Что такое расходная накладная и как она составляется. Как заполнить накладную? Общие правила, важные детали и частые ошибки, бланк и образец для скачивания Расходная накладная для чего нужна

Расходная накладная - бухгалтерский документ, предназначенный для перемещения материальных ценностей как внутри компании, так и за ее пределы. Документ является первичным, поскольку с его помощью фиксируется факт совершения определенной хозяйственной операции и на его основе составляется соответствующая корреспонденция.
Бланк расходной накладной оформляется для разнесения операции по счетам бухгалтерии, а потому является аналитическим регистром учета. На его основании сведения поступают в синтетические регистры учета, где собирается информация по одинаковым документам.

Расходная накладная имеет четыре унифицированных формы, и применяется в зависимости от направления использования:

товарная накладная для передачи ТМЦ другой организации (форма ТОРГ-12 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-12 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-12
накладная на внутреннее перемещение для отпуска ТМЦ в собственное пользование в организации (форма ТОРГ-13 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-13 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-13
расходно-приходная накладная для передачи товаров под последующую реализацию (форма ТОРГ-14 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-14 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-14
накладная (форма М-15 ) предназначена изначально для перемещения ТМЦ внутри организации (при передаче ТМЦ своему подразделению, находящемуся на удалённой территории), или сторонней организации при не торговых операциях (возврат брака, передача сырья и т.п.). Но в соответствии с налоговым кодексом, где не определена форма накладной, которую следует применять при торговых операциях, форму М-15 можно применять при перемещении ТМЦ с целью продажи. При этом передача может быть простым перемещением по какому-либо основанию (договору, соглашению) или же в целях продажи ценностей.
⇒ Скачать форму М-15 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы М-15

Унифицированные формы бланков расходных накладных носят рекомендуемый характер - организация может на основании унифицированной формы разработать свой собственный документ. Он обязательно должен утверждаться локальной документацией предприятия и содержать все необходимые реквизиты.

Поэтому популярна не унифицированная форма накладной, в которой отражаются грузоотправитель и грузополучатель, перечень передаваемых ценностей, основание для их передачи, а также доверенность, предъявленная при получении. В накладной обязательно указывается, кто разрешил отпуск и на какую сумму передано ТМЦ.

Унифицированные стандартные образцы бланков расходных накладных приняты Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132. Кроме этого, специальное Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20 свидетельствует о том, что организация имеет право вносить в бланкинеобходимые дополнения или реквизиты. При этом в унифицированных формах нельзя изменять или убирать реквизиты, установленные законодательством. Если вносятся изменения в бланк расходной накладной , они должны быть отражены в организационно-распорядительной документации компании.
⇒ Скачать бланк расходной накладной (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения расходной накладной

Заполнять расходную накладную необходимо в двух экземплярах: первый из них остается у оформителя, второй передается тому, кто забирает товарно-материальные ценности. При этом отпускать ТМЦ имеет право только материально-ответственное лицо, установленное приказом руководителя. Подписывать и проставлять печати организации необходимо с обеих сторон операции - и кто передает ТМЦ, и кто их получает.

Согласно ст.120 НК РФ при отсутствии в организации первичных документов в одном налоговом периоде налоговики имеют право оштрафовать компанию на сумму 10 тыс. руб.; при повторном нарушении - 30 тыс. руб. Если нарушение повлекло за собой уменьшение суммы налога к уплате, штраф составит 20% от неуплаченного налога (не меньше 40 тыс. руб.).

Накладная может быть разработана самостоятельно, но в ней должны быть обязательные основные реквизиты, указанные в ч.2 ст.9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Их пропуск налоговики могут также расценивать как грубейшее нарушение норм и правил осуществления бухгалтерского учета, а потому имеют право взыскивать штраф и пени.

Расходную накладную скачать можно в любом из представленных вариантов, в зависимости от ваших целей.

