении. Есть ВУЗы, которые допускают возможность распечатать бланк заявления, подписать его рукописной подписью, а затем приложить в отсканированном виде к пакету документов без использования электронной подписи. Но в таком случае заявление не будет иметь юридической силы и вам придется поторопиться предоставить его оригинал.

Чтобы избежать рисков, мы предлагаем абитуриенту следующую схему действий:

Убедиться, что ВУЗ, в который вы хотите поступить, принимает документы в электронном виде.
Отправить документ через интернет, подписав их квалифицированной электронной подписью физического лица.
Получить ответ и удостовериться, что он значим: то есть подписан, или заявку внесли в список и его опубликовали или другим способом.
Если ответа нет, продублировать почтой с пояснительным письмом о том, что ранее подавали в электронном виде. Если есть возможность, прийти лично в приемную комиссию.

Сколько стоит электронная подпись?

В большинстве случаев стоимость проезда абитуриента с родителями и проживания в другом городе превышает затраты на электронную подпись. А время, сэкономленное на поездке, можно будет потратить на подготовку к вступительным экзаменам.

Інструкція по роботі з системою.

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

Робота системи «Подання та розгляду заяв в електронній формі на участь у конкурсному відборі до вищих навчальних закладів» (далі – «Подання заяв в електронній формі») регламентується Умовами прийому до ВНЗ України у 2016 році та Порядком подання та розгляду заяв в електронній формі на участь у конкурсному відборі до вищих навчальних закладів, затвердженими наказом Міністерства освіти і науки України № 1085 від 15.10.2015 року, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04.11.2015 року. Системою «Подання заяв в електронній формі» зможуть скористатися у повній мірі тільки вступники, які мають атестат про повну загальну середню освіту та сертифікат ЗНО 2016 року і бажають вступити на денну форму навчання за ступненями молодший бакалавр, бакалавр (магістр і спеціаліст медичного, фармацевтичного або ветеринарного спрямувань) Тільки введення правильних та достовірних даних надають Вам можливість прийняти участь у конкурсному відборі та при успішному його проходженні бути рекомендованими до зарахування в обраний вищий навчальний заклад.

1.1. Реєстрація в системі «Подання та розгляду заяв в електронній формі на участь у конкурсному відборі до вищих навчальних закладів ». Зайдіть на сторінку системи «Подання заяв в електронній формі» за адресою http://ez.osvitavsim.org.ua/ .

Для початку роботи необхідно зареєструватись у системі. Після ознайомлення з вищевказаними законодавчо-нормативними документами у вікні «Заповнити анкету вступника» натисніть «Реєстрація» для переходу до сторінки «Анкета вступника».

ІІ. РЕЄСТРАЦІЯ ВСТУПНИКА.

Для РЕЄСТРАЦІЇ уважно заповніть у новому вікні всі поля достовірними даними.

Зверніть увагу! Перед тим як встановити позначки ви повинні ознайомитись з Умовами прийому, вимогами до вступників для подачі електронних заяв та інформацією щодо надання згоди на обробку персональних даних.

2.1. Поля, які необхідно заповнити:

Логін – можете ввести бажаний для Вас логін. Він має включати латинські літери та/або цифри. Після введення логіну система автоматично перевірить його на співпадіння з уже існуючими. У випадку, якщо буде зафіксовано ідентичність логінів, Вам буде видано попередження. Для вирішення проблеми Вам треба створити унікальний логін.

Адреса електронної пошти – введіть адресу своєї діючої електронної пошти. На цю адресу Вам надійде логін та пароль доступу до системи. Номер сертифікату ЗНО – 7 цифр номера сертифікату. Пін-код – 4 цифри пін-коду сертифікату ЗНО.

Рік отримання – оберіть з випадаючого списку рік отримання сертифікату ЗНО.

Cерія атестата – серія атестата про повну загальну середню освіту – дві літери.

Номер атестата – номер атестата про повну загальну середню освіту – 8 цифр.

Середній бал атестата – середній бал атестата про повну загальну середню освіту.

ВАЖЛИВО! При введенні даних середнього балу атестата про повну загальну середню освіту будьте дуже уважні, оскільки ці дані Ви надалі змінити не зможете і всі електронні заяви будуть подані саме з цим балом. Якщо навчальний заклад при перевірці виявить помилкові дані про середній бал атестату, він має право відмовити Вам в участі у конкурсному відборі.

ВАЖЛИВО! В системі «Подання заяв в електронній формі» можуть брати участь тільки особи, які мають сертифікат ЗНО 2016 року та атестат про повну загальну середню освіту. Системою буде надіслано запит до ЄДЕБО для перевірки правильності внесених даних.