Формирование расходной накладной происходит тогда, когда идет движение товарно-материальных средств. Наиболее широкое распространение она имеет на заводах, фабриках и производствах с собственными отгрузочными складами, а также на предприятиях, работающих в сфере торговли, причем их область деятельности роли не играет: это может быть продажа инструментов и оборудования, бытовых товаров, продуктов питания и т.д.

ФАЙЛЫ

Для чего используют бланк расходной накладной

Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).

Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.

Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.

Кто составляет документ

Обычно обязанность по формированию расходной накладной лежит на материально–ответственном лице: это может быть продавец, менеджер, кладовщик и т.д. В дальнейшем документ передается в бухгалтерию, где специалист отдела проводит все дальнейшие необходимые действия.

На каком этапе отгрузки товара формируется накладная

Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.

Поскольку на ее основе проходят , к ее заполнению следует относиться очень внимательно. В частности нежелательно допускать в накладной какие-то ошибки и неточности, делать исправления.

И уж совсем нельзя вносить в бланк недостоверные или заведомо ложные сведения – при вскрытии таких фактов контролирующими органами, ответственные лица или даже организация могут понести серьезное административное наказание, в виде крупных штрафов.

Также следует иметь ввиду, что в некоторых случаях накладная может обрести статус юридически значимого документа – когда какая-либо из сторон в силу каких-то неблагоприятных обстоятельств надумает обратиться в суд.

Образец составления расходной накладной

С 2013 года единые, стандартные унифицированные формы первичных бухгалтерских документов отменены, поэтому и типовой формы расходной накладной нет. Сотрудники компаний могут составлять ее в произвольном виде, по ранее действующим, обязательным к применению образцам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 и т.п.), или же, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный шаблон накладной – на его основе. Главное, чтобы по своей структуре она соответствовала некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включала в себя ряд определенных сведений.

Условно накладную можно поделить на три части: «шапку», основную часть и заключение.
В первую вносится по порядку:

номер и дата составления документа;
наименование организации, которая производит отпуск товара и наименование организации, которая его получает (если это физическое лицо или ИП, соответственно, сюда вписывается его фамилия-имя-отчество);
также здесь делается ссылка на договор, в целях реализации которого происходит данная операция (указывается его номер и дата заключения);
если одно из лиц, задействованных в передаче товарно-материальных ценностей действует на основании доверенности, информацию об этом также надо внести в расходную накладную, указав ее номер и дату выдачи.

Во второй , основной части документа, которая формируется, как правило, в виде таблицы, содержится подробная информация об отпускаемых товарно-материальных ценностях:

их название;
количество (в соответствующих единицах измерения – штуках, литрах, килограммах, метрах и т.п.);
цена за штуку;
общая стоимость.

Если есть необходимость, этот раздел документа можно дополнить и другими сведениями, в том числе сюда можно вписать сорт, категорию, вид, назначение, особенности, упаковку, условия хранения изделий и т.п. Длина таблицы зависит то того, сколько товаров в нее вносится.

В заключительную часть бланка включается следующая информация: количество наименований товара и итоговая сумма (оба эти значения берутся из таблицы).

Оформление документа

Также как и содержание, оформление бланка полностью зависит от видения документа представителями организаций и их потребностями. Бланк можно составлять на простом чистом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия, причем заполнять его можно как от руки, так и на компьютере.

Важное условие! Накладная должна содержать в себе «живые» подписи материально-ответственных сотрудников: того, кто разрешил отпуск продукции, того, кто его непосредственно осуществил и покупателя.

При этом удостоверять расходную накладную при помощи штемпельных изделий нужно только в том случае, если норма по их использованию закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Документ делается всегда как минимум в двух идентичных экземплярах , один из которых передается на руки представителю принимающей стороны, второй – остается у работника отпускающего продукцию предприятия.