2.2. Завершення реєстрації.

В якості підтвердження вказаних даних в ЄДЕБО буде створено обліковий запис, логін та пароль якого надалі буде Вашим для доступу до особистого «Кабінету вступника» системи «Подання заяв в електронній формі». У разі успішної реєстрації Ви отримаєте на екрані повідомлення. У цьому повідомленні також буде відображений ЛОГІН та надано ПАРОЛЬ для входу в електронний «Кабінет вступника».

На вказаний e-mail Вам також надійде повідомлення з логіном та паролем (не знищуйте його!).

ІІІ. ЕЛЕКТРОННИЙ КАБІНЕТ ВСТУПНИКА.

3.1. Вхід в електронний кабінет.

Успішна реєстрація в системі «Подання заяв в електронній формі» надає можливість увійти до електронного «Кабінету вступника» на сайті http://ez.osvitavsim.org.ua/ . Кнопка «Вхід» знаходиться на головній сторінці у правому верхньому кутку вікна.

У вікні, що відкрилося введіть Ваші логін та пароль:

Після заповнення форми натисніть кнопку «Далі».

Якщо Ви забули пароль від особистого електронного кабінету натисніть кнопку «Забув пароль» у правому верхньому кутку вікна.

У вікні, що відкрилося введіть логін, дані сертифікату ЗНО та символи з малюнку нижче:

Після заповнення форми натисніть кнопку «Далі».

На екрані з’явиться повідомлення щодо зміни паролю від електронного кабінету.

Лист з новим паролем Ви знайдете на електронній пошті, яку було вказано при Реєстрації:

Зверніть увагу! У випадку, якщо після вводу логіну та паролю знову завантажується головна сторінка, необхідно «очистити» історію та кеш браузера за весь період або змінити браузер.

3.2. Внесення даних у "Кабінеті вступника".

У «Кабінеті вступника»:

заповніть обов’язкові особисті дані для подання електронних заяв (номер мобільного та домашнього (стаціонарного) телефону;
можливо переглянути бали предметів для вступу;
здійсніть подання заяв до ВНЗ України та переглядайте їх поточний стан.

Зверніть увагу! Після подання хоча б однієї заяви до навчального закладу редагування середнього балу буде недоступним. З питань корегування середнього балу, якщо є подані заяви необхідно звернутися безпосередньо до навчального закладу, в який подано заяву.

3.3. Процедура заповнення обов"язкових даних До уваги! Ви не зможете розпочати подання заяв без внесення обов"язкових даних. Для їх заповнення натисніть кнопку «Змінити» або «Перейти до заповнення даних» в нижній частині вікна.

Важливо! При заповненні обов’язкових даних поля: стать, громадянство та дата народження заповнюються автоматично на підставі даних атестату та сертифікату ЗНО 2016 року та не змінюються.

Контактні телефони потрібні для оперативного зв"язку ВНЗ з вступником. Співробітники приймальних комісій потребують оперативного зв"язку зі вступниками чи їх батьками, тому вкажіть декілька телефонних номерів для зв"язку.

Номер Вашого мобільного телефону є обов"язковим полем, без заповнення яких у Вас не буде змоги подавати заяви в системі «Подання заяв в електронній формі».

Після заповнення обов"язкових особистих даних вступника натисніть кнопку «Зберегти» .

ІV. ПРОЦЕДУРА ПОДАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ЗАЯВ.

4.1. Порядок подання електронних заяв.

Для подання заяви на вступ до вищого навчального закладу натисніть на посилання «Подати заяву», після чого з"явиться форма подання заяви до ВНЗ.

Обрати вищий навчальний заклад можна у два способи, поставивши відповідну відмітку у формі пошуку:

за розташуванням вищого навчального закладу;
за бажаною спеціальністю навчання.

4.2. Пошук вищого навчального закладу за місцем його розташування.

Якщо Ви знаєте, до якого вищого навчального закладу бажаєте подати заяву, оберіть пошук за розташуванням. Для цього поставте відмітку «За розташуванням».

У формі пошуку вищого навчального закладу за розташуванням необхідно обрати (у визначеному порядку):

Область;
Населений пункт;
Вищий навчальний заклад;
Спеціальність;
Факультет;
Спеціалізацію (освітню програму) - (якщо вона існує);

4.3. Пошук вищого навчального закладу за спеціальністю.

Якщо Ви ще не визначились, до якого вищого навчального закладу бажаєте подати заяву, оберіть пошук за спеціальністю.