Чтобы зарегистрировать продажу продукции или ее передачу в другое подразделение с одного из складов, создайте расходную накладную. Для этого:

Выберите в меню пункт Товары и склады → Накладные.
Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Расходная накладная. Новую накладную можно создать на основе уже существующей. Для этого выберите пункт контекстного меню Скопировать.
При необходимости отредактируйте автоматически сгенерированный номер накладной. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен так, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае система предложит сгенерировать его при сохранении документа.
В поле Дата и время выдачи товара укажите дату и время, когда накладная должна быть проведена. По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия, см. Настройки учета . Если там же установлена галочка Подставлять дату по последней накладной,
Чтобы при создании отчетов данные этого документа были отнесены к той или иной концепции, выберите ее название в поле Концепция.
Из списка Тип покупателя выберите поставщика, сотрудника или гостя. В зависимости от этого дебетуется соответствующий счет:

Для поставщиков (покупателей) – «Задолженность перед поставщиками».
Для сотрудников – «Текущие расчеты с сотрудниками».
Для гостей – счет «Депозиты гостей».

Из списка Покупатель выберите покупателя (или получателя) из справочника. В качестве покупателя можете выбрать одно из подразделений, если предприятие входит в сеть под управлением iikoChain и там настроена такая возможность. В этом случае создаваемым документом будет зарегистрировано внутреннее перемещение: на складе-покупателе сформируется приходная накладная.

Если все товары отгружаются с одного склада, то чтобы не задавать его для каждого товара вручную, поставьте галочку слева от поля Отгрузить со склада и выберите его из списка. Если в настройках предприятия установлена галочка Подставлять склад по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.

В полях Счет выручки и Расходный счет задайте счета из плана счетов, на которых должны быть соответственно учтены деньги от продажи товара и списана его стоимость.

Для каждой отгружаемой позиции:

Выберите название позиции из списка в поле Наименование товара у нас (или добавьте позицию по штрихкоду, если подключен сканер штрихкодов).
Тип элементов, доступных для выбора, определяется тем, какая закладка выбрана над заполняемым списком: «Все», «Товары», «Блюда», «Заготовки», «Услуги» или «Модификаторы».
Если элемент номенклатуры имеет несколько размеров, и они настроены в его карточке, то заполните поле Размер. При выборе товара автоматически подставляется размер по умолчанию. Если такой не настроен, то выбирается первый по порядку в шкале.
Введите количество товара в поле В таре .
Укажите отпускную цену товара. Цена указывается за единицу фасовки (тары), включая НДС, ее можно задать вручную или автоматически.

Есть несколько способов автоматического заполнения цен на позиции расходной накладной:

Способ расчета цены	Как рассчитать	Пример использования
По наценке	Действия → Рассчитать цену по наценке	Для расчета по себестоимости и заданной наценке
По действующему прейскуранту	Действия → Рассчитать цену из прейскуранта	Если для контрагента был создан специальный приказ
По себестоимости	Действия → Отгрузить по себестоимости	Для расчетов с сотрудниками или внутренних перемещений
По последней приходной накладной	Действия → Отгрузить по ценам из последнего прихода	Для внутренних перемещений

Заполните поля на закладке Доставка и оплата:
- В поле Срок оплаты подставляется расчетная дата оплаты документа: к дате проведения накладной прибавляется количество дней отсрочки платежа, а также учитывается день платежа. Эти параметры заданы в карточке поставщика . на закладке Контроль цен. Если отсрочка платежа не указана, то срок оплаты введите вручную. По сроку оплаты можно проконтролировать своевременность оплаты документа в окне приема платежей.
- Поле Дата оплаты заполните вручную после приема платежа от контрагента.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть. По умолчанию все накладные сохраняются с проведением. Если вам нужно сохранить накладную без проведения, снимите галочку С проведением.

Чтобы зарегистрировать оплату по проведенной расходной накладной, в меню Действия выберите пункт Принять оплату. Далее следуйте инструкции, описанной в статье Прием платежей .

Из расходной накладной можете распечатать:

Товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Упрощенную форму товарной накладной.
Счет-фактуру.
Требование-накладную по форме М-11.
Товарно-транспортную накладную по форме 1-Т.
Накладную на отпуск материалов на сторону по форме М-15.

Для этого нажмите кнопку Действия и выберите нужную форму.

Чтобы распечатать Товарную накладную с названиями товаров поставщика, нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать (по товарам поставщика). Документ напечатается правильно, если при его формировании позиции были найдены по коду или наименованию товара у поставщика.

Если в настройках торгового предприятия не установлена галочка Использовать товары у поставщика , печать накладной с названиями товаров у поставщика будет недоступна.

Покупатель может запросить сертификаты качества и безопасности на продукцию. Чтобы их распечатать из расходной накладной:

Расчет отпускной цены по наценке

Отпускные цены на продукцию торгового предприятия могут формироваться системой автоматически на основании ее себестоимости и заданного значения наценки.

Для применения данного механизма величина наценки должна быть задана в номенклатурной карточке элемента номенклатуры на закладке Дополнительная информация.

Для определения себестоимости в накладной также должен быть выбран склад расхода. Если после расчета отпускной цены вы укажете другой склад, то данную процедуру необходимо будет выполнить заново.

Чтобы произвести автоматический расчет цен для всех или выбранных в накладной позиций, выполните следующие действия:

Нажмите кнопку Действия и выберите Рассчитать цену по наценке. Откроется форма параметров пересчета.
Если на продукт должна быть начислена наценка, в которую уже заложен НДС, то установите галочку Включить НДС в наценку.
По умолчанию для расчета цены продукта используется наценка, заданная в его номенклатурной карточке, а также ставка НДС, заданная в данной накладной. Эти значения вы можете изменить. В поля Наценка и НДС введите значения, которые должны использоваться при расчете цены выбранных продуктов.

При расчете используется себестоимость продукта на складе, с которого он будет списываться по расходной накладной.

Укажите количество рублей, до которого необходимо округлить расчетное значение цены (по умолчанию цена будет округлена до 10 копеек).
Нажмите кнопку Рассчитать.

Новая цена рассчитывается по формуле:

Цена = Цена без НДС + НДС, где:

Цена без НДС = Себестоимость + (Себестоимость × %Наценки)/100%
НДС = Цена без НДС × (%Ставка НДС/100%)
При установленной галочке Включить НДС в наценку будет установлена Цена = Цена без НДС.

Например, в карточке продукта установлено новое значение наценки – 200%, себестоимость по складу расхода равна 25,43 р., в накладной указана ставка НДС 18%, в параметрах расчета указано округление до 0,01 р. Цена без НДС = 25,43 + (25,43 × 200)/100 = 76,29. НДС = 76,29 × (18/100) = 13,73. В результате расчета цены по наценке будет установлена: Новая цена = 76,29 + 13,73 = 90,02 р. При установленной галочке Включить НДС в наценку будет установлена Новая цена = 76,29 р.

Расчет отпускной цены по прейскуранту

Отпускные цены на продукцию торгового предприятия могут быть также автоматически подставлены из прейскуранта, сформированного специально для данного контрагента. Для этого нажмите кнопку Действия и выберите Рассчитать цену из прейскуранта.

Отгрузка товара по себестоимости

Внутренние перемещения товаров (например, отпуск товаров с центрального склада на склады подразделений) осуществляется по цене продажи, равной себестоимости за единицу.

В открытом периоде первичные документы могут корректироваться задним числом, при этом выполняется пересчет себестоимостей по всем ранее проведенным расходным операциям этого периода. Если отгрузка оформляется как внутреннее перемещение, то пересчет задним числом может привести к тому, что цена отгрузки не будет равна списываемой себестоимости. В этом случае необходимо в каждой расходной накладной пересчитать цену отгрузки, установив ее равной вновь обновленной себестоимости.