У формі пошуку вищого навчального закладу за напрямом необхідно обрати:

Спеціальність;
Населений пункт;
Вищий навчальний заклад;
Факультет;
Спеціалізація (освітню програму) - (якщо вона існує);
Пріоритет заяви (при поданні заяви на спеціальність (спеціалізацію), на якій передбачено прийом за кошти держаного бюджету);
Встановіть позначку «За кошти фізичних або юридичних осіб (контракт)» (для подання заяви на спеціальність (спеціалізацію) на якій не передбачається прийом за кошти державного бюджету, кількість подання таких заяв не обмежується).

УВАГА! Якщо перелік «активний» (дозволяє робити вибір) це означає, що Ви повинні обов"язково обрати якийсь із запропонованих варіантів. Доки всі поля доступні для вибору не будуть заповнені, Ви не зможете надіслати заяву до вищого навчального закладу. Якщо в переліку є поля, дані в яких відсутні (не дозволяє робити вибір), це означає, що при обраних вище варіантах це поле не актуальне і його заповнювати не потрібно.

4.4. Додаткові дані заяви.

При поданні електронної заяви зазначте, чи маєте потребу у гуртожитку та поставте позначку про ознайомлення з правилами прийому дo обраного вищого навчального закладу:

Перевірте свій вибір та натисніть «Подати заяву».

Після цього подану заяву буде додано до переліку Ваших заяв.

4.5. Скасування заяви вступником.

У разі помилкового подання заяви Ви маєте можливість СКАСУВАТИ спробу подання заяви, якщо її ще не оброблено навчальним закладом. Для цього натисніть «Скасувати» у відповідній заяві.

4.6. Стан розгляду заяв.

Після подання заяви на вступ Вам необхідно чекати повідомлення щодо результатів розгляду Вашої заяви у ВНЗ.

В залежності від стану розгляду Вашої заяви її статуси змінюються. Нижче зазначено можливі статуси електронної заяви:

Зареєстровано в ЄДЕБО – підтвердження факту подання електронної заяви до обраного вступником вищого навчального закладу.

Потребує уточнення вступником - електронну заяву прийнято ВНЗ до розгляду, але дані стосовно вступника потребують уточнення. Після присвоєння електронній заяві цього статусу ВНЗ зобов"язаний невідкладно надіслати вступнику повідомлення з переліком даних, які потребують уточнення, та в який спосіб їх необхідно подати.

Зареєстровано у ВНЗ - електронну заяву прийнято у ВНЗ до розгляду, заведено особову справу вступника з персональним номером та розпочато процес щодо прийняття рішення про допуск вступника до участі у конкурсному відборі.

Допущено до конкурсу - власника зареєстрованої електронної заяви допущено до участі у конкурсному відборі.

Відмовлено ВНЗ - власника зареєстрованої електронної заяви не допущено до участі у конкурсному відборі на підставі рішення приймальної комісії. У разі присвоєння електронній заяві цього статусу ВНЗ зазначає причину відмови.

Скасовано вступником (або ВНЗ) - спроба подання заяви вважається невикористаною у наступних випадках:

Подану електронну заяву скасовано вступником в особистому електронному кабінеті до моменту встановлення заяві статусу «Зареєстровано у ВНЗ» або «Потребує уточнення абітурієнтом».

Подану заяву анульовано навчальним закладом за рішенням приймальної комісії до моменту встановлення статусу «Рекомендовано до зарахування» за умови, що НЗ виявлено технічну помилку, зроблену під час внесення даних до ЄДЕБО, з обов’язковим зазначенням причини скасування.

У разі присвоєння цього статусу заява вважається неподаною, а факт такого подання анулюється в ЄДЕБО.

Рекомендовано до зарахування - інформація про проходження вступником конкурсного відбору на навчання за кошти державного бюджету у термін до 5 серпня 2016 р. або за кошти фізичних та юридичних осіб. У разі присвоєння електронній заяві такого статусу для зарахування на навчання за кошти державного бюджету вступник зобов"язаний виконати вимоги Умов Прийому на 2016 р., затверджених наказом Міністерства освіти і науки України від 15 жовтня 2015 року № 1085 (далі – Умови прийому).

Виключено із списку рекомендованих - вступник втратив право бути зарахованим на навчання до обраного ВНЗ у зв’язку з невиконанням вимог Умов прийому або їх порушенням, зарахуванням на навчання до іншого НЗ тощо. При встановленні заяві такого статусу ВНЗ обов’язково зазначає причину виключення.

Включено до наказу - наказом про зарахування на навчання вступника зараховано до ВНЗ.

Зверніть увагу! Заява подана до обраного ВНЗ особисто (в паперовому вигляді) відображається в електронному кабінеті на початковому етапі зі статусом «Зареєстровано у ВНЗ». Подальша історія зміни статусів аналогічна вищезгаданим.

Бажаємо успіхів!