Для этого:

Создайте и заполните или откройте расходную накладную.
Выполните расчет суммы отгрузки по себестоимости, выбрав Действия → Отгрузить по себестоимости. Будут автоматически установлены параметры пересчета по наценке (наценка=0, НДС=0), а также галочка Перепроводить с пересчетом цены отгрузки.
Сохраните документ, будет пересчитана цена отгрузки.

Можно пересчитать цены отгрузки сразу в нескольких расходных накладных, отгруженных по себестоимости. Для этого выберите их из списка при нажатой клавише Shift или Ct rl и пункт контекстного меню Провести.

Групповая отгрузка

Чтобы не открывать каждую накладную при изменении отгрузочных цен в нескольких документах, вы можете сделать это прямо из списка.

Для этого:

Перейдите в раздел меню Товары и склады → Документы → Накладные.
Выделите в списке нужные расходные накладные.
В контекстном меню в пункте Действия выберите один из пунктов:

Отгрузить по себестоимости.
Отгрузить по наценке.
Отгрузить по последнему приходу.
Отгрузить по прейскуранту.

Если вы выбрали пункт Отгрузить по наценке, то откроется стандартное окно параметров расчета. Заполните поля и нажмите кнопку Отгрузить и переходите к п. 6.

Если вы выбрали любой другой пункт, то подтвердите действие и переходите к п. 6.

В открывшемся окне отметьте галочками документы, для которых будет выполнен пересчет цен и нажмите кнопку Отгрузить.

Программа пересчитает цену отгрузки и выдаст сообщение об успешном завершении операции.

Чтобы оформить отпуск товаров от поставщиков, составляется расходная накладная . Оформляет документ материально ответственное лицо: продавец, менеджер, кладовщик и т.д. Бесплатно скачать бланк расходной накладной в word или excel можно ниже.

Для внутреннего учета движения товаров и материалов можно использовать простой шаблон расходной накладной. Формат документа можете выбирать удобный для вас, например, excel.

Расходная накладная: образец

Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.

Унифицированной формы расходной накладной нет. Можете разработать свой собственный шаблон. Но лучше скачайте уже готовый образец расходной накладной - в нем есть все обязательные реквизиты.

Обязательно укажите:

номер и дату составления расходной накладной,
название компаний-участников сделки,
информацию о договоре, на основании которого передается товар,
название, количество, цену и общую стоимость товара,
реквизиты доверенности, если она используется.

Накладную обязательно должны подписать: сотрудник, который разрешил отпуск товара; сотрудник, который отпустил товар; покупатель.

Форма расходной накладной может быть любой, но с содержанием надо быть внимательным. Ведь на основании этого документа составляют бухгалтерские проводки. Если допустили ошибку - не допускайте исправлений, лучше возьмите новую расходную накладную. Бесплатно скачать бланк-2020 можно .

Но проще всего оформить документ через интернет. Бесплатно заполнить онлайн расходную накладную можно в МоемСкладе. Номер, дата и сведения о вашей компании и контрагентах при этом проставятся автоматически.

Расходная накладная: онлайн-заполнение

Заполнить расходную накладную онлайн в МоемСкладе гораздо надежнее, чем от руки - риск ошибки минимален. Документ можно сразу отправить контрагенту в удобном формате - Excel или PDF.

На практике за образец расходной накладной иногда берут один из бланков серии ТОРГ: 12, 13 или 14. Их тоже можно оформить в МоемСкладе, при этом в каждый документ можно при необходимости добавлять нужные графы.

Рассмотрим, когда надо применять каждую из этих накладных.

ТОРГ-12 - это товарная накладная, которую используют при продаже товаров другой организации.
ТОРГ-13 - применяется для учета движения товаров или материалов внутри компании или между материально ответственными лицами.
ТОРГ-14 - используют в мелкорозничной торговле, на ее основании передают товары на лотки, тележки или в разносную торговлю.

Можно ли в МоемСкладе бесплатно скачать бланк расходной накладной в excel?

Да. Скачивание всех документов в МоемСкладе бесплатное. У нас документы в разных форматах - вы также можете скачать бланк расходной накладной в word. А